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O cara da informática: aprovando projetos

publicado por Eduardo Marques

Continuando a série de artigos sobre o “cara da informática” vou apresentar um dos problemas que esse profissional sente no inicio de seus trabalhos: como aprovar a compra de equipamentos, software e outras necessidades da TI?

Imaginemos o seguinte cenário, o profissional de TI começa a trabalhar na empresa e logo começa a receber ligações porque o sistema está lento. Ele vai averiguar a situação e descobre que o computador é do “tempo da segunda guerra mundial”, ele dá uma limpeza no sistemas de arquivos, limpa uns quantos vírus e melhora “um pouquinho”… logo depois, outra pessoa liga com os mesmos sintomas… vai verificar e é o mesmo problema. Dos 10 computadores que a empresa tem, 9 foram comprados 5 anos atrás, apenas o do patrão é novo.

O que você faria numa situação dessas? Não há muito o que fazer, por mais que se tente desfragmentar discos rígidos e “enxugar” o sistema operacional, o fato é que os computadores estão defasados e desatualizados, não servindo mais às necessidades da empresa. Existe a necessidade de adquirir 9 computadores novos, mas como colocar isso para seu chefe?

Uma opção é simplesmente conversar com ele e dizer que os computadores estão todos desatualizados e dizer-lhe que tem que comprar 9 computadores novos, mas ele pode também dizer que você é louco e que não entende as necessidades da empresa.

A opção mais viável é você elaborar um pequeno projeto. Você se lembra quando teve que elaborar o TCC? É mais ou menos por aí, você terá que elaborar um documento e tratar esse assunto como um projeto da área de TI (exatamente como as grandes empresas fazem quando precisam lidar com esse tipo de situações).

Este documento deverá conter indíce, introdução, problema, solução, custos e cronogramas.

Para o exemplo acima, você deverá efetuar pesquisa sobre “depreciação de equipamentos”, quantidade de hora-extra feita pelos funcionários (devido a terem que aguardar os processamentos do computador), custo dos equipamentos, tempo e dinheiro economizado se estivessem utilizando equipamentos novos, tempo economizado na área de TI se não estivesse sempre sendo chamado para resolver problemas nos computadores antigos (e que poderia ser utilizado para resolver outros assuntos), e qualquer outro dado que você ache relevante para demonstrar a necessidade dessa aquisição pela empresa.

Após você ter reunido todos estes dados, monte o projeto “em papel”, ou seja, coloque todas essas informações no documento. Avalie também os custos de aquisição, veja com os fornecedores como pode pagar os equipamentos, verifique opções de parcelamento – mas atenção! evite compras com financiamentos ou juros, a não ser que isso seja um projeto de prioridade absolutamente vital para a empresa, porque o seu chefe não irá gostar disso! – veja se dão desconto significativo na compra de todos em simultâneo e coloque também a opção de compra faseada, ou seja, adquirindo 1 ou 2 computadores por mês até conseguir renovar todos eles, porque por vezes a empresa não tem capacidade financeira para aquisição de tudo de uma vez.

Com o documento pronto em mãos leia tudo novamente, certifique-se que não há erros ortográficos ou erros de cálculo nos custos e cotações (isso acontece mais frequentemente que você imagina!).

Dicas:

  • Um projeto deste tipo normalmente tem entre 5 a 10 páginas (contando capa, índice, etc) – evite documentos extensos, seu chefe NÃO irá ler!
  • O documento deve conter todos os dados mencionados, mas não vale “encher de linguiça” – os empresários e diretores querem dados concretos e geralmente não têm tempo a perder.
  • Inclua um campo no final do documento, para assinatura onde mencione a aprovação ou não do projeto, com espaço para incluir ressalvas (o empresário pode considerar a compra de apenas 5, em vez dos 9 que você pediu).
  • Se possível, use gráficos para ilustrar melhor os dados obtidos – se for usar cores, cuide para não exagerar.
  • Pode usar citações de autores, mas limite-se ao mínimo: este documento não é um trabalho acadêmico!

Com todas estas informações, ficará bem mais fácil a aprovação de compras e necessidades da área de TI quando envolvem custos maiores ou impactos maiores na empresa, além disso irá reforçar a sua capacidade em projetos e sua imagem profissional.

Este é o segundo artigo sobre o “cara da informática”, aquela pessoa que sozinha comanda a TI de uma pequena e média empresa, veja o próximo artigo que explica como contornar as restrições orçamentárias, implementando software livre.

Outros Posts:

O cara da informática: o começo

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Autor

Eduardo Marques, 21 anos de experiência, é Consultor de T.I. atuando nas áreas de Gestão de TI, Projetos, Infraestrutura e Segurança. Possui formação em Tecnologia da Informação e em Administração, com especialização em segurança de sistemas da informação e administração de redes de computadores. Veja mais artigos do autor, aqui. LinkedIn: http://br.linkedin.com/in/eduardoluismarques Email: emarques@progere.com

Eduardo Marques

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