O LMS (Learning Management System) ou simplesmente AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) é um sistema que permite promover e gerenciar as atividades de aprendizado e desenvolvimento dentro de uma organização. No artigo de hoje vamos apresentar de forma bem objetiva uma estratégia simples sobre como selecionar e escolher um LMS para a sua organização.
Escolher um LMS não é uma tarefa fácil sobretudo pela elevada quantidade de fornecedores, distintas opções e características de oferta, variedade de funcionalidades, pelo ritmo de inovação e pela diversidade de preços.
A estratégia que apresentaremos aqui se baseia em 5 dimensões ou etapas que podem otimizar bastante o seu investimento de tempo e aumentar as chances de acertar na escolha. Isso é fundamental pois a implementação de um LMS é como um casamento: se não der certo vai gerar muita dor de cabeça e custar dinheiro também.
Vamos então às 5 dimensões ou etapas de análise:
Você sabe o que é importante para a sua organização? Se não souber provavelmente concluirá de início que qualquer LMS poderá funcionar, mas na prática as coisas não funcionam bem assim.
A melhor maneira de começar é fazer uma boa lição de casa nesta etapa. Converse com a sua liderança e demais áreas envolvidas no projeto para identificar o que eles esperam do LMS e as suas necessidades de treinamento e gestão. O que se espera de benefícios com o LMS? Se o projeto em questão for para a substituição de um LMS que já existe na organização procure mapear o que eles pensam que deveria melhorar ou funcionar de forma diferente em uma nova solução.
Vejamos abaixo 3 exemplos de tópicos que podem ser mapeados nesta dimensão de análise:
A qualidade das informações mapeadas nesta fase permitirá estabelecer os requerimentos que efetivamente vão direcionar o processo de seleção tornando-o aderente aos objetivos da organização quanto à adoção do LMS.
Nessa fase a lição de casa é estabelecer uma lista de requerimentos que serão a base para o critério de avaliação dos possíveis fornecedores. Quanto mais completa e clara for a sua lista de requerimentos mais fácil serão as etapas seguintes desse processo. O foco desse trabalho deve estar no que os alunos e os usuários com papel administrativo devem conseguir fazer no LMS. Lembre-se de que cada requerimento deve expressar uma necessidade e não uma solução.
Para que você tenha uma ideia da quantidade ideal de requerimentos, se você estabelecer uma lista com um volume entre 30 e 50 itens requeridos você provavelmente estará no caminho certo. Pode ser interessante tentar classificar os requerimentos em 3 categorias básicas: funcional, técnica e financeira.
Os requerimentos funcionais apontam como um sistema funciona ou se comporta sob a ótica da gestão do aprendizado. Os técnicos descrevem como o LMS pode se enquadrar nas regras de TI da sua organização. Os itens financeiros ajudarão a avaliar o quanto uma solução LMS está dentro ou fora dos seus limites de orçamento.
Vejamos abaixo 3 exemplos de tópicos que podem ser definidos nesta fase:
Como existem centenas de plataformas LMS no mercado é fundamental estreitar o seu leque de opções. A melhor maneira é avaliar a sua lista de requerimentos e selecionar de 10 a 12 itens que são fundamentais e tem um peso maior para o seu projeto.
A missão passa a ser uma consulta aos sites dos fornecedores que você conhece para uma primeira análise de funcionalidades e características. Esse primeiro “filtro” lhe permitirá identificar, por conta própria, quais fornecedores demonstram, mesmo que sem um contato direto, atender os requerimentos fundamentais.
Isso lhe dará a sua lista de produtos habilitados. Tente trabalhar (se possível) com uma lista de 5 a 10 fornecedores habilitados ao final desta etapa, e que portanto serão convocados para a próxima fase. Lembre-se que quanto mais fornecedores você habilitar nesta etapa mais tempo terá que investir para conversar, receber e interagir com cada um deles.
Tudo indo bem até aqui, certo? Você já conseguiu encontrar uma lista de potenciais fornecedores que aparentemente se enquadram nos principais requerimentos que você mapeou para o projeto. Chegou o momento de avaliar os produtos.
Essa etapa de avaliação pode ser menos ou mais minuciosa. Existem empresas que optam por um processo de avaliação mais objetivo e rápido. Outras se dispõem a seguir um processo mais detalhado, rigoroso e longo. Vejamos algumas ações que normalmente fazem parte de um processo de avaliação:
Depois de uma longa jornada chegou a hora de decidir! Se você cumpriu bem as etapas anteriores é provável que tenha boas opções nas mãos. Quem permaneceu na sua lista final até este ponto pode atender bem o seu projeto em termos técnicos. É hora de tratar mais detalhadamente de preços.
Peça uma proposta comercial para cada um dos finalistas considerando o atendimento do projeto com as características que você já apresentou para eles. O ideal é ter 2 ou 3 empresas finalistas. Chegou a hora de negociar com cada uma delas.
Sua organização não precisa optar pela empresa que tiver o menor preço desde que haja uma justificativa técnica. Lembre-se que se você realizou corretamente todas as etapas anteriores, certamente já foi investido um razoável tempo seu e de outras pessoas que em algum momento participaram desse processo. Será que vale a pena optar pelo solução mais econômica nesse último momento mesmo que a diferença de valores seja pequena?
Como um antigo apresentador dizia em um antigo programa de televisão: “o final, você decide!”
Referências:
“Five Steps to Evaluate and Select an LMS: Proven Practices” – Learning Solutions Magazine – by Steve Foreman
“Choosing a Learning Management System” – White Paper – ADL
[Crédito da Imagem: LMS – ShutterStock]
Especialista em educação corporativa com mais de 14 anos de experiência na implementação de projetos baseados em tecnologia.
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