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Sistema de folha de pagamento ideal: SUCESSO SELETIVO

publicado por André Inácio

Quero escrever algo que possa servir de base para as empresas que estão com o intuito de buscar uma solução para folha de pagamento e possuem dúvidas do melhor software. Trabalho com softwares de folha de pagamento há 12 anos e já passei por diversas situações de uma implantação, tenho ciência de alguns dos objetivos principais das empresas que buscam no software de folha a melhor forma de estabelecer seus processos. É o casamento no qual toda empresa deseja não sair tão cedo. Portanto, sugiro analisar a maior parte das probabilidades, e essa análise servirá para prever sucesso ou insucesso da implantação, da funcionalidade do sistema, da aceitação do software por parte da empresa e da satisfação com a prestação de serviços.

1.Faça um mapa dos seus objetivos
Através de perguntas simples, você pode estabelecer um gráfico de onde você está e de onde você irá querer chegar com esse projeto. Analise se a questão da mudança ou implantação inicial é por falta de controle de processos, ou se há o controle e ele não é efetivo. Então, o que falta para melhorar seus controles? A folha atende às regras de negócio da sua empresa? Hoje você consegue emitir uma CND na Previdência sem muitas dificuldades? Seus colaboradores confiam nas informações que a empresa passa? Sua diretoria se satisfaz com os números informados nos relatórios gerenciais? A comunicação do RH com a empresa e colaboradores em geral é falha? Seu fornecedor cumpre os prazos das suas demandas? Seu sistema oferece segurança aos operadores e à integridade da informação? O sistema é amigável, a ponto de oferecer interfaces remotas para que o seu fluxo de trabalho seja garantido? Com seu software e sua forma de trabalhar, as áreas conseguem receber informações concisas? Em cima dessas e outras perguntas você pode traçar um mapa de objetivos que poderá ser considerado o norte da sua implantação.

2.Estabeleça um plano de projeto
Com base das informações que definiram o seu objetivo você pode começar a traçar um plano para seu projeto. Comece com a análise de requisitos (o que seu sistema e que tipo de serviço do seu fornecedor deverá prover) – depois estabeleça o escopo do projeto e enfim, parta para a estratégia de tempo.

3.Trace uma estratégia de tempo
Em quanto tempo você quer a folha rodando na sua empresa, a partir da sua decisão? Depois de implantada, a folha deverá atender os prazos mensais que seu departamento de RH tem, portanto, não é hora de rever e redefinir esses prazos? Qual vai ser o tempo de maturação da ferramenta que você deseja obter entre ter o básico, o incremento essencial e os itens específicos? Defina um cronograma prévio.

4.Avise seus colaboradores
Formadores de opinião, seus colaboradores deverão saber exatamente qual é o momento que a empresa está passando, quais são os objetivos e quais serão os ganhos com um projeto desse tipo. Nessa hora, é importante conquistar a confiança de cada um, para que não haja resistência ao projeto, ou se houver que ela seja mínima. Tornar cada um participante de um corpo do projeto significa envolver, analisar o que pesa para cada área, principalmente para o RH, enfim, cativar cada um com uma auto-estima que um projeto desses requer. Não traia seus colaboradores enfiando goela abaixo um determinado fornecedor e/ou produto, pois na competitividade atual até você como empregador será avaliado futuramente.

5.Defina o Fornecedor
Através de uma seleção simples, você pode analisar o diferencial de cada fornecedor. Normalmente, o mais comum é você avaliar o grau de satisfação das empresas e usuários com os fornecedores e seus produtos. Faça contatos, especule um pouco, mas não muito. É importante saber o que se quer. O mais correto é definir uma matriz de itens que poderão servir de comparativo entre custo x benefício, através dos percentuais desejados. E parta para a contratação. E para o cronograma.

6.Defina o SLA com seu fornecedor
Normalmente, os fornecedores já possuem uma matriz de responsabilidades padrão, seja no fornecimento do software seja na terceirização. Reveja item a item, redefina, e desembolse alguns reais a mais se deseja ser atendido melhor. O pacote padrão cobre normalmente as especificações legais e pouca coisa mais. Como é uma área muito dinâmica, talvez seja necessário repensar essa matriz de acordo com o que você precisa, não de acordo com o que o fornecedor propõe.

7.Implante e faça acontecer
Mãos à obra, exerça a sua posição de cliente da forma como foi previsto e planejado. Irrite-se com uma demanda não atendida. Cobre. Imponha sua vontade. Satisfaça-se com os resultados.

Estas são algumas dicas básicas de como estabelecer uma boa relação entre software de folha, implantação, empresa e colaboradores. Chamo esse processo todo de Sucesso Seletivo, pois o sistema ideal é você e sua empresa quem faz, através de todos esses acertos internos, e com o fornecedor, seja ele qual for. Se possível for, antecipe.

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Autor

André Inácio da Silva, 32 anos, analista de sistemas, banco de dados e consultor de implantação. Especialista em sistemas de gestão corporativos ERP, CRM e RH.

André Inácio

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