Gestão de Processos

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Outsourcing de Impressão como Ferramenta de Negócio

publicado por Luciano dos Santos

Primeiramente, gostaria de agradecer ao convite para ser articulista no site TI Especialistas feito por Augusto Vespermann !

Espero poder contribuir com informações, que possuem como única pretensão, a reflexão sobre aspectos voltados a adoção de processos que maximizem os resultados. Seja pela simples revisão de um método que carece de melhorias, ou pela mudança da estratégia organizacional visando um novo modelo de negócio, existem mecanismos a serem avaliados que merecem a nossa atenção, principalmente, sob a ótica da otimização dos recursos.

Nesse primeiro artigo, gostaria de falar sobre Outsourcing de Impressão como ferramenta de negócio nas organizações.

Outsourcing de Impressão consiste na transferência da gestão operacional do parque de impressoras para uma empresa especializada. A empresa contratante faz uma parceria estratégica com um fornecedor, que será responsável pelo gerenciamento do seu parque de impressoras.

Instalação de novos equipamentos, fornecimento de insumos, alocação de capital humano e manutenção dos equipamentos, são algumas das atividades executadas pelas empresas especializadas em Outsourcing de Impressão. Em algumas modalidades contratuais, a terceirização pode incluir a transferência do seu parque de impressoras para a gestão do fornecedor dos serviços.

O Outsourcing de Impressão ainda prevê S.L.A. (Service Level Agreement), para o cumprimento de medidas preventivas e corretivas, a fim de garantir o funcionamento da solução contratada de acordo com a criticidade de cada evento. Normalmente, as empresas possuem especialistas que atuam internamente, nas dependências dos clientes. Auxiliam na utilização dos produtos contratados e sugerem alterações no ciclo documental para uma melhor otimização do processo.

Algumas das vantagens da terceirização são:

  • Redução e maior controle dos custos operacionais, pois toda atividade meio requer gerenciamento equivalente à atividade fim;
  • Transferência de processos suplementares e aumento da especialização;
  • Consultoria tecnológica e upgrades;
  • Liberação de recursos internos para atividades inerentes ao negócio principal da organização;
  • Garantias de qualidade dos serviços e melhorias no workflow;
  • Melhor gerenciamento do parque e análises de aumento de produtividade;
  • Cláusulas contratuais explícitas sobre sigilo e confidencialidade das informações.

Existem várias outras vantagens em contratar especialistas em atividades que não devem ser foco dos esforços em sua organização. A cada dia as organizações devem rever os seus processos para evitarem gastar tempo e dinheiro em atividades que não possuem interesse principal.

Caso prático:

Sua organização é uma empresa de Auditoria. Após quase um mês de levantamento e análise dos dados, nesse momento você está com o Relatório Demonstrativo Financeiro redigido e pronto para ser impresso. Reunião em 30 minutos. Sua única impressora full-color não está disposta a ajudar. Enrosca papel, acaba o toner, cera, tinta, desliga sozinha etc. Lei de Murphy, meu caro! Você possui alguma alternativa ou outro equipamento? Vai enviar por e-mail para alguém apagar o incêndio? Deixar de imprimir ou expor os dados confidenciais a terceiros? O quê pode ser pior?

Bem, percebeu como o tempo corre rápido nessas horas?

Esse momento de exposição desnecessária ao stress fez com que você deixasse de se preparar para uma melhor apresentação. Impediu a revisão de pontos críticos nos dados. Colocou em risco o trabalho de quase um mês. Chegou atrasado para a reunião. O seu cliente ficou mais resistente para aceitar sugestões etc.

Esse problema é familiar?

Caso não seja, tenha a certeza que o problema apresentado é mais comum do que você imagina.

O Outsourcing de Impressão prevê esses possíveis problemas e trabalha na minimização dos riscos.

No caso acima, bastaria redirecionar a sua fila de impressão para um equipamento com senha dentro da própria organização. Você enviaria a impressão e somente após digitar a senha no equipamento o seu arquivo seria impresso, garantindo a total confidencialidade e agilidade.

Mais tempo para a sua atividade fim! Esforços concentrados no foco principal!

Um grande abraço e até a próxima!

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Autor

Luciano dos Santos possui Graduação em Gestão de Sistemas de Informação e Pós-graduação em Gestão Estratégica de Negócios. • Especialista em Gerenciamento do Escopo de Projetos e Qualidade em Serviços pela Fundação Getúlio Vargas e Lean Six Sigma pela Xerox do Brasil; • Experiência de 15 anos no planejamento, implantação, administração, gerenciamento de equipes e gestão de contratos de serviços em Outsourcing de Impressão. Atualmente ocupa a posição de Analista de Negócios na L3C Brasil - Soluções Digitais. Perfil no Linkedin - http://br.linkedin.com/pub/luciano-santos/26/692/792

Luciano dos Santos

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