Os primeiros passos da gestão do uso em telecom

publicado por Rodrigo Leme

Após trabalhar por esses anos na área de gestão de despesas de telecom, pude observar em clientes de todo porte que a economia gerada por uma boa Gestão do Uso dos recursos pode eliminar até 15% de despesas no curto / médio prazo (3-6 meses).

Nessa hora você está pensando:

O que 15% a menos nesta despesa pode lhe gerar de competitividade.
Quanto vai lhe custar chegar nesses 15%.

A primeira pergunta você sabe responder. Se você é gestor, analista de TI ou mesmo profissional de qualquer outra área na sua empresa, você sabe que diferença faz uma redução de 15% na terceira maior despesa da grande maioria das corporações.

A segunda pergunta você pode não saber responder. O caminho das pedras da Gestão do Uso é altamente eficiente em custo x benefício, em um prazo relativamente curto de tempo. É difícil chegar lá sim, mas é extremamente recompensador. A Gestão do Uso coloca TI como uma máquina de gerar valor para a empresa toda, pois todo colaborador dela é alvo da ação.

Isso posto, quais são os pontos de atuação de uma campanha de Gestão do Uso? Você sabe que está fazendo bem essa atividade quando:

Você tem total visibilidade dos seus custos, da empresa como um todo até os ramais que mais consomem os recursos, passando por filiais, departamentos, centros de custo…
Você possui uma política de uso e gestão dos recursos rigorosa mas transparente, e sabe aplicá-la, orientando o melhor uso internamente e estabelecendo limites e ressarcimentos para este uso.
Você se apóia em plataformas de software e serviços para ter a mão no pulso da sua infraestrutura, do macro ao micro, usando a informação coletada como uma alavanca para atividades efetivas de redução, como renegociações, conciliações, equalização de pacotes de serviços com o uso real e muitas outras atividades.

Sem grande mistério, esta metodologia não difere do que compõe a Gestão de TI: é uma gestão de processos, pessoas e tecnologia. O que muda é a dinâmica entre os 3 e os desdobramentos de cada um.

Em processos, olhamos para itens como: responsabilidades de empresa, dos parceiros, dos integrantes de cada um e como estas são executadas. É o momento em que são formados times voltados para esta atividade, com fluxos de tarefas bem definidos, regidos pelos objetivos de redução de custo e aumento da eficiência. Algumas das perguntas que devem ser respondidas ao elaborar os processos de Gestão do Uso incluem:

Quais informações eu preciso enxergar todo período, e como elas chegam até mim?
Quem é responsável pelo suporte ao usuário, e qual o caminho deste atendimento?
Como vamos nos comunicar com os usuários na empresa para que os objetivos sejam atingidos?
O que é um desvio aceitável nos meus números? E o que fazer quando estes estiverem fora deste desvio?

A Gestão do Uso é uma das atividades mais orientadas ao usuário em TI, pois exige adesão espontânea e completa dos colaboradores da empresa para seu sucesso. Por isso, em pessoas, o gestor que deseja atingir estes objetivos deve buscar, entre outros:

Alimentar os colaboradores com informações sobre a importância da boa Gestão do Uso dos recursos de telecom.
Informar aos gestores as vantagens de maior produtividade por meio do uso consciente destes recursos.
Trabalhar muito próximo às áreas de marketing e RH, para criar uma comunicação de alto impacto dentro da empresa.
Criar regras claras e disseminá-las pela empresa, para que tanto as recompensas quanto as punições de acordo com o uso sejam aplicadas justamente.

Por fim, a cola que une as gestões de processos e pessoas é tecnologia. Uma plataforma que dê suporte à Gestão do Uso direciona o trabalho do gestor para as atividades de inteligência em detrimento das mecânicas, transforma a visão de curto prazo em médio e longo prazo, dá clareza de propósito e objetivo, além de liberar as equipes internas para outras atividades estratégicas. Aqui, uma plataforma será útil a partir do momento em que ela:

Oferece visibilidade de todas as despesas geradas pelo uso, do macro (valor total) ao micro (custo por tipo de ligação, custo de uma ligação)
Oferece visibilidade de toda a estrutura da empresa, tanto hierárquica quanto contábil (centros de custo), indo do total da empresa a um único dispositivo (ramal, modem, smartphone).
Garante um output de informação em diversos formatos e combinações, por meio de relatórios ou consultas.
É aberta para que todo usuário em qualquer nível tenha acesso às suas informações de gasto, vendo o real impacto de suas atitudes em relação ao uso dos recursos. E claro, que dê ao gestor a visibilidade de sua equipe, para orientar e coordenar.

A abertura destes 3 tópicos apenas arranha a superfície do que a Gestão do Uso dos recursos de telecom cobre. Nas próximas semanas, vou abrir cada um deles para mostrar as sutilezas e detalhes que fazem a diferença para atingir este resultado financeiro e operacional que esta gestão promete.