É com grande honra que inicio minha coluna aqui no TI Especialistas , onde recebi o convite do Augusto Vespermann para contribuir semanalmente com o site.
Todas as terças-feiras estaremos por aqui debatendo assuntos, trocando experiências numa linguagem bem leve e com a intenção clara de nos ajudarmos nas decisões e direções dentro das nossas atividades.
O assunto que inicio é o ECM. Como Arquiteto de Novas Soluções, tenho que verificar várias alternativas sustentáveis para os projetos na companhia em que atuo. Nos últimos 2 meses estou mergulhado no assunto ECM, por isso compartilho com vocês leitores.
Mas, o que é mesmo ECM?
Um ECM (Enterprise Content Management ) deve possibilitar a integração ou orquestração como queiram entre: Pessoas, Processos e Conteúdo. ECM é composto de uma coleção de aplicações de software usados em grandes empresas para gerenciar seu conteúdo eletrônico. Essa definição nos permite analisar a solução de forma mais abrangente.
A grande intenção das ferramentas de ECM é possibilitar o armazenamento e recuperação de informações de diversos lugares através de mecanismos de busca, taxonomia e agrupamento.
Geralmente as soluções são compostas de: Gestão de Documentos (GED),Gerenciamento de Email ,Gerenciamento de Assinaturas Digitais, Gerenciamento de Gravações (em Storage ou não), e-Discovery, Mídias Sociais, Gestão de Conteúdo WEB, Archiving, Processos (BPM) etc.
O importante disso tudo é sabermos “dosar” a iniciativa de implantação de ECM. Digo dosar, pois, se você não possui algum componente de ECM você o terá; cedo ou tarde.
Será que eu preciso dessas ferramentas que compões um ECM ?
Você deve estar se perguntando: Mas eu tenho diversos bancos de dados, diversos sistemas, tenho um ótimo BI e não tenho a gestão da informação? Infelizmente a resposta é não. Você já imaginou a quantidade de informação não estruturada que sua empresa processa? E-mail, Documentos gerados via Office® , Documentos gerados por Ferramentas de Design ou Engenharia e mais tantas outras interações nas quais o seu processo de negócio está inserido.
Veja se você já não conheceu alguém em alguma empresa do mundo, não a sua (rs), onde aquela proposta de negócio quase pronta ou aquela planilha para a reunião com a Alta Direção, as 08:00 da manhã, estava no computador de alguém, que por uma obra do acaso não foi trabalhar. E não me venha com a solução: “ entre com a senha do administrador”, pois até que você encontre o nome do arquivo e a versão correta o tempo seria enorme.
Com a gestão de conteúdo esse problema não existiria, pois todos os documentos estariam em um ou vários repositórios, providos de toda taxonomia, políticas de segurança, controle de versão, autor, e muito mais atributos (existem ferramentas que possuem indexação autmática de palavras dos documentos).
Dica de Implantação:
Não implemente a solução de ECM, na companhia toda de uma só vez. Inicie por uma área menos crítica, mas com visibilidade. Dessa forma você refina a metodologia e aprimora conhecimentos na curva natural de aprendizado na ferramenta e na cultura da utilização do recurso. Nunca subestime esse fator: cultura !
Lembre-se:
O ECM deve fazer parte de três grandes macro-processos ( Participação, Transação e Ciclo de Vida).
Quem provê essa solução:
Abaixo, em ordem alfabética os principais Vendors (fonte Gartner Outubro- 2009)
EMC
Hyland
IBM
Microsoft
Open-Text
Oracle
Principais desafios:
Estabelecer a estratégia de implantação, fazer uma boa Prova de Conceito (POC), mensurar de forma assertiva o ROI, evitar o Wild-West-ECM (uso indiscriminado do ECM para tudo)
Sustentabilidade:
A solução é por si sustentável, pois evita a impressão. A natureza agradece.
Opine, divulgue, pergunte.
Ótima semana para todos nós !
Wander Nardino
www.twitter.com/wandernardino