Como podemos diminuir o trauma da Implantação de um ERP

A implantação de um ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIG (Sistema Integrado de Gestão) normalmente é algo traumático não só do ponto de vista da área de TI, mas também das demais áreas da empresa que estão envolvidas. Podemos tornar esta experiência menos desgastante e obter sucesso na implantação?

O primeiro ponto a ser destacado é o comprometimento da alta administração e uma definição clara e objetiva das metas a serem alcançadas, com definição de prioridades e alocação de recursos. Como os ERPs são sistemas complexos e possuem um alto grau de integração entre as diversas áreas da empresa, é imprescindível o envolvimento de responsáveis dos departamentos afetados que conheçam bem os processos atuais da empresa, desde o início do projeto, para definição dos requisitos e premissas necessárias.

A escolha do fornecedor é um passo importante e algumas empresas optam pela contratação de uma consultoria, que já possui conhecimento no negócio da empresa e nos softwares de mercado, e que irá auxiliar na escolha de um ERP que atenda os requisitos levantados. Deverá ser um que mais se aproxime das necessidades atuais da empresa e com uma configuração dentro dos padrões compatíveis com a existente. O excesso de customização prejudica a implantação de versões mais atualizadas.

Existem várias opções de softwares, mas cada um atende melhor um determinado segmento de mercado, e são direcionados para pequenas, médias ou grandes empresas. Não podemos esquecer que existe ainda a opção de Cloud Computing, computação em nuvem, que tem se tornado uma tendência muito forte, e que também deve ser avaliado. A possibilidade de visitar instalações do sistema em clientes  do mesmo segmento, analisando a capacidade de crescimento, flexibilidade e quantidade de customizações implementadas, será de grande valia na escolha do sistema.

Outro ponto importante é que dificilmente um sistema se adapta completamente aos processos existentes na empresa, e é comum a necessidade de mudanças organizacionais  que podem ter um alto impacto . Neste momento é que o apoio da alta gerência é imprescindível, pois surge a necessidade da reengenharia de processos de negócios e uma escolha minuciosa de funcionários. O comprometimento da equipe é vital neste momento e deve-se evitar ao máximo a troca de equipe durante a implantação e mesmo depois do sistema implantado, o que acarreta uma grande perda de conhecimento e como consequência gera retrabalho.

Com as opções de softwares levantadas,  faz-se a escolha que deve estar de comum acordo com todas as áreas que participarão da implantação e utilizarão o sistema. A equipe não pode se sentir ameaçada com a nova tecnologia, é importante deixar claro que um ERP não tem a função de substituir pessoas ou acabar com a área de TI, e sim auxiliar os processos existentes na empresa, aliviando a carga dos funcionários. O boicote pode colocar em jogo toda a implantação e tornar o sistema inoperante. O projeto depende muito do empenho e colaboração dos envolvidos.

O mesmo pode acontecer com a área de TI, que precisa acompanhar de perto todo o processo, porque serão eles que darão continuidade quando a equipe de consultores do fornecedor sair da empresa. A dificuldade de se adaptar ao novo ambiente pode gerar um estresse e isto será altamente negativo para a implantação do sistema.

O treinamento para os usuários é uma etapa importante e não deve ser deixada em segundo plano. Se for feito de forma básica e superficial pode gerar uma utilização ineficiente do sistema, não aproveitando todos os recursos e impedindo uma melhor utilização das potencialidades do sistema.Dificultando a transferência de conhecimento  dos consultores, no uso do sistema, para os funcionários da empresa. Até a forma de reportar um problema para uma equipe de suporte, se não for feita de forma orientada, dificulta muito um rápido atendimento.

Um sistema de ERP não é uma solução mágica,  necessita de acompanhamento gerencial, planejamento com objetivos bem definidos e principalmente uma equipe devidamente alinhada e comprometida. Podemos afirmar que o sucesso depende de três componentes de igual importância: Tecnologia, Organização e Pessoas, destacando os relacionamentos interpessoais, caso contrário a implantação poderá não trazer benefícios a organização, não terá níveis de qualidade aceitáveis e pode até gerar perdas financeiras.

[Crédito da Imagem: Implantação de um ERP – ShutterStock]