Acreditando no potencial da Nuvem

Outro dia estava conversando com um amigo, administrador de TI de uma média empresa, sobre o potencial da nuvem e se ele já conhecia o Google Apps Business Edition, que é um serviço do Google voltado para o público empresarial que utiliza computação em nuvem para armazenas e-mails, documentos, contatos, calendários e uma infinidade de outros recursos que podem ser usados de forma colaborativa.

Esse post não é para evangelizar ninguém a utilizar o serviço, mas sim sobre um assunto que julgo de utilidade pública mostrando como nem sempre a solução de ter “tudo em casa” pode ser a mais segura e barata, apesar de dar esta falsa impressão e também mostrar um projeto de sucesso.

No caso deste meu amigo só queria ajudá-lo numa tarefa muito simples:

1. O serviço de e-mail dele tem engargalado o link internet constantamente pelo número de spams que o servidor tem recebido. Sim, eles contavam com uma estrutura de servidores de e-mail dentro da empresa por motivos de “segurança”, um servidor de e-mail com Postfix em paralelo com um antispam que não faço ideia do software que estava rodando (spamassassin talvez);
2. Às vezes um dos servidores travava devido a algum problema de configuração ou gargalo de memória e como a manutenção do software desses servidores era terceirizada chegava a hora de esperar o técnico chegar para resolver o incidente, coloca 1 hora de espera aí;
3. A pior parte? Os envolvidos nos processos decisórios de TIC não acreditavam que a nuvem pudesse ser uma boa maneira de armazenar os e-mails ou documentos por puro e simples preconceito devido a falta de informação sobre o assunto.

Como convencê-los a migrar para a nuvem?
Challenge accepted! Fui lá como consultor.

Após minuciosa abordagem das características dos serviços fomos indagados sobre o nível de segurança e tempo de inatividade do serviço, peguei os dados do site oficial e mostrei que no ano passado os serviços tiveram um SLA de 99,984%, acima do prometido em contrato. Infinitamente menor do que o tempo de indisponibilidade que eles tiveram ano passado, cerca de 12%.

Mas e a segurança? Por acaso tinha acabado de ler um artigo dizendo que os serviços Google APPS tinham recebido o certificado FISMA (Federal Information Security Management Act), ou seja, passaram pela mesma auditoria que é obrigatória para as Agências Federais dos Estados Unidos. Artigo impresso e entregue para a diretoria.

Mas e o custo? Levando em consideração que eles tinham 80 contas de e-mail com previsão de crescimento para até 120 até dez-2012 – a um custo de US$ 5.00 por conta, eles irão gastar no máximo 120 contas x US$ 5,00 = 600 dólares/ mês com os novos serviços, que não incluem só e-mail.

Parece caro? Não, não é, pelos principais pontos:

1. Eles pagavam R$ 1.250,00 pela “administração remota e atualização de software” de cada servidor linux deles, mensalmente, num contrato que já estava rolando há pelo menos 2 anos;
2. Um tempo de inatividade do serviço beirando os 12% ao ano (estimado porque nunca foi documentado), atrapalha muito quem depende quase exclusivamente dos e-mails para se comunicar;
3. As caixas-postais deles tinham um tamanho máximo de 2GB e agora depois de implementado o novo serviço são de 25GB – nada mais de investir em hardware DAS e um bom tempo sem precisar jogar informações fora, não?
4. Agora eles possuem calendários compartilhados e serviço de documentos online – o que eliminou a necessidade de uma extranet que eles tinham só para poder compartilhar documentos com terceiros e que oferecia potenciais riscos para a segurança do ambiente deles.
5. O link de internet não sofrerá mais gargalos;

Depois dos pontos apresentados, meu amigo foi escalado para gerenciar este projeto.
Com o termo de abertura do projeto aceito, iniciou-se o planejamento das migrações das contas, plano que foi executado e testado num final de semana, foi definido também que os próprios usuários receberiam instruções de como reconfigurar seus outlooks, na segunda-feira encontraram as instruções em cima de suas estações, grande parte conseguiu alterar os servidores sem ajuda da equipe de suporte. Quem estivesse viajando receberia uma ligação do helpdesk para auxiliar na configuração dos novos servidores em seus smartphones e notebooks.

Depois disso foi só aposentar os servidores antigos (creio que serão remanejados para outra função) e cancelar os contratos, com uma pequena multa, mas que no longo prazo com certeza será diluida com o aumento de produtividade.

Mais um case de sucesso usando a Nuvem como meio para maior eficiência. =)