“Migramos para o Google Apps há um ano e estamos adorando. Nosso problema de e-mail, agenda e compartilhamento de arquivos foi muito bem resolvido! O problema, no entanto é convencer meus colaboradores que a ferramenta é melhor, instaurar o uso na “cultura da empresa” e treiná-los para saber usar tudo que ele tem a oferecer.”
Este realmente é um dilema que vem preocupando algumas organizações que adotaram o Google Apps em seu ambiente de negócios. Quase sempre a resistência dos colaboradores em utilizar todos os recursos do Google Apps se deve em primeiro lugar ao medo do novo.
É um temor natural, pois a nossa natureza nos impôs este comportamento. Desde pequenos nos acostumamos a temer o que não conhecemos, veja por exemplo: “Provavelmente você deve ter aprendido com seus pais o modo seguro de atravessar uma rua, não? Quando você não sabia havia um medo natural disto, porém quando lhe ensinaram a olhar nas duas direções da rua e verificar se não havia carros passando e assim atravessar com segurança, eles criaram um “Modelo”. Depois de você ter aprendido este “Modelo” a atividade de cruzar uma rua já não foi tão ameaçadora, já que você dominava o problema. Desde então você vem colecionando cada vez mais “Modelos” e com isto contornando seus medos.
Assim é com as ferramentas do Google Apps. A maioria dos usuários tem medo de adotar este novo “Modelo”, pois estão acostumados a usar ferramentas instaladas localmente em seus computadores. Foram anos de aculturação neste “Modelo” onde os dados e as aplicações devem estar próximos, ou seja, numa máquina local. Vários usuários já passaram por experiências traumáticas de ter todo seu trabalho perdido quando o HD é danificado, incidência de vírus, catástrofes naturais entre outras causas.
E porque não mudam? Inicialmente por medo, temos medo de tudo àquilo que é novo, mais precisamente “Por não conhecer um novo Modelo”.
Existem dois tipos de abordagem que não são adequadas quando o Google Apps é implantado:
Só queremos o Gmail
– Usá-lo apenas como repositório de mensagens. Usuários continuam utilizando cliente de correio Outlook e não são estimulados a usarem o Google Docs.
Neste cenário todos os recursos de mobilidade do Google Apps são negligenciados e não há nenhuma vantagem em se utilizar o produto
Agora só usamos Google Apps
– Empresa impõe data limite para extinção de todas as ferramentas de automação de escritório e correio eletrônico, pois irá adotar o Google Apps. Assim, todas as mensagens deverão agora usar o Gmail e os documentos devem ser migrados para o Google Docs.
Neste cenário o pânico se generaliza, pois se não houver planejamento, fatalmente a empresa perderá agilidade e contará com colaboradores insatisfeitos e com mil desculpas por não poder produzir como antes.
Na verdade a chave para conseguir acertar e não incorrer nos cenários descritos acima é o planejamento. Pensando nisto sugerimos uma metodogia de trabalho que venha atender a demanda de empresas que desejem acertar na implantação da tecnologia de Cloud Computing em seus ambientes de negócios. Chamamos este planejamento de Gestão de Mudanças.
É um sistema de ações, processos e melhores práticas acumuladas nos anos de experiência de migração, implementação, treinamento e consultoria na melhor forma de usar o Google Apps no ambiente empresarial.
A Gestão de Mudanças é um conjunto de processos que são implementados numa sequência lógica e que permitem orientar tanto o corpo dirigente da empresa e também os usuários finais no bom uso das ferramentas do Google Apps, apresentando assim às melhores práticas do mundo Cloud Computing.
Acreditamos que este modelo pode ajudar as empresas a fazerem uma transição organizada, disseminando gradativamente o conceito de Cloud Computing e gerando elementos multiplicadores de conhecimento, que farão assim o papel de entusiastas da cultura Google Apps no ambiente de trabalho. Enfim, tudo isto porque agora possuem um sólido “Modelo” e já não tem mais o que temer.
Especialista em Treinamento e Desenvolvimento/Comunicação Interna. Atuou em grandes empresas do segmento de TI. Atualmente é responsável pela área de Gestão de Conhecimento na Setesys, uma empresa Google Partner com ênfase na aquisição/ disseminação de conhecimento e concepção e desenvolvimento de soluções corporativas em Google Apps/Cloud Computing. Escreve no blog da Setesys sobre tecnologia, soluções corporativas, novidades da Google e Google Apps. Um dos membros do Google Business Group São Paulo e criador do Portal de EAD - Instituto Google Apps.
You must be logged in to post a comment.
9:34:22 am
Silvio Rocha,
Bom dia,
Sabemos que a tecnologia em nuvem já é uma tendência, mais não seria arriscado colocarmos todos os arquivos da empresa em nuvem ??? Por exemplo se a internet cair ??? Se o provedor apresentar defeito na sua estrutura e ficarmos sem conexão por algumas horas ??? Os arquivos e programas instalado localmente devem sempre existir, podemos utilizar os dois, claro assim como a conexão pode cair o hd poderá apresentar problemas, o ideal é sempre haver uma redundância, acho assustador utilizarmos apenas o Google Apps como ferramenta oficial da empresa.
2:46:32 pm
Caro Jean,
Tudo na vida é risco, se não aceitássemos isto, estaríamos até hoje comendo nossos alimentos crus por medo de utilizar o fogo. No caso do Google Apps a premissa básica do programa é a mobilidade e isto requer que aplicações e arquivos de dados estejam hospedados na nuvem.
Trabalhar com os arquivos em modo local limita seu uso, no entanto existem contingências que podem ser usadas no do Google Apps como as extensões do Google Chrome: Gmail Offline para Gmail e Agenda Offline para o Google Calendar, que permitem acesso aos dados offline e quando é restabelecido o acesso à internet elas executam a sincronização das informações.
Com relação ao Docs ainda não há uma solução específica, porém podemos fazer backups dos documentos em modo local com a ferramenta Gmailbackup e trabalhar sobre estes arquivos e depois movê-los para a nuvem. Não é o melhor o melhor dos mundos, mas oferece a sensação de segurança para quem não confia em dados hospedados em Cloud Computing.
Mas agora diga a verdade? Você prefere ficar sem acesso aos dados por um curto período de tempo ou descobrir que o seu escritório virou poeira por causa de um incêndio e com ele seus arquivos armazenados no seu seguríssimo HD?
Um abraço,
Silvio Rocha
4:57:24 pm
Silvio,
Obrigado pelas dicas ! Acho que o mais difícil é a implantação desta cultura na empresa, é difícil convecermos gestores a investir neste tipo de tecnologia, pois infelizmente muitos ainda enxergam a TI como dinheiro jogado fora, além disso este tipo de tecnologia possui um alto custo, seja para implantar quanto para manter o serviço, a maioria dos gestores pregam de joelho a redução de custo, com a implantação deste serviço, automaticamente precisaremos contratar profissionais altamente capacitados, que conhecem essa nova tecnologia. Também fica um pouco fora do comum, estranho mandarmos um email para o SAC de uma empresa com a extensão @gmail, podendo passar a sensação de fraudes etc. Quanto a compatibilidade ? Muitas empresas possuem seus sistemas desenvolvidos ativos em nuvem, homologados para rodarem especificamente no navegador internet explorer, Este tipo de tecnologia considero mais fácil a implantação e ideal para empresas que possuem forma de contratação Home Office, sabemos que no Brasil essa realidade ainda está longe por uma questão de cultura e política,com relação a esta forma de contratação, comparando com outros países mais desenvolvidos. Emfim como você mesmo cita neste artigo que concordo plenamente a Gestão de Mudança, o planejamento bem elaborado, evita grandes transtornos, onde aos poucos podemos mudar a cultura sem assustar os usuários finais e passar a utilizar a mais nova tendência no mundo da TI, Cloud Computing.
Um abraço.
9:22:02 am
Caro Leandro,
Este é assunto que sempre aflora quando defendemos a ampla utilização do ambiente Cloud Computing. A Google vem trabalhando muito sério para quebrar este paradigma.
Sempre ouvimos esta pergunta nos eventos públicos que ministramos ou nos treinamentos e por mais que nos esforcemos para tranquilizar nossos usuários, fica sempre um pouco do sentimento “Talvez mais tarde, hoje não”.
Certificações de Segurança
O Google Apps é um dos poucos produtos da Nuvem que acumula as seguintes certificações de segurança:
FISMA
O Federal Information Security Management Act de 2002, ou “FISMA”, é uma lei federal dos Estados Unidos referentes à segurança da informação dos sistemas de informação dos órgãos federais.
FISMA se aplica a todos os sistemas de informação utilizados ou operados por agências federais dos EUA – ou por empreiteiros ou outras organizações, em nome do governo.
Se você quiser saber mais sobre FISMA, há uma entrada muito completa sobre Wikipedia.
• Google foi a primeira empresa do setor de Cloud Computing a completar a certificação FISMA para um aplicativo em nuvem multi-tenant.
• Google Apps foi autorizada a operar no nível FISMA-moderada, por uma auditoria independente com avaliação: “Grau de risco operacional no Baixo.”
http://www.google.com/apps/intl/en/government/trust.html
SAS70 Tipo II
Auditores independentes outorgaram o Certificado tipo SAS70 incondicional II para Google Apps. Esta certificação comprova que a Google pode fornecer aos administradores do Google Apps tranquilidade, pois seus dados estarão seguros sob o padrão auditoria reconhecido pela indústria o SAS70.
Auditores independentes verificaram que o Google Apps atende os seguintes controles e protocolos em vigor:
• Segurança lógica
• Privacidade
• Data Centers com segurança
• Gerenciamento de incidentes e disponibilidade
• Gestão da mudança
• Organização e administração
http://www.google.com/apps/intl/en/government/trust.html
ISO 27001
O Google conquistou recentemente a Certificação ISO 27001, o que comprova a segurança do Google Apps for Business.
A Certificação ISO 27001 essencialmente garante que o Google está seguindo todas as diretrizes dos protocolos de gestão da Segurança da Informação e sua melhores práticas.
O ISO 27001 é o certificado independente mais reconhecido mundialmente em relação à segurança de sistemas, todo o processo de certificação levou cerca de nove meses até sua aprovação final.
http://qinetwork.com.br/google-apps-for-business-conquista-certificacao-iso-27001/
Apesar deste esforço, de vez em quando tomamos conhecimento de boatos onde se diz:
“Que um amigo do primo do seu cunhado que tem um vizinho que trabalha na empresa XPTO, teve seus dados perdidos por estarem hospedados na nuvem Google Apps”.
Quando você vai checar a origem do problema, não consegue determinar onde aconteceu.
Devemos lembra que hoje temos aproximadamente mais de 8 milhões de empresas utilizando o Google Apps e dentre estas muitas corporações. Aqui fica a pergunta será que estas empresas gostam da sensação de perigo ou realmente confiam no produto?
Alguns exemplos
• Banco Bilbao Viscaya, instituição financeira renomada na Europa fez a transição para o Google Apps ano passado.
• Solvay, Indústria Mutinacional do setor Químico e que recentemente adquiriu a Rhodia apostou na tecnologia Google Apps.
Palestra sobre Segurança e Privacidade
Se você quiser entender mais sobre este assunto tão polêmico, estaremos ministrando uma palestra no próximo dia 25/06/2012 na FNAC Pinheiros – São Paulo – SP e o tema será exatamente este “Segurança e Privacidade”.
http://setesys.com.br/eventos-setesys/seguranca-na-nuvem-evento/
Posts sobre segurança no Google Apps
Não deixe de ler os Posts abaixo que também focam este assunto.
O que é o serviço de segurança de e-mail do Postini
http://setesys.com.br/google-apps/seguranca-email-postini/
O que é o serviço Web Security do Google Postini
http://setesys.com.br/tag/postini/
Como funciona o arquivamento de e-mails do Google Postini
http://setesys.com.br/google-apps/arquivar-emails-google-postini/
“Hackers do bem” podem ganhar até US$ 1 milhão do Google
http://setesys.com.br/novidades-google/%E2%80%9Chackers-do-bem%E2%80%9D-podem-ganhar-ate-us-1-milhao-do-google/
Espero ter contribuído para esclarecer um pouco mais sobre o ponto: “mas como fica as questões de Segurança da Informação?”.
Um abraço,
Silvio Rocha
9:31:22 am
Retificando a data correta da nossa Palestra sobre “Segurança e Privacidade” será no Dia 28/06/2012 as 19h00 no Fórum Fnac Pinheiros – São Paulo – SP
http://setesys.com.br/eventos-setesys/seguranca-na-nuvem-evento/
Agende-se e participe!
Data: 28/06
Horário: 19h00
Local: Fnac Pinheiros – Praça dos Omaguas, 34
Palestrantes: Silvio Rocha, especialista em Google e gestor do conhecimento na Setesys, Beni Kuhn, CEO da Setesys e Jefferson Zanetti, Consultor de TI Sênior na Nuvem de Dados
5:43:50 pm
Olá!
Muito bom o post sobre computação nas nuvens!
É um tema que ainda gera muitas incertezas e dúvidas, mas com certeza já vai virar um padrão para todo o mundo da computação!
Parabéns pelo artigo!
Abraços!