TI: custo ou investimento?

A partir de um debate que ocorreu aqui mesmo em TI Especialistas, decidi escrever sobre este tema, já que finanças aplicada à TI é minha principal área de pesquisas acadêmicas.

Antes de entrar diretamente no tema de se TI é custos ou investimento, é preciso primeiro entender o que é custo e o que é investimento, pois aí me parece que existe certa incompreensão entre os profissionais de TI, ou mesmo, de outras áreas das empresas.

Investimento é quando se faz algum gasto em um determinado ativo, esperando que aquele ativo gere um fluxo de caixa, que ao ser descontando por uma taxa que leve em conta o risco do projeto, tenha um valor presente maior que o valor do investimento. Em outras palavras, espera-se que dele resulte um fluxo de caixa com valor presente líquido positivo.

Custos são todos os gastos necessários para criar, produzir ou comercializar produtos e serviços da empresa.

É muito mais apropriado dizer então que o investimento é feito nas empresas, e não em TI, porque é da diferença entre a receita de venda de seus produtos e dos custos necessários a sua elaboração e venda que resultarão os fluxos de caixa esperados, e não diretamente dos ativos de TI. Os ativos de TI contribuirão para a geração destes fluxos de caixa, mas não são eles que serão comercializados, a não ser que o negócio da empresa seja produzir ou comercializar hardware ou software. Mesmo ai, os gastos com a infraestura de TI da empresa são analisados de forma diferente dos produtos que ela vende.

Logo, gastos em TI é custo sim, assim como são custos os gastos de propaganda, matérias-primas, energia, comissão de vendedores, ou qualquer gasto que seja necessário para que a empresa crie valor, ou seja, que os seus produtos e serviços possuam maior valor de mercado que os gastos necessários para produzi-los. Se a empresa têm gastos que não contribuem para a criação de valor, não há sentido em manter estes ativos dentro da empresa. Assim, podemos dizer que todos os custos da empresa contribuem para a criação de valor.

Em algumas situações restringe-se o significado de “Custos” à somente aos “Custos Industriais”, ou “Custos de Produção”. Ou seja, denominam custos aos gastos associados diretamente à elaboração de produtos e serviços, e denominam os demais gastos como Despesas. Este é um sentido restrito da expressão “Custo”, mas também de uso bastante comum.

Alguns ainda podem confundir gastos em ativos de longa duração com investimentos. Na verdade ativos podem ser consumidos assim que são adquiridos (energia, por exemplo), consumidos em um prazo muito curto (matérias-primas, por exemplo) ou consumidos em prazos longos. O projeto de um veículo, por exemplo, é “consumido” enquanto se produz o veículo. Assim, os gastos com projetos são reconhecidos como despesas na medida em que são vendidos os veículos. Durante a elaboração do projeto os gastos são capitalizados, ou em outras palavras, eles se acumulam entre os ativos da empresa, e se tornam despesas em um processo de amortização. Muitas vezes, alguns utilizam a expressão “investimento” quando na verdade querem se referir a gastos em ativos de longa duração..

Enfim, gastos em TI são custos sim, assim como qualquer gasto que seja necessário para criar, produzir ou comercializar os produtos.

Nos demonstrativos de resultado das empresas são separados Custo e Depreciação. Mas, não porque Depreciação não seja custo, mas simplesmente, porque a Depreciação não representa um desembolso (saída de caixa), e isto facilita a análise do fluxo de caixa da empresa..

A questão de gastos de TI ser custo ou investimento passa a não ter sentido. TI é custo, e investimento é o que os proprietários e acionistas fazem na empresa ao dispor de seus recursos monetários para que os gestores escolham ativos reais (tangíveis ou intangíveis) que de sua transformação, combinação e sinergia gerem produtos que tenham maior valor de mercado que os custos para aquisição destes ativos.

A pergunta então deveria ser: TI cria valor para a empresa? É claro, é indiscutível, porque sem estes gastos a empresa não cria novos produtos, não produz, nem vende.  Portanto, a questão não é discutir simplesmente os custos de TI, mas a sua contribuição para a criação de valor, ou seja, como estes custos contribuem para a elaboração e comercialização dos produtos, já que incidir em custos é uma condição necessária para criar valor.

A questão, então, muitas vezes se torna: TI é um custo do departamento de TI ou do departamento que consome seus recursos? Esta é mais uma questão sem sentido econômico e não contribui para a melhor gestão destes custos.

Custos não são de departamentos, eles são da empresa. Na verdade, os custos são geridos pelos departamentos. Para a gestão de custos são necessárias competências específicas. Assim, para gerir os custos de propaganda é necessário conhecimento de mídias.  Para gerir custos de produção é necessário conhecer máquinas, matérias-primas e processos produtivos. Para gerir custos de controladoria, é necessário conhecimentos de obrigações fiscais. Por isso deve ser entendido que custos não são dos departamentos, mas sim são geridos pelos departamentos.

Entregar ativos para a gestão de quem não está preparado, ou não tem a formação ou as competências necessárias para fazê-lo, simplesmente porque é um usuário destes ativos, é um dos maiores equívocos que pode cometer uma empresa. É a mesma coisa que deixar as crianças escolher o brinquedo que quiserem porque elas são as usuárias dos brinquedos: vão acabar se machucando.

Muitas empresas ainda cometem o equívoco de fazer “rateios” de alguns custos. Dividem ativos de uso comum, como servidores e ativos de rede, por departamentos, como se isso tivesse algum sentido econômico. A uma pergunta sem sentido (“quanto custo meu departamento?”), uma resposta sem sentido. Quanto muito se pode dizer que o gestor administra um orçamento de determinado valor.

Assim, os custos devem ser alocados nos departamentos que têm competência para geri-los, embora, atualmente a maioria das empresas, equivocadamente, aloque os custos aos departamentos que utilizam os ativos, e pior ainda, fazendo “rateio” de custos de ativos de uso comum.

A própria nomenclatura “centros de custo” gera esta confusão. Na verdade poderia ser denominado “centros de gestão de custos”. Custos são alocados em centros de custo para serem mais bem geridos. Não há sentido em agrupar ativos de forma a dificultar sua gestão.

Custos de tarifação de telefonia, por exemplo, podem ser alocados nos centros de custo que os utilizam, porque são eles que podem geri-los, mas não há sentido econômico algum em “ratear” os custos de manutenção de centrais telefônicas por departamento. Perde-se, assim, o controle da gestão de custos destas centrais telefônicas.

As discussões mais cômicas que presenciei em minha vida profissional foram: “Isto não é despesa do meu departamento!”, “Eu preciso de um computador novo… Pode colocar esta despesa no meu centro de custo, que eu pago…”. É cômico, porque o custo é da empresa. O local onde está o ativo é só uma questão de gestão e não uma questão econômica. O que nós devemos sempre nos perguntar é: como um ativo contribui para aumentar o valor da empresa? O valor da empresa aumenta quando as nossas receitas aumentam e/ou os custos diminuem em um constante trade-off. Sabendo o impacto dos ativos nos fluxos de caixa da empresa, saberemos quais são as melhores decisões a serem tomadas.

Assim como receitas e despesas não são de centros de custos, não são os seus responsáveis que devem decidir sobre seus gastos, mas sim, devem vir de uma decisão comum da empresa, tomada pela alta direção em seu planejamento estratégico. A alta direção que departamentaliza receitas e despesas e dá a eles o poder decisório sobre este montante está fugindo da sua responsabilidade principal que é elaborar o planejamento estratégico. Os departamentos são responsáveis simplesmente por fazer a melhor gestão dos recursos que são colocados em suas mãos e que na verdade são dos investidores (proprietários).

A decisão do quanto investir é dos proprietários e não dos gestores. Os gestores são apenas agentes dos verdadeiros investidores na escolha dos ativos que criem valor para a empresa.