Uma das principais dificuldades em lidar com um e-mail ou de uma convocação de reunião, é quando o assunto não diz nada a respeito do conteúdo.
É como se a pessoa dissesse:
“SURPRESA!!!”
Mas infelizmente no escritório, nem tudo (para não dizer praticamente nada) pode ser surpresa.
Para tornar a sua vida e a das pessoas que vão receber seu e-mail ou convite de reunião vão ai algumas dicas:
1) Coloque um assunto
É sério!
Tem pessoas que simplesmente não colocam o assunto ao encaminhar o e-mail ou convite de reunião, mesmo que em alguns sistemas de e-mail ele te informe que está faltando assunto.
2) Dê uma referência que diferencie o assunto
Crie um padrão para os assuntos dos e-mails que você vai enviar e utilize caracteres especiais para facilitar essa estruturação.
[ASSUNTO MACRO] – [SUB-TÍTULO] – Detalhe do assunto
Exemplos:
[PROJETO COMPRAS] – [DEFINIÇÃO DE ESCOPO] – Validação do documento de escopo
[REUNIÃO EXECUTIVA] – [AVALIAÇÃO DE RESULTADOS] – Resultados de maio
Ao estruturar o assunto, tanto a pessoa que vai receber como você que vai controlar os retornos, terão uma organização mais otimizada dos assuntos que você lida
3) Mantenha um padrão
NÃO MUDE DE ASSUNTO!!!!
Pode parecer estranho mas muitas pessoas simplesmente mudam o assunto do e-mail e isso acaba prejudicando a localização e acompanhamento daquele tema.
Por isso que é tão importante que se estruture o assunto muito bem na hora de enviar um e-mail ou convite de reunião.
4) Não utilize o e-mail de um assunto para tratar de outro
Por incrível que pareça, muitas pessoas aproveitam o e-mail de um assunto para já tratar de outro assunto o que acaba virando uma novela mexicana sem fim.
Terminou o assunto? Pronto!
Comece outro e organize-se melhor.
[]´s
[Crédito da Imagem: Produtividade – ShutterStock]