Olá Pessoal. Continuando a Série de 9 Artigos para descrever o método que criei e apliquei recentemente dos 9 passos de criação de software em grupo para modelo de startup, iniciaremos aqui a 2º etapa, que trata dos métodos de registro e acompanhamento das atividades.
Ao iniciar um projeto, logo que se possui algum tipo de material, se faz necessário normalmente por parte do gerente de projeto ou do responsável pela documentação do mesmo, que se definam quais recursos tecnológicos, ferramentas ou métodos de registro, serão utilizados para que se tenha um bom acompanhamento das atividades.
E-mail, softwares de Web Project/Tasks como o TRELLO (Gratuito), Google Docs, o Proprio MS Project ou qualquer recurso de compartilhamento na nuvem entre tantos outros, são exemplos de programas (alguns simples) de registro além do papel e ATA e que podem ser utilizados de forma compartilhada para melhoria na eficiência da comunicação da equipe. Estas ferramentas são valiosas para a definição dos 5W2H (PERIARD, 2009) e garantir o Storytelling (ABTD, 2013) do projeto.
Independente da forma escolhida, o registro das atividades, a contabilização das horas trabalhadas por cada integrante envolvido e constante revisão do material são impreterivelmente necessárias para se manter a linha guia do projeto e ter perspectiva da evolução do mesmo durante todo o ciclo de vida deste.
Estas definições darão consistência para que um projeto seja bem executado e como se pode observar, as definições dos meios a serem utilizados devem ser feitas ainda em fase inicial, pois todo o desenvolvimento que se segue tem como base as orientações obtidas nesta etapa.
Deve ficar bastante claro também que as técnicas e ferramentas de Gerenciamento de Projetos, preconizadas pelo PMBOK 5th Edition (PMI, 2013) tem grande importância para que as atividades e atribuições sejam feitas seguindo as boas práticas do gerenciamento e favorecendo a comunicação da equipe e clarificação das informações.
Aqui a percepção de o que está ocorrendo e o apontamento detalhado das informações para com todos os envolvidos evita o retrabalho e auxilia no rumo que o projeto irá tomar. Como citado no Artigo anterior, em que as melhores ideias são selecionadas, as mesmas devem ser organizadas em ordem de importância e de como se iniciariam as atividades de cada integrante da equipe. Isso é fundamental para que um projeto inicie de forma íntegra e coerente.
Para quem está começando em projetos, o aplicativo Trello traz bastante clareza para toda equipe no sentido de execução das atividades a serem feitas, quais estão sendo executadas e por quem, e posteriormente as atividades já finalizadas. Ele também é disponível em versão Mobile (app) para instalação e acompanhamento em tempo real com uso de smartphones.
Figura – Tela do Trello no navegador. Atividades a Fazer e sendo Executadas pela equipe de trabalho
Mais abaixo, para quem já é mais da área de projetos, utilizamos de recursos um pouco mais elaborados que são itens obrigatórios para qualquer gerente de projetos:
Além do registro é importante que exista um acompanhamento constante do que está sendo feito e a forma como serão distribuídas as atividades. Após, a criação da Estrutura Analítica do Projeto – Work Breakdown Structure (WBS) para entendimento das atividades para posteriormente ser criado o cronograma para acompanhamento. Também há outras opções para Open Projects que podem ser utilizadas e muitas ferramentas possibilitam a criação de uma WBS.
Figura – Exemplo de WBS com 3 principais pacotes / forças de trabalho do projeto em exemplo.
Logo abaixo, temos um modelo de cronograma bastante simplificado sendo como principal objetivo a obtenção das principais atividades de cada integrante e estipulação dos prazos iniciais para cada uma destas atividades.
Figura – Modelo de cronograma em MS-Project
Finalizamos aqui com este breve Artigo sobre como podemos fazer de forma simples ou mais elaborada os registros e acompanhamentos do projeto, sendo que o importante é de fato FAZER ESTE REGISTRO E ACOMPANHAMENTO que, infelizmente, acaba ficando por muitas vezes não sendo feito, ou feito muito precariamente, prejudicando toda equipe envolvida.
Na próxima semana iremos falar sobre as Definições das funcionalidades que serão incluídas para iniciar-se na criação de um Software Até lá.
André Luiz de Almeida. Atua a mais de 10 anos na área de tecnologia e Consultoria. Empreendedor, sonhador, leitor, estudante, amante das descobertas da vida.(Profissionais e pessoais) Iniciou muito cedo como curioso e com muita leitura sobre computadores e tecnologias do início dos anos 2000. Acredita que mesmo atualmente deve-se ler muito também. Formado em Sistemas de Informação (2011) e Pós-Graduado em Gerência de Projetos (2014). O Pensamento é de que podemos chegar mais longe trabalhando todos juntos por objetivos Iguais, em Colaboração e divisão de atividades. Nunca pára de estudar. A tecnologia e facilidades da internet e MOOCS possibilitam as pessoas estarem sempre atualizadas e aprendendo novas coisas. Hobbies: Viajar, Ciclismo, Motociclismo e Automobilismo. Contate no LinkedIn: http://bit.ly/andrepmgr
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