Gerência de Projetos

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5 dicas para gerenciar equipes remotamente

publicado por Emmanuel Carvalho

5 dicas para gerenciar equipes remotamenteHoje em dia é muito comum trabalharmos com equipes em regime de home office ou em escritórios separados geograficamente, envolvendo cidades e países diferentes. Um dos principais desafios para um gerenciamento de projetos eficaz é ter um plano de gerenciamento adaptado a essa nova realidade. A seguir, listo alguns aspectos importantes a serem levados em consideração.

  1. Crie um Plano de Comunicação claro e sucinto.
    O Plano de Gerenciamento das Comunicações de um projeto com equipes remotas deve conter uma lista com os integrantes da equipe, os meios de comunicação utilizados (e-mail, mensagens instantâneas, telefone) e as preferencias de cada um para se comunicar. Enquanto alguns detalhes do projeto podem ser comunicados rapidamente por meio de uma mensagem, outros mais complexos talvez necessitem de reuniões feitas por telefone ou videoconferência.A frequência de comunicação também pode estar definida no plano. Como os membros da equipe podem estar trabalhando em diversos projetos ao mesmo tempo, o ideal é definir reuniões periódicas para acompanhamento do projeto.
  2. Tenha Domínio sobre as ferramentas utilizadas para comunicação.
    Softwares de controle de projetos online são ferramentas indispensáveis para gerenciar equipes remotamente, mas outros aspectos também devem ser levados em conta. Os documentos gerados pela equipe e pelos gestores devem estar disponíveis para todos os interessados de maneira rápida, constante e segura. Dropbox, Google Drive e Microsoft OneDrive são exemplos atuais de gerenciadores bem úteis, com backup e alta disponibilidade.É importante que o conhecimento na boa utilização dessas ferramentas também seja disseminado pela equipe.
  3. Use (mas não abuse) dos e-mails
    O e-mail pode ser um aliado na comunicação das equipes, se for utilizado de maneira sucinta e prática. E-mails longos e confusos, com muitas idas e vindas, não são práticos e perdem o sentido principal que é comunicar e documentar decisões e outros aspectos do projeto. Algumas dicas simples para o uso eficaz do e-mail são:

    • Escreva pouco: as pessoas estão cada vez mais acostumadas com mensagens instantâneas. Textos longos afastam a atenção do leitor. Para textos longos ou especificações de tarefas e demandas, prefira outro tipo de documentação do projeto.
    • Use tópicos: se no e-mail há diversos pontos de atenção, crie e organize tópicos, assim os interessados podem localizar de maneira mais fácil as partes de maior interesse para si.
    • Você pode utilizar “Listas de Distribuição” de e-mail para agrupar as diferentes frentes do projeto. Exemplos: frontend-projeto7@empresa.com, suporte-projeto7@empresa.com.
    • Mude o “Assunto” do e-mail sempre que for necessário. Não é produtivo obter respostas sobre assuntos não relacionados aos tópicos do e-mail original.
  4. Estruture e seja o mediador das reuniões.
    Pegando emprestadas as boas práticas do Scrum, podemos estruturar as reuniões de ponto de controle do projeto de maneira simples e executá-las de forma rápida e precisa.

    • Uma reunião deve ter os tópicos definidos e se ater a eles. Reuniões muito generalistas dispersam a atenção da equipe e podem criar canais de comunicação paralelos e ruídos.
    • Convide somente as pessoas necessárias para a reunião.
    • Seja um facilitador. Conduza a reunião de acordo com os tópicos previamente listados e mantenha o foco da equipe em solucionar as questões do projeto. Seja o mediador da equipe em caso de conflitos, mas sempre lembrando que os principais responsáveis por sanar os conflitos são as próprias partes interessadas.
  5. Fique atento à Cultura e as Diferenças de Horário.
    Projetos que envolvem regiões diferentes podem ser afetados por feriados, horário de verão e fusos horários. Identificar previamente essas questões ajuda a organizar melhor a comunicação com membros mais distantes da equipe. É importante também levarmos em conta a cultura dos integrantes da equipe: em algumas regiões, é normal as pessoas trabalharem efetuando horas extras, em outras não. Aspectos como religião também podem vir a influenciar o projeto como, por exemplo, pessoas que não trabalham aos sábados.

Esses pequenos detalhes, muitas vezes esquecidos pelos gerentes de projetos e que podem ser previamente planejados e definidos, ajudam a criar diretrizes básicas para garantir uma equipe eficaz e integrada.

[Crédito da Imagem: Gerenciar Equipes Remotamente – ShutterStock]

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Autor

Formado em Gestão de Tecnologia da Informação e Certificado em Gerenciamento de Projetos pelo PMI (Project Management Professional - PMP®), trabalhando desde 2001 em Tecnologia da Informação com Desenvolvimento de Softwares e Soluções em Business Intelligence. Também é Fotógrafo Profissional e atua em eventos sociais.

Emmanuel Carvalho

Comentários

3 Comments

  • Lista simples e fácil de implementar.
    Parabéns Emmanuel.

  • As dicas são boas! Mas o item dos e-mails é fundamental o uso correto, pois pode mais atrapalhar do que ajudar!

    • Marcelo, obrigado pelo comentátio.
      Há quem diga que e-mail não é uma boa ferramenta colaborativa e usa argumentos convincentes, mas por diversas vezes precisamos nos ater às limitações dos stakeholders e utilizar ferramentas mais básicas.

      Um abraço.

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