Reduzindo os Custos de Digitalização, Arquivamento e Recuperação de Documentos através da Assinatura Digital

Dando continuidade à sequência de artigos onde tratamos dos custos que podem ser eliminados ou diminuídos com a utilização da Assinatura Digital, neste artigo trataremos dos custos de Digitalização, Arquivamento e Recuperação de documentos inerentes ao processo de formalização de contratos em papel.

Para esta análise continuaremos tomando como base uma empresa que necessita formalizar 200 contratos por mês, ou seja, 2400 Contratos por ano. Se cada um destes contratos possuir uma média de 5 (cinco) páginas e necessitar de 2 vias, então a empresa estará produzindo 24.000 páginas por ano.

Custos com Digitalização de Documentos

Contratos em papel precisam ser arquivados no formato digital e/ou na sua forma original (papel). Os contratos que necessitam ser armazenados digitalmente precisam ser escaneados. Neste estudo, vamos assumir que 50% dos contratos serão armazenados exclusivamente na forma digital, o que significa dizer escanear 6000 páginas ao ano (1200 contratos x 5 páginas). Considerando que o custo hora de um profissional para realizar o serviço de digitalização seja R$ 17,00 por hora e que este profissional leve 3 minutos para escanear e salvar cada documento, ele será capaz de digitalizar 20 documentos por hora, o que significa R$ 0,85 por contrato ou R$ 0,17 por página. Isto se traduz em um custo anual de R$ 1.020,00.

O custo médio de toner, cartuchos de tinta e papel é de R$ 0,08 por página. Isto significa que a impressão das 24.000 páginas dos Contratos custará R$ 1.920,00 por ano.

Custos com Arquivamento de Papel

Na seção anterior assumimos que 50% dos contratos da empresa necessitam ser armazenados digitalmente, enquanto que outros 1.200 contratos serão armazenados em seu formato original, ou seja, em papel. O cálculo dos custos de armazenamento está baseado nas seguintes premissas:

• O custo do profissional responsável pelo arquivamento dos documentos é de R$ 17,00 por hora.
• O arquivamento de cada documento leva uma média de 5 minutos. A esta taxa, 12 documentos são armazenados a cada hora.

Note que estas despesas levam em consideração apenas uma das partes. A outra parte do contrato também deverá reconhecer suas respectivas firmas e incorrerá nos mesmos custos.

Custos com Recuperação e Perda de Documentosl

Inerente ao fluxo de trabalho baseado na formalização de contratos em papel é a realidade de que o documento pode ser perdido, extraviado ou danificado. De acordo com a PricewaterhouseCoopers (PWC)¹, 7,5% de todos os documentos de uma empresa são perdidos. Desses documentos perdidos, 80% são localizados e 20% não, e precisam ser reproduzidos. No mesmo estudo, a PWC estima o custo médio do trabalho dispendido para encontrar um documento extraviado em R$ 210,00 e o custo médio para reproduzir um documento em R$ 385,00. Sendo mais conservador, consideraremos como sendo 5% o percentual de documentos perdidos. Os cálculos para localizar e reproduzir contratos perdidos estão baseados nas seguintes premissas:

• 120 contratos (5%) dos 2400 impressos e assinados pela empresa são perdidos;
• 80% dos contratos perdidos serão encontrados e 20% não, e, portanto precisam ser reproduzidos;
• Com o propósito de manter estas estimativas conservadoras, vamos estimar o custo de localização de um documento extraviado em R$ 40,00 e em R$ 70,00 o custo para se reproduzir um documento que não foi encontrado.

(¹)  http://www.articlesbase.com/software-articles/document-management-what-is-it-and-why-do-you-need-it-331794.html

No próximo artigo estaremos abordando os aspectos de sustentabilidade e outras vantagens indiretas tidas com a adoção da assinatura digital na formalização de contratos eletrônicos.