ERP, Essencialidades, aplicações Práticas e Futuro

Este post resume uma palestra que ministrei na FATEC, em Jundiaí-SP, no dia 10 de Outubro de 2012, durante a semana da tecnologia. Caso haja interesse, o vídeo desta palestra pode ser assistido em http://www.youtube.com/watch?v=xoPtIpwr83E

ESSENCIALIDADES

O que é um ERP?

ERP é uma sigla originária do inglês Enterprise Resource Planning ou Planejamento de recursos empresariais. Basicamente é um conjunto de programas de computador com funções operacionais, estratégicas e gerenciais definidas que formam um único sistema , uma suíte, com banco de dados único.

Quais as áreas da empresa são envolvidas no processo?

Todas as áreas são envolvidas no processo.

Em alguns ERP´s desde a pré-venda, ou desde a pré-compra, através de intercâmbio de informações com clientes e fornecedores.

Áreas básicas:

PCP – Planejamento e Controle da produção
PRODUÇÃO
INTERCÂMBIO ENTRE FORNECEDORES
AQUISIÇÃO DE PRODUTOS
RECEBIMENTO DE PRODUTOS
SETOR FISCAL
SETOR CONTÁBIL
INTERCÂMBIO DE INFORMAÇÕES COM O GOVERNO
FINANCEIRO
INTERCÂMBIO COM BANCOS (PAGAMENTOS ELETRÔNICOS, COBRANÇA E CONCILIAÇÃO ELETRÔNICA)
ESTOQUES
APURAÇÕES GERENCIAIS

Quais as habilidades devem ser desenvolvidas para se trabalhar com ERP?

Basicamente três habilidades precisam ser desenvolvidas:

Técnicas;
Conhecimento de Negócio;
Relacionamento Interpessoal.

As habilidades técnicas são desenvolvidas nos cursos de desenvolvimentos e análises de sistemas; amadurecidas na prática.
O conhecimento de negócio é adquirido em alguns cursos de graduação, pós-graduação e MBA´s; são amadurecidos na prática. Cada cliente tem uma realidade diferente e desse modo o conhecimento do negócio está em constante desenvolvimento e muda a cada nova área atingida pelo departamento comercial.
O relacionamento interpessoal é um fator relevante, pois, no processo de implantação do ERP é indispensável a boa relação humana entre consultor e usuário final. Essa relação nem sempre é amigável, podendo afetar diretamente o projeto ERP de um cliente. Esse intercâmbio deve ser feito de maneira responsável, profissional e respeitosa.

Todas as habilidades são extremamente importantes já que são fatores críticos de sucesso dos projetos.

Quais as maiores dificuldades em um projeto ERP?

– Controlar o projeto;

É uma atividade complexa que envolve controle de tempo, custos e prazos. Sempre dependendo de muitos fatores simultâneos. Algumas vezes uma etapa do projeto para ser concluída necessita de ações de terceiros. O que nunca é fácil de controlar. Lembrando que tempo é dinheiro e o prazo normalmente não tem a elasticidade que se desejava. A linha tênue entre o lucro e o prejuízo do projeto. A fórmula é “simples” aplicar as personalizações no menor tempo e com a melhor qualidade.

– Atingir as expectativas do cliente;

Para que as expectativas do cliente sejam atingidas, pelo menos em parte, ou a maior parte, é necessário aliar técnica, conhecimento do negócio do cliente adquirido no levantamento de requisitos e ter uma comunicação eficiente entre a equipe. O cliente deve estar disponível sempre que necessário para dirimir eventuais dúvidas. Algumas técnicas de desenvolvimento consistem na montagem de protótipos antes da codificação. Não é incomum quando uma personalização necessita de ajustes quando o cliente vê o resultado final, é melhor que isso ocorra durante o desenvolvimento das personalizações.

– Superar a resistência dos usuários;

Dentro da área do relacionamento interpessoal, é muito complicado lidar com usuários que têm medo de perder o emprego ou que omitem informações importantes; é uma relação tensa, porque em algumas implantações de ERP, no ajuste dos processos da empresa, quando se “enxuga” gargalos, alguns usuários sentem-se invadidos ou com medo de serem dispensáveis pela empresa. Normalmente eles não entendem que a empresa de TI que está implantando o sistema ERP não está ali para demitir ninguém, esta é uma decisão da sua própria empresa. Outros usuários simplesmente não aceitam a revisão de conceitos ou de processos que o ERP traz. São resistentes a mudanças, por medos (variados), por prepotência, por acharem que já sabem tudo da área, etc. Essa é uma das mais importantes dificuldades a serem superadas na implantação de um ERP.

– Manter a motivação e a coesão da equipe de TI. Durante o processo de implementação do ERP muitas equipes são pressionadas, todas as fases do desenvolvimento sofrem pressão, crises de liderança, etc. Neste cenário é muito complexo manter a equipe motivada e coesa. É um exercício de liderança que exige disciplina, senso de justiça e conhecimento. E isto são habilidades que poucos líderes reúnem.

APLICAÇÕES PRÁTICAS

– Empresas que não possuem nenhum controle de suas operações e dos dados gerados por elas;
– Empresas que possuem alguma anotação dos dados de suas atividades,mas, não conseguem sistematizar o processo de apuração, ou demoram demais para isto;
– Empresas que possuem anotações adequadas dos dados operacionais, mas, querem otimizar os processos, sistematizando as operações e facilitando a apuração dos dados.
– Empresas que desejam aumentar os níveis de segurança dos processos do negócio, eliminando brechas que permitam qualquer desvio que possam ser traduzidos em prejuízo ou maus contratos para a companhia;
– Garantir a consistência dos dados gerados pelas operações da empresa. Esses dados precisam estar confiáveis para outras ferramentas de TI fornecerem informações estratégicas e gerenciais para os gestores.

FUTURO

Cloud Computing.

ERP em Cloud ou “na nuvem” apresenta-se como uma forte tendência de negócio. Entre os benefícios está a utilização de data centers com estrutura de TI comparados aos maiores players do mercado, garantindo continuidade e estabilidade a um custo acessível. O Cloud aliada a forma de comercialização em Saas (Software as a service) torna a aquisição do software aceitável. Essa modalidade de comercialização de software como serviço remunera mensalmente, como uma mensalidade, o proprietário dos direitos autorais, garantindo uma constante atualização do software sem desembolsos expressivos de uma única vez.

Entre os desafios, está o de convencer clientes a trabalhar com seus dados fora de seus domínios físicos, mesmo com contratos de confidencialidade, os riscos de vazamento de informações sigilosas ronda a cabeça dos empresários.