Quando falamos de Firmas & Poderes, estamos naturalmente nos referindo a documentos físicos, em papel, com firmas produzidas de próprio punho e apostas sobre estes documentos, por pessoas com poderes suficientes para praticar os atos nestes descritos. Dependendo da natureza e objetivo, estes documentos podem outorgar poderes a outras pessoas (físicas ou jurídicas).
As principais soluções de firmas e poderes disponíveis no mercado possuem funcionalidades que nos permitem administrar o ciclo de vida de documentos que outorgam ou não poderes (pasta do cliente), assim como as imagens das assinaturas (firmas) e documentos, além de informações cadastrais estruturadas dos representantes e das pessoas, físicas ou jurídicas, que estes representam. Afora o aspecto de controle de poderes, que é a parte mais complexa, as soluções de firmas e poderes muito se assemelham aos tradicionais sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), seja pelo aspecto de manipulação de imagens, seja pelos mecanismos de indexação destas informações.
Podemos dizer com tranqüilidade que as transformações esperadas nas soluções de Firmas & Poderes estão diretamente relacionadas às tendências irreversíveis de desmaterialização dos documentos físicos.
Nos dias de hoje, embora a quase totalidade dos documentos seja criado eletronicamente, estes ainda são impressos (transformados em documentos físicos) para que possam ser assinados e posteriormente retransformados (digitalizados) em documentos eletrônicos para que possam então ser mais facilmente controlados e compartilhados.
Através das tecnologias de certificação e assinatura digital as assinaturas físicas (de próprio punho) tendem a ser substituídas por assinaturas digitais que, assim como as físicas, estarão vinculadas ao documento, agora eletrônico.
Com os processos de geração, assinatura e administração realizados de forma totalmente eletrônica, isto abre uma série de outras oportunidades de otimização de processos e redução de custos através de novos aplicativos 100% web, tais como a descentralização de processos de captura e análise de documentos. Observe que primeira mudança diz respeito ao tipo de documento que será administrado pelos sistemas. As soluções de Firmas e Poderes passarão a administrar documentos eletrônicos originais, gerados a partir de qualquer software e em qualquer formato, devendo ainda ter a capacidade de verificar a autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos assinados digitalmente, identificando e controlando de forma objetiva a validade, seus representantes e poderes.
Um exemplo desta tendência é a Procuração Eletrônica, solução inovadora que foi formalmente apresentada pela QualiSoft ao mercado financeiro mundial no CIAB FEBRABAN (Congresso Internacional de Automação Bancária – São Paulo – Brasil) em Junho de 2005.
De uma maneira simplista, podemos dizer que uma Procuração Eletrônica nada mais é que um documento eletrônico assinado digitalmente por um Certificado Digital válido. Porém, dentro da concepção e modelo introduzidos pela QualiSoft, a Procuração Eletrônica é uma solução de software que foi concebida para possibilitar a criação, assinatura, armazenamento, administração e consultas de Procurações Eletrônicas confiáveis, de maneira eficiente, rápida e segura, através da utilização de tecnologias de assinatura digital. Como elemento absolutamente inovador, a Procuração Eletrônica permite a criação e consulta de procurações de forma totalmente orientada e eletrônica, aproveitando-se das vantagens da certificação digital e das garantias legais existentes, agilizando o processo de formalização das transações eletrônicas e minimizando a necessidade de intervenção humana.
Observe que a Procuração Eletrônica é apenas um exemplo da evolução e tendência esperada para sistemas de Firmas & Poderes. O que se espera na realidade é que estas soluções, atuais e futuras, permitam otimizar processos e reduzir custos através da integração e compartilhamento de informações com canais eletrônicos, sistemas legados, contratos eletrônicos, repositórios seguros de documentos eletrônicos. A evolução será gradativa e os sistemas deverão ser capazes de conviver com modelo atual, representado pelos documentos físicos e assinaturas de próprio punho, suportando também o modelo futuro, representados pelos documentos eletrônicos e assinatura digital. Isto já é uma realidade. O Portal Nacional do Documento Eletrônico (www.documentoeletronico.com.br) provê, dentro de um mesmo ambiente integrado, as soluções de Firmas & Poderes, Procuração Eletrônica, Contratos Eletrônicos, além do Repositório Seguro de Documentos Eletrônicos (Arquivo Digital).