Gestão de Conhecimento

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Tecnologia Aplicada à Gestão do Conhecimento

publicado por Felipe Casaburi

Tecnologia Aplicada à Gestão do Conhecimento

Neste segundo artigo, apresentarei uma proposta de projeto com o uso da tecnologia Microsoft Sharepoint 2007 Services, tecnologia esta que pode contribuir muito para a GC (Gestão do Conhecimento) de uma área ou mesmo para toda a organização.

Escolhi o SharePoint 2007 Services por dois motivos:  primeiro porque a licença da versão Services é “gratuita” para quem já possui um servidor com Microsoft Windows Server instalado (nas versões 2003 ou 2008), e, segundo porque ela é totalmente WYSIWYG (What You See Is What You Get – O que você vê é o que tem), isto é, sua área administrativa é muito simples de ser utilizada.

A fase do planejamento até a fase de monitoramento e controle de uma solução de GC é imprescindível alinhar a tecnologia ao negócio. Isso de dá a partir do mapeamento completo de todos os processos, pois caso seja necessário realizar mudanças nos processos modus operandi, não torne onerosa, burocrática e lenta e sim, mas assertiva. A partir dos resultados obtidos das análises, talvez surjam necessidades de adequação de sua estrutura básica de processos para melhor se adequar o planejamento da tecnologia à cultura organizacional, considerando que a tecnologia por si só, depois de implantada, não retornará os resultados esperados.

É importante ainda ter uma área respondendo como responsável pela operação da solução, aplicando ajustes, desenvolvendo novas estratégias e melhorias, o chamado “pai da criança”; caso contrário, tudo pode ir por água abaixo. Este é o caminho sugerido e que percorreremos daqui pra frente.

Para cada um dos processos apresentados, é importante que o gestor da solução e os envolvidos no desenvolvimento, estejam alinhados, pois ambos enfrentarão muitos desafios como a quebra de paradigmas e a mudança de cultura de trabalho. Provavelmente, o gestor ouvirá alguns comentários do tipo: “Eu faço meu trabalho há 10 anos do mesmo jeito e tem funcionado perfeitamente, porque tenho que utilizar esta nova solução?”. Esses desafios não se limitam a questões técnicas e de projetos, mas sim, a cultura da organização, o entendimento por parte dos envolvidos e da alta administração, o mapeamento refinado dos processos e a gestão da solução. Essa é uma solução de GC, é importante envolver as pessoas para que elas contribuam mudando o estado da informação de implícito para explícito e lembre-se que a complexidade do planejamento pode aumentar conforme as necessidades da organização e de seus negócios, sejam elas, a criação de um produto ou de uma consultoria.

Abaixo estruturei um pequeno fluxo que mostra a organização inicial da solução que, alinhado com a tecnologia da Microsoft, pode ajudar no planejamento e na gestão. Este fluxo não é linear e pode gerar retornos e paralelismos que necessitam ser revistos e/ou atualizados conforme a estrutura de sua organização.

São recentes os estudos de que o Conhecimento é um recurso que precisa ser gerenciado (Baroni, 2010) e é neste sentido que as organizações muitas vezes preferem implantar tecnologias que o mercado já oferece, simplesmente instalando sistemas como SharePoint ou Gerenciadores de conteúdo e acreditando que após instalado os sistemas serão responsáveis por toda a gestão.

Agregar valor na implantação da solução de GC torna-se um mantra, e esta tarefa ocorre explorando temas como: evitar o retrabalho, mitigar riscos através do acesso rápido de informações, compartilhar o conhecimento através de bibliotecas organizadas conforme os negócios da Organização, compartilhar documentos e lições aprendidas.

Como criar Webparts focadas na Gestão do Conhecimento?

As Webparts são pequenas aplicações que podem ser instaladas e executadas dentro de uma página da Web para um usuário final. As principais Webparts que eu destaco para um projeto de GC são:

  • Avisos: tem como objetivo compartilhar notícias, informações sobre status e breves dados;
  • Biblioteca de documentos: tem como objetivo compartilhar documentos e arquivos, oferecendo suporte a recursos como pastas, controle de versões, históricos e desenvolvimento compartilhado de documentos;
  • Biblioteca de lições aprendidas: é uma Webpart customizada que tem como objetivo compartilhar lições que uma determinada área da organização que já tenha passado em algum projeto ou conhecimento que pode ser reaproveitado em outra área;
  • Biblioteca do conhecimento: área reservada para compartilhar documentos, vídeos, fluxos, URLs, e-books, apostilas, guias e manuais;
  • Calendário: permite compartilhar atividades diárias como reuniões e eventos importantes em formato de agenda;
  • Links: ambiente que permite listar todas as URLs que devem ser compartilhadas e acessadas no dia a dia da organização;
  • Avalição de fornecedores: ambiente customizado para avaliar os fornecedores quanto a prazo, preço, qualidade e atendimento;
  • Contatos: lista customizada para explorar todos os dados de contato de colaboradores e fornecedores;
  • Pesquisas: lista customizada para organizar pesquisas desenvolvidas internamente ou adquiridas;
  • Fonte de dados: biblioteca responsável pelo fornecimento de dados para áreas como de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D).
  • Projetos: área dedicada para a organização dos projetos
  • Workflow: funcionalidade que alinhada com os processos da organização, permite gerenciar o desenvolvimento de um documento ou projeto por várias áreas, preservando o histórico, validações e prazos.

O Sharepoint é uma solução muito rica que pode oferece uma gama ainda maior de funcionalidades além das já prontas, além de ser uma tecnologia muito flexível e que permite modificar as Webparts da biblioteca padrão, utilizando ferramentas de desenvolvimento como: Sharepoint Designer e Visual Studio.

São muitos os desafios que enfrentamos ao se organizar para implantar uma solução de GC, entretanto não há duvidas que para alcançarmos o sucesso, é necessário desempenhar um grande esforço e engajamento da alta administração para apoiar a iniciativa e posteriormente conseguirmos desenvolver nas equipes a cultura da socialização e o poder do trabalho colaborativo.

Baroni, 2010  – Disciplina do MBA em Gestão Estratégica de TI – Gestão do Conhecimento e Capital Intelectual

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Autor

Felipe Casaburi Ferreira é graduado em Tecnologias e Mídias Digitais pela PUC-SP, possui MBA em Gestão Estratégica de TI pela FGV. Atua na área de TI há mais de 12 anos, possui experiência nas áreas de Gerenciamento de Projetos, e-Learning, Cooperação Institucional, Consultoria em TI e Análise de Negócio. Atualmente coordena a área de TI do Núcleo de Tecnologias Aplicadas à Educação do Senac São Paulo. Linkedin: http://www.linkedin.com/in/fcasaburi

Felipe Casaburi

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