Gerência de Projetos

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PMO, o escritório de projeto, como fazer a diferença?

publicado por Fabio Bahia

Figura - PMO, o escritório de projeto, como fazer a diferença?No outro artigo falamos sobre atitudes que levam à morte do gerente de projetos, e não poderia iniciar mais um artigo sem agradecer as recomendações de mais de 8000 leitores. Obrigado!

O sucesso foi tanto, com muita troca de experiência e aprendizado que ao pedido de novos amigos, vamos a mais um artigo.

Vamos comigo? Sabe por quê? Você poderá se surpreender.

Então, PMO, não funciona!

Levante a mão quem já ouviu esta frase?

Tudo bem, eu levantei a minha mão também.

Mas, e se nós estivermos enganados?

Quer ver só, como fazer a diferença?

Tomar um café em companhia da esposa, em pleno sábado à tarde, um momento de alegria, e muito esperado na minha agenda de 5 ou 6 meses pelo menos, um momento a sós do casal.

Curiosamente o momento é único, pois isso aconteceu após o nascimento de nossa filha, e em meio a essa felicidade passageira, senti uma leve vibração em nossa mesa ao perceber que o celular tocava gentilmente e em sua tela era possível visualizar o nome do grande José e rolou aquele papo.

De um lado, o executivo da conta e do outro o responsável pelo PMO, eu.

– Alô!

– Grande Fábio Bahia, como você está? – José iniciou a conversa.

– Tudo bem e você? E o time do coração? – respondi.

– Cara, você tem que me ajudar! – falou José em tom de voz angustiado.

– Claro, Zé, se estiver ao meu alcance.

– Olha! Ficou uma fatura para fechar daquele projeto que você participou, lembra? E o cliente disse que não vai pagar, precisamos enviar aquela evidência do treinamento dos usuários, estamos com a corda no pescoço.

Tomei, lentamente, um gole do capuccino, minha mente entrou no modo de busca, como o google, sabe? Associando palavras chave, fatos e informações para buscar a localização das evidências, quem recebeu? quem assinou?

– Zé, já enviamos umas quatro vezes essa mesma documentação. Foi pedido pelo Paulo, o gerente, pelo sócio Antônio, pelo João e agora por você. Olha na pasta verde, que ficava na mesa do Paulo, arquivamos todas as evidências físicas e as digitalizadas no sharepoint, lembra?

– Cara, você não entendeu! – disse José. Preciso de sua ajuda. Eu não sei onde está e preciso fechar essa fatura, ainda hoje. Por favor, me salve!

…neste momento, o PMO vira herói, “se consagra” como diria Milton Leite, narrador esportivo. E eu só queria responder a pergunta: Como salvá-lo?

– Claro, Zé, vou verificar na minha caixa de e-mail e te respondo ainda hoje.

…nestas horas me lembro do Jorge, grande companheiro de jornada e suas frases de impacto: “Fabião, tem que bater e assoprar” e “Grande Garoto!“. Fechamos uma parte do projeto com 100% de aproveitamento.

Então vem a reflexão na pergunta: O PMO (Project Management Office ou Escritório de Gerenciamento de Projetos), como fazer a diferença?

O que é o PMO, então?

É o cara que fica parado mais olhando mesmo.

É o cara crachá.

É a polícia do projeto.

É a auditoria.

É o ministério público.

É o mapa para o piloto do resgate da ambulância.

Caros leitores, há grande verdade nisto.

Sem o PMO esta porra não acontece.

Sem o PMO não há direção para o resgate.

Sem o PMO não há evidências.

Compreender e ajustar cronograma é papel do gerente de projetos, o PMO tem que avisar que vai dar merda, vai atrasar, faltou a evidência e etc.

Agora, quando falo de PMO, é aquela função de PMO que trabalha com a equipe, que se integra, passa quase despercebido, porém na hora que o bicho pega a equipe fala, reunião com o cliente, o PMO vem junto, ele conduz, eu confio.

O papel do PMO em uma estrutura projetizada pode não ser considerado muito eficiente, pois fica relegada a métricas e padronização. Mas quando temos uma estrutura matricial forte, com alto poder de decisão no negócio, o PMO BRILHA. Ele servirá como um catalisador, um árbitro para os conflitos e auxiliando na tomada de decisão, leia-se AUXILIAR, pois PMO não toma decisão, quem toma decisão é o Gerente do Projeto e do negócio.

É na organização simples e eficiente, da documentação do projeto, organograma de alto nível com os principais marcos, atas de reunião com as decisões tomadas, incluindo o nome de um responsável (sim, um responsável, pois cachorro com dois donos morre de fome) e data de entrega é claro, o acompanhamento das atividades que o Gerente do Projeto venha a delegar.

PMO, é a defesa do nosso real valor e o valor da cara da nossa empresa em um projeto importante. A imagem que te representa, sabe?

Algumas organizações ainda sofrem para definir corretamente o papel do PMO e até mesmo confundem estes conceitos, Gerente de Projetos que trabalha no PMO com a área PMO, para alguns é tudo a mesma coisa.

Então se me permite falar, SURPRESA! Não é tudo a mesma coisa!

PMO é o Escritório de Projetos, aquela área da empresa que possui o papel de disseminar metodologia de gerenciamento de projetos, taylor made, ou como um alfaiate, adaptada para a empresa, nada de copiar o PMBOK e todos os artefatos (hein, safadinho!), auditar, manter indicadores de saúde, divulgação para executivos, investidores e clientes, dos projetos execução.

Gerente de Projetos é o cara que dá a cara a tapa, planeja, executa, motiva a equipe, dá ritmo, faz café e gira a roda diariamente para o projeto ser entregue no prazo e custo definido.

Então, podemos considerar que PMO é uma área que evidência fatos relevantes ao projeto e o Gerente de Projetos é uma função executada por uma pessoa, logo podemos ter gerentes de projetos das áreas de negócio ou do próprio PMO, gerenciando projetos e que, também, serão auditados por um processo do departamento PMO.

E como um gerente de projetos do PMO, retorno a ligação de um executivo da conta.

Com relação aquela evidência que o José solicitou, 30 minutos mais tarde fiz a ligação para ele.

– Fala Zé, beleza? Considere a fatura paga.

– Para de brincadeira, Fabião, respondeu ele.

– A evidência já está em sua caixa de e-mail.

– Ah Fabião, obrigado por tirar a corda do meu pescoço. Te devo a minha respiração.

– Que isso, este é o meu trabalho.

É lembre-se, quem tem informação, tem tudo! Ou seja, quem tem PMO, tem tudo!

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Autor

Fabio Bahia É formado em Administração com Especialização em Engenharia de Software. Possui MBA em Gestão da Qualidade de Projetos. Aos 7 anos de idade pediu um video game e ganhou um computador, ali iniciou na TI através de jogos em basic. Atualmente pesquisa Python, Big Data e Inteligência Artificial.

Fabio Bahia

Comentários

3 Comments

  • Fabio, seu artigo explica muito bem e de modo didático, a importância da implementação de um PMO.
    Se me permite compartilhar, ja participei de projetos onde tivemos que absorver custos extremamente alto, por falhas no processo. Podemos até julgar que o cliente agiu de má fé, mas no final além de absorver o “quem paga a conta”, ainda perdemos o cliente para outra consultoria.
    Você recomendaria algum autor, livro para criar um processo de implantação, um guia prático, etc?.

  • Carlos, obrigado pelo comentário. Sim, eu compreendo que é frustrante participar de projetos onde existem problemas de comunicação e isto infelizmente acaba levando a uma decisão de troca da consultoria. Tive uma experiência em uma empresa onde a consultoria foi substituida e acabei sendo contratado pelo cliente, pois eles compreendiam que a forma como tocava os projetos estava de acordo com sua cultura organizacional. Com relação a recomendação de autores com relação a questão da comunicação recomendo os seguintes livros Comunicação não violenta de Marshall Rosenberg e Como fazer amigos e influenciar pessoas de Dale Carnegie. No casso de metodologias para implantação e guias, hoje eu apontaria a ISO10.006 Qualidade no Gerenciamento de Projetos como base para qquer estudo e então partiria para uma metodologia feita sob medida para a organização, seja ela cascata ou ágil. Obrigado, FB.

  • […] Fonte: PMO, o escritório de projeto, como fazer a diferença? – TI Especialistas […]

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