Buscando visibilidade e redução de despesas em telecom

Responda rápido: quanto você gasta com telecomunicações todo mês? Quanto desse valor está em voz? Quanto você gasta por operadora contratada? Quais departamentos puxam essa despesa todo mês? E quem são os colaboradores que fazem parte daquele grupo que utiliza mal os recursos e acaba puxando mais os custos?

Se você não sabe responder boa parte destas questões, fique tranqüilo: você está acompanhado de mais da metade de seus pares na gestão de TI. A gestão de telecomunicações é complexa, especialmente quando batemos nas despesas.

Mas também fique preocupado, pois com certeza você faz parte dos 62% de empresas que tem como prioridade para 2013 a otimização de despesas de telecom, segundo estudo do CTEMS (Center for Telecom Enviroment Management Standards). E está sob pressão.

Portanto, antes de resolvermos o problema da otimização, temos que resolver o da visibilidade. Considerando que as despesas de voz são uma das mais imprevisíveis em TI (pois são dependentes do comportamento e ação de todos os colaboradores de sua empresa), acompanhar de perto o uso dos recursos é um excelente ponto de partida para visibilidade e economia significativas.

A atividade de acompanhar o uso dos recursos corporativos, e assim conter as despesas geradas pelos mesmos é chamada de Gestão do Uso. Esta envolve habilidades tecnológicas, pois é suportada por uma plataforma de tarifação, mas também humanas, pois é dependente da elaboração de políticas, da adesão interna de departamentos e funcionários, da definição de regras claras e principalmente, da organização da informação, por meio de relatórios e consultas que traduzam informações de bilhetes de PABX ou faturas de serviços de voz móvel e dados em base sólida para a condução dos rumos da telecomunicação em sua empresa.

A partir de uma boa Gestão do Uso, gestores de TI possuem base sólida não somente para otimizar gastos de centros de custo e indivíduos, mas também para otimizar:

1. Infraestrutura, por meio de reports de tráfego.
2. Contratos com operadoras – de posse das volumetrias de uso (minutagem, gasto, inventário) e também com a possibilidade de simular propostas em cima de sua performance real.
3. Conciliações de conta – confrontando o resultado de seu PABX com o da conta da operadora.
4. Rateio de despesas – aprimorando a gestão por centros de custo, com responsabilidades financeiras pelas despesas de telecom alocadas devidamente a quem pertence.

Dentro de um cenário mais completo de Telecom Expense Management, a Gestão do Uso é um excelente ponto de partida: a atividade é quase toda feita internamente, e com fácil implantação. Porém, é uma das fontes mais significativas ROI em prazo reduzido. Nas próximas semanas, vou falar um pouco mais sobre os aspectos que envolvem uma boa gestão do uso, como:

1. Gestão de ligações particulares dos colaboradores
2. Controles de ramais
3. Cadastros corporativos, financeiros e técnicos
4. Estudos de viabilidade para contratação de serviços (pacotes SMS, por exemplo)
5. Investigações sobre mau uso de recursos (serviços de telefone, números 0300…)

Entre outros mais. Espero ouvir de vocês também: tragam dúvidas, sugestões. Vamos conversar mais sobre o assunto e dar uma luz a algo tão importante, mas ainda não totalmente compreendido.

Até a próxima!