Utilize BI para melhorar a tomada de decisão no seu Portal SharePoint

Este artigo é direcionado para profisisonais que precisam decidir qual ferramenta devem usar dentro da sua empresa. Se abaixo está listado alguma pergunta que lhe interessa saber a resposta, então realmente você precisa ler este artigo.

a) O que é realmente BI e qual é principal finalidade dela?

b) Quanto custa implantar BI na minha empresa?

c)   Qual é a relação : Portal com BI?

d) Minha empresa pode ter estes recursos? Dashboards, Scorecards, Relatórios e KPIs?

e) Qual tecnologia seria interessante usar? SharePoint?

Antes de mais nada é importante responder uma pergunta que muitos fizeram-nos nos eventos TechShare, que realizamos durante este ano.

– O que é BI (Business Intelligence)? Como ele hoje é representado no mercado x tecnologias SharePoint.

Vamos partir deste ponto, para que todos possamos entender sobre o que estou falando antes sair escrevendo siglas, técnicas, ferramentas e etç.

O grande desafio de todas as empresas é tomar decisões e, convenhamos, você já tomou alguma decisão sem nenhuma informação? Resposta: claro que não. Este é começo de tudo, agora imagine a ampliação deste cenário? Uma empresa com 20 funcionários, 4 setores (RH, Projetos, Financeiro e Comercial) que fatura mais de R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais) por ano.

Observando algumas fontes como SEBRAE, fiquei espantado em receber a informação que atualmente a maioria das empresas que tem mais de 2 anos de existência no mercado, já se enquadram neste cenário.

Desta necessidade surgiu então o conceito de Business Intelligence.

Os sistemas de BI atuais têm como características:

• Extrair e integrar dados de múltiplas fontes;
• Fazer uso da experiência;
• Analisar dados contextualizados;
• Trabalhar com hipóteses;
• Procurar relações de causa e efeito;
• Transformar os registros obtidos em informação útil para o conhecimento empresarial;

De forma resumida temos: Negócio + Informação + Tecnologia. Agora vem outra pergunta: “Onde todas estas informações são apresentadas?”. Acho que já sabem a resposta, certo? Numa interface gráfica que fica de forma centralizada, onde todos possam acessar em seu Portal.

Se estiver questionando: “Mas, por que Portal?”. Hoje por causa do internet, colaboração, web 2.0 e todas as ferramentas ficam centralizadas e uma única palavra, Portal, um local onde todos os colaboradores possam acessar seus sistemas, notícias e conteúdos da sua empresa. E porque não um portal de indicadores para facilitar tomada de decisões? Veja a Figura 1, e entenda a idéia de um portal.

Figura 1 – Portal Corporativo

Hoje em dia é muito difícil para uma empresa conseguir sobreviver sem alguma ferramenta de BI. Elas necessitam mais do que nunca de um sistema de suporte à decisão eficaz e relevante, que tenha condições de gerir uma unidade de negócio de forma continuada para quase todos os níveis ou áreas da empresa. Por isso, para alguns setores como telecomunicações, bancos, seguros, cartões de crédito ou outro tipo de negócio que envolva um volume muito grande de informação, o uso destas soluções em BI torna-se cada vez mais essencial para sua sobrevivência no mercado.

A Figura 2 apresenta de forma esquemática esta idéia.

Figura 2 – Portal e BI no SharePoint 2010

O principal motivo de escrever sobre BI (Business Intelligence) é quebrar o “tabu” de que somente as grandes empresas podem ter BI implantado e, irei explicar, como podemos fazer isto. Agora vamos falar de SharePoint 2010? Quando falamos de BI no SharePoint estamos falando um dos 6 itens da plataforma, SharePoint Insights.

SharePoint Insights foca em necessidade de entregar e compartilhar informações, e transformar os dados, ou seja, informações para ajudar a direcionar o seu negócio. Veja a figura 3.

Figura 3 – Plataforma SharePoint 2010

Agora deve estar pensando, quais são os pontos que a Microsoft® focou neste ítem da plataforma? A resposta encontramos abaixo, na Figura 4.

Figura 4 – Foco do SharePoint Insights

Neste ponto temos uma grande visão de objetivo do BI, Portal e sobre a nova plataforma de SharePoint 2010. Vou fazer algumas comparações para entendermos ainda mais o que mudou, na arquitetura de forma singular.

Entendendo as arquiteturas 2007 X 2010

Figura 5 – Arquitetura SharePoint 2007

Note que a Figura 5, na arquitetura do SharePoint 2007 temos o SSP (Shared Service Provider) onde existem os serviços interligados a ele como: Search, Excel Services, User Profiles, BDC. Ainda temos o Project Server, InfoPath, WSS e “aplicações clientes” para demonstrar a arquitetura do SharePoint 2007.

Figura 6 – Arquitetura do SharePoint 2010

Afinal o que mudou? Vejam todos os pontos abaixo:

a)    Shared Services Provider (SSP) não tem mais. Tudo é orientado a Serviço de aplicação.

b)    Existem serviços novos.

i.    InfoPath Service agregado.

ii.    Word Conversion service

iii.    Power Point BroadCast Service

iv.    Web Analystics Services

v.    Visio Graphics Services

vi.    Access Services

vii.    Managed Metadata

viii.    PerformancePoint agregado.

c)    Ainda temos novas integrações.

1. FAST 2010.
2. Office Web App Service

1. Visio
2. Access
3. SharePoint WorksPace

Desta forma, pode-se obter um breve resumo das mudanças da arquitetura do SharePoint 2010.

Na prática – BI, no SharePoint 2010

O objetivo até agora era que todos que conhecem ou não a tecnologia SharePoint, mesmo sendo um entusiasta de qualquer tecnologia pudesse entender que na realidade qualquer empresa ou profissional, pode implantar BI no seu portal utilizando o SharePoint, e ainda mais com a nova tecnologia SharePoint 2010. Imagine uma página em seu site com informações provenientes de qualquer linha de aplicativos comerciais exibidos em um painel gráfico com os dados atualizados e com capacidade de mostrar os detalhes e filtrar de qualquer jeito que você precise ou goste. O responsável por esta interatividade é a ferramenta PerformancePoint. Achou emocionante? Então você vai adorar ver a Figura 7.

Performance Point e Indicadores na Plataforma SharePoint 2010

Figura 7 – 2 Exemplos – Painel de Indicadores e Visio em ação

O Microsoft PowerPivot (anteriormente conhecido como codenome Gemini) oficialmente atingiu o mundo com duas versões, uma para o SQL Server e o outro para SharePoint. PowerPivot permite drill-down, filtrar, classificar e em qualquer categoria de seus dados. Imagine o poder do Excel Pivot Table agora dentro do SharePoint. Veja a figura 8.

Figura 8 – Excel Services

Já imaginou você poder criar diagramas no Visio, como mapa estratégico da sua empresa? E indicar a % global de cada um? Ou até mesmo fazer o monitoramento da sua rede e através de um simples refresh da sua página saber se seu servidor está UP ou DOWN? Veja como seria na figura 9.

Figura 9 – Visio Services

Considerações finais – Está preparado para usar BI?

Talvez um dos objetivos de estar lendo este artigo, nada mais é do que conhecer tecnicamente a ferramenta, entretanto se estiver lendo para entender melhor e poder convencer seu chefe, gerência, vice-presidência ou até mesma a diretoria entender que a plataforma BI do SharePoint é importante ser adquirida. Realmente entendendo sua preocupação. Eu talvez possa te ajudar com este artigo. Bom comece a pensar nestas respostas.

• Quanto custa?
• Quanto tempo vai levar?
• E meus sitemas que uso hoje, como vai ficar? Terei que jogar tudo fora?
• Este “SharePoint, pode substituir meus sistemas especialistas (ERP, Financeiro, RH)? Ou somente é uma ferramenta de apresentação, agregação e transformação de dados?”

Peguei pesado? Prepare-se, vai ouvir muito isto. Agora eu faço outras perguntas para você!

– Sua empresa usa a informação de forma inteligente? Estou levantando esta pergunta, simplesmente para saber se sua empresa está preparada para usar BI. As maiorias das empresas que implantei BI em seus portais não sabiam exatamente o que queriam, somente ouviram, leram que precisavam usar BI ou qualquer ferramenta que ajudassem eles a tomar decisões.

Não se preocupe, se você é somente um especialista e quer saber sobre a tecnologia BI. Agora ainda pensando no foco de tentar implantar esta belíssima ferramenta na empresa, comece a pensar em entender todas as áreas da empresa, principalmente as áreas críticas. Com certeza, é por ali que irá começar implantar BI no seu portal, na sua empresa ou no seu negócio.

Muitos projetos de BI acabam mesmo antes de começarem, por questões de custos. Mas esta linha de pensamento por parte de alguns executivos é um erro, e em muitos casos o resultado é aquele que conhecemos: a solução mais barata funcionou por um período, mas não supriu as necessidades da empresa ao longo do tempo, e mais uma vez perdeu-se tempo e dinheiro.

Deve estar pensando: “Velaz, está me dizendo que implantar BI é caro?”. Por favor, se interpretou desta forma, desculpe.

O que quero dizer é exatamente isto: toda empresa pode implementar BI, só que podem implementar conforme sua necessidade, investimento e tempo.

Ex: com muito pouco pode usar um painel de indicadores na sua intranet indicando quantos contatos e o status de acompanhamento de respostas para cada um.

Minha recomendação neste sentido é olhar Business Intelligence não como um custo, mas como um investimento que pode dar bons frutos a médio e longo prazo, independente do custo. Imaginou podendo usufruir ter todos estes recursos?

Para Saber Mais

Aproveite e veja na comunidade CanalTechShare  ® a uma das maiores comunidades de SharePoint® do Brasil, os vídeos, tutoriais, artigos e blogs de especialistas disponibilizados sobre esta tecnologia.

Deixo meus dados para contato abaixo.

Blog– http://www.canaltechshare.com.br/my/bruno_velaz/blog/default.aspx

Email Conunidade – bruno.velaz@canaltehchsare.com.br

Email Empresarial: bruno.velaz@taugor.com.br

LinkedIn: linkedin.com/in/brunovelaz

Twiiter: @brunovelaz

Facebook:  http://www.facebook.com/brunovelaz