Já é chover no molhado falar que as empresas precisam gerenciar e otimizar suas despesas de telecomunicação, pois são ao mesmo tempo pressionadas por custos mas também pressionadas a oferecer sempre a melhor infraestrutura nesta área.

Opções não faltam no mercado para quem precisa assumir um melhor gerenciamento dessa despesa e de seus recursos + documentação + usuários associados. Desde as soluções focadas, como tarifadores, até as mais completas, como Telecom Expense Management, há um leque enorme de empresas e plataformas que prometem resolver essa questão.

O problema é: a sua empresa está pronta para isso? Não é incomum ver empresas que acham que uma solução ou um parceiro em gestão de telecom será um pacote mágico, um “plug and play” que irá gerar resultados imediatos, e assim negligenciando todo um conjunto de pré-requisitos que só dependem da empresa e seu gestor de TI / Telecom e que podem colocar a perder a rentabilidade do investimento.

É possível dizer que bem mais da metade do sucesso de um projeto de gestão de telecom está na sua implantação, e nisso não há parceiro que pode resolver seu problema completamente. Por isso, é importantíssimo que o gestor de TI / telecom corporativo pare e faça uma autoanálise da aptidão para iniciar este projeto.

Existem muitos outros fatores para se observar, mas podemos resumir os principais nos 4 itens abaixo.

Como estão seus cadastros?

É necessário observar que cadastros envolvem não somente o que está ao alcance de TI (dispositivos, rotas, operadoras), mas também cadastros organizacionais (hierarquia, departamentos, empresas), financeiros / contábeis (centros de custo, códigos contábeis) e de pessoas (colaboradores, subordinações, cargos, níveis).

Os cadastros atualizados e completos interligam-se e – combinados com informações de faturas, contratos e outros – geram informações preciosas sobre o perfil de uso dos recursos de telecom em uma empresa, direcionando ações efetivas de otimização de despesas.

O que você tem contratado junto às operadoras?

Um dos erros mais comuns que observei nas implantações de programas de gestão de telecom nas empresas está relacionado a contratos.

Os erros variam desde acordos feitos com a operadora que não são documentados, passando por total descentralização (cada unidade fecha seus acordos, sem remetê-los à central), e chegando até o total desencontro, quando a empresa não sabe qual o último contrato / aditivo em vigência e dessa forma não sabe efetivamente o que tem contratado.

Considerando que a base da gestão de telecom é a despesa, não ter visibilidade de tarifas, planos, cadências, degraus e outros itens de contrato com a operadora resulta em uma implantação complicadíssima da gestão, pois envolve um difícil processo de rastreamento dos documentos, solicitações às operadoras por documentação, contatos constantes com unidades de negócio para localização das despesas e outros.

Como você recebe suas faturas?

O melhor cenário de faturas para a melhor gestão de telecom envolve faturas eletrônicas, centralizadas e consolidadas. As informações de faturas devem ser facilmente localizadas e organizadas, em um prazo ágil, pois processos como auditoria devem preferencialmente ser executados dentro do próprio mês de pagamento.

As faturas eletrônicas – em oposição a papel – facilitam a entrada de suas informações em um banco de dados (considerando que qualquer solução de gestão de telecom deve oferecer por default a facilidade da importação destes arquivos de forma automatizada). A centralização e a consolidação envolve receber faturas de todas as unidades da empresa, referentes a uma mesma operadora em um único endereço, pelos mesmos motivos.

Aqui, um parceiro de serviços é muito eficiente no apoio, mas não elimina a responsabilidade do cliente de intermediar difíceis contatos com operadora para levantamento da documentação.

Você possui política clara de uso dos recursos de telecom?

Diretrizes bem definidas para o uso dos recursos de telecom estabelecem o campo onde TI / Telecom corporativa e usuários podem atuar juntos para a otimização das despesas corporativas. A primeira regra para ter uma política eficiente é não enxergá-la como política. Contraditório, mas  muitos profissionais elaboram um documento detalhadíssimo, cheio de tecnicalidades, mas que não acessa as reais questões. Uma política bem feita determina o papel de cada usuário dos recursos de telecom da empresa, agrupados por nível, empresa, departamento ou outra divisão pertinente.

Lembre de registrar todas as regras que serão aplicadas posteriormente em um programa de gestão de telecom, especialmente se este programa envolver gestão do uso (ateste de ligações particulares, controle de uso por gestores, etc.). As regras lidam com dispositivos (quem pode ter acesso a smartphones?), planos (quais usuários devem ter planos de dados no celular?), fluxos (quem é responsável pelo ateste de ligações?), se/então (se um usuário possuir gastos de ligações particulares, então ele deve reembolsar a empresa de uma forma x), etc.

Em resumo, a política deve cobrir todas as ações da gestão de telecom que afetem os usuários. Quanto mais transparente e público, mais fácil será a implantação de programas que exigem participação dos colaboradores, programas que geralmente respondem por 15% da economia em projetos deste tipo. O apoio de um parceiro especializado é importantíssimo, trazendo a experiência de outros projetos, mas só você conhece a cultura, valores e objetivos de sua empresa.

Você já implantou um projeto de gestão de telecom e esbarrou em alguma dessas dificuldades? Ou encontrou outras diferentes destas? Compartilhe sua experiência ou dúvidas aqui nos comentários.