Esta é uma das perguntas que praticamente todos profissionais de TI fazem. Acredito que a premissa de qualquer trabalho é primeiro, a definição: do quê, como e qual a forma que iremos fazer uma determinada tarefa e/ou lista de tarefas, isso será feito no nosso caso através de reuniões, pré agendadas ou não. Com isso, já teremos pelo menos um documento básico, a chamada “Ata de Reunião”, documento este que terão os itens discutidos e as possíveis ações que serão tomadas e as que deverão ser tomadas do que foi discutido e/ou acordado na mesma reunião.
No exemplo supracitado teremos o inicio para responder a pergunta, tudo deve ser devidamente documentado para não haver problemas ao se iniciar um trabalho e principalmente para que se tenha um objetivo, uma meta e as etapas necessárias para a execução da tarefa e/ou tarefas a serem efetuadas, garantindo ainda que será feito exatamente o que o usuário deseja.
Apenas este documento não resolve. Afinal este documento servirá como base para uma série de documentos que são de extrema importância a qualquer atividade na área de TI, por exemplo, se a reunião for de implantação de INFRA, após a geração da “Ata de Reunião”, deverá ser feito pelo menos o “Documento de Viabilidade”, com os custos de ônus e bônus, material físico e humano necessários ao que será feito e pelo menos um cronograma, com os prazos inclusive de entrega, um documento final muito criticado em alguns casos e que todos desejam que seus clientes e/ou usuários dêem, o aceite ou de acordo, que irá atestar não só sobre a qualidade do que foi feito como também a resolução.
Então, independente do tipo e/ou forma que iremos gerar será de extremamente necessário a criação de documentos para não só gerir, gerenciar como também implementar qualquer tipo de tarefa em TI.
Existem ainda as práticas em tratamento de documentos como UML, BPM, etc; mesmo assim independente de qual será utilizada, todos irão passar em 3 (três) pontos básicos:
- A idéia – O que será feito e de que forma;
- Tratamento – Qual a metodologia, sistema e hardware necessários a idéia, implantação e implementação;
- Finalização – Testes, qualidade e aceite.
Concluindo, sem a documentação nada pode ou deve ser feito em TI, então quando estiver em um projeto, pensando ou mesmo tratando sobre uma demanda ou tarefa, perca sim um tempo e gaste sim o tempo que for primeiro documentando muito bem para deixar definido o quê, como e de quê forma será ou deverá ser realizado a ou as demandas e/ou tarefas a serem efetuadas.