Gerência de Projetos

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Treinamentos na implantação de Sistemas

publicado por James Pintan

Em Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – Quarta Edição (2008, p. 27) diz “As partes interessadas são pessoas ou organização (por exemplo, clientes, patrocinadores, organização executora ou o público) ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou término do projeto. Elas também podem exercer influência sobre o projeto, suas entregas e sobre os membros da equipe do projeto. A equipe precisa identificar as partes interessadas, tanto internas quanto externas, a fim de determinar os requisitos e expectativas em relação ao projeto de todas as partes envolvidas. Além disso, o gerente precisa gerenciar a influência das várias partes interessadas em relação aos requisitos do projeto para garantir um resultado bem-sucedido”.

Para o Guia PMBOK (2008, p. 28) “as partes interessadas possuem diversos níveis de responsabilidade e de autoridade quando participam de um projeto e eles podem mudar ao longo do ciclo de vida do mesmo. Sua responsabilidade e autoridade variam desde contribuições ocasionais em estudos e dinâmicas de grupo até o patrocínio total do projeto, que inclui o fornecimento de apoio financeiro e políticos. As partes interessadas podem ter um impacto prejudicial nos objetivos do projeto”.

Conforme recomenda o Guia PMBOK, todas as partes interessadas no projeto merecem atenção especial da equipe, pois conforme vimos elas podem interferir diretamente no resultado, e desta forma, influenciar nas finanças, causando grande prejuízo ao resultado do projeto, a preparação dos usuários na utilização do sistema merece atenção especial dos membros da equipe do projeto e as boas práticas do guia devem ser aplicadas.

Para Chiavenato (1999, p. 294) “O treinamento é uma maneira eficaz de delegar valor às pessoas, à organização e aos clientes. Ele enriquece o patrimônio humano das organizações” e assim melhorar as habilidades dos profissionais na execução de suas funções, para ele “O treinamento é um processo cíclico e contínuo composto de quatro etapas: diagnóstico, desenho, implementação e avaliação” (1999, p. 297).

Diagnóstico: tem o objetivo de levantar as necessidades por intermédio de pesquisas internas, a fim de descrever o problema e propor uma solução. Envolve a coleta e o cruzamento de dados e informações, a definição dos pontos fortes e fracos e o detalhamento dos problemas, com a finalidade de identificar as suas causas e estabelecer ações para os pontos passíveis de melhoria.

Entende-se que a empresa deve priorizar suas necessidades para avaliar o treinamento a ser ministrado. Essas necessidades estão diretamente ligadas às atividades da empresa.

Desenho: é o planejamento das ações de treinamento estabelecidas no diagnóstico das necessidades, que deve estar ligado às necessidades estratégicas da organização. Envolve identificar o que fazer (metas); como fazer (estratégias) e por que fazer (objetivos).

O programa de treinamento pode explorar as habilidades reprodutivas e produtivas do indivíduo, e o treinamento pode ser realizado no próprio cargo, onde o objetivo de ministrar informação, experiência e conhecimento relacionados às atividades desempenhadas no próprio cargo, ou em classe, quando utilizam a sala de aula.

Durante o desenho do treinamento são definidos também quais os recursos pedagógicos, didáticos e instrucionais que serão utilizados para apoio, e deve-se dar especial atenção aos recursos audiovisuais que proporcionam melhor imersão e consequente absorção do conteúdo ministrado.

Implementação: é a execução do treinamento propriamente dita, após todo o processo de Diagnóstico e Desenho, para a execução do treinamento todos os processos anteriores foram analisados e avaliados pela empresa. Um dos pontos mais importantes da execução do treinamento é a união entre os treinandos e o treinador em uma linha específica da empresa, que é o aprendizado de seu empregado e em seguida o crescimento do seu conhecimento, o que é de muito importante para a organização.

Para Chiavenato (1994, p. 126) treinar é “O ato intencional de fornecer os meios para proporcionar a aprendizagem”.

Avaliação: é a etapa final do processo de treinamento, nesta etapa avalia-se se o treinamento atingiu o objetivo, se atendeu a necessidade da empresa e das pessoas envolvidas, se houve retorno do investimento, se as pessoas envolvidas se comprometeram e estão aplicando o aprendizado, se a produtividade aumentou e se o clima organizacional melhorou. A avaliação pode ser feita de várias formas, algumas delas são: avaliação de reações, avaliação de aprendizagem, avaliação de comportamento no cargo, avaliação do resultado.

O principal resultado do treinamento deve ser o conhecimento por parte do emprego das atividades exercidas e com isso a melhoria da sua atividade profissional dentro da empresa, para Chiavenato (2000, p. 515) “A etapa final do processo de treinamento é a avaliação dos resultados obtidos. O programa de treinamento deve ter uma avaliação de sua eficiência”.

Percebe-se que a preparação de um treinamento é trabalhosa e muito importante para estratégia de um projeto, fator sine qua non para o sucesso de implantação de sistemas, preparando o usuário no ambiente e nas rotinas de suas funções e trabalha a aceitação do sistema nos membros com maior rejeição ao novo.

Chiavenato recomenda a separação das etapas da preparação do plano de treinamento em: diagnóstico, desenho, implementação e avaliação.

Ao ignorar a preparação dos usuários do sistema os membros do grupo do projeto comete um grave erro que pode comprometer o resultado final e a aceitação do produto, gerando grandes prejuízos para os envolvidos.

 

Bibliografia

CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas: O novo papel dos recursos humanos nas organizações. 6ª tiragem. Rio de Janeiro: Campus, 1999.

CHIAVENATO, I. Recursos Humanos. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

CHIAVENATO, I. Gerenciando Pessoas. 2. ed. São Paulo: Makron Books, 1994.

Guia PMBOK, Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – 4. Ed. Editora 14 Campus Bulevard, 2008.

 

 

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Autor

James é formado em Ciência da Computação pela Faculdade Renascença, MBA em gestão de Projetos pela UMC, atualmente se preparando para certificação CAPM. Trabalha na área de análise a 6 anos, atualmente exercendo a função de Analista de Suporte em Sistemas pela IBM. Já participou de implantações de sistemas de CRM, atualização de sistemas de gestão Totvs, documentando e testando as aplicações alem de treinar e suportar os usuários na sua utilização.

James Pintan

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