Governança

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Otimizando o tempo em TI

publicado por Diego Fransozo

Você está evoluindo 3 (três) projetos ao mesmo tempo, 1 (um) deles razoavelmente atrasado, pois você teve algumas peculiaridades não planejadas. O gerente pediu uma topologia atualizada da rede inteira para discutir uma proposta comercial. Sua fila de chamados possui 4 (quatro) “bombas” que já passaram por analistas de outros níveis, sem evolução.  O telefone não te deixa em paz e insiste em tocar pelo menos 1 (uma) vez cada 10 (dez) minutos.

Quantas vezes eu não fui pra casa reclamando do dia ter apenas 24 (vinte e quatro) horas.

Essa é a minha rotina e a de muitos outros profissionais de TI por aí. E bem provável, seja a sua rotina também. Em um mundo e em uma profissão cada vez mais apressada, o que você tem feito para administrar e otimizar o seu tempo em TI?

Hoje em dia, acredito que esse seja um dos problemas mais sérios em TI: a má administração que muitos profissionais de TI fazem do seu tempo.  Pesquisando na Internet, é possível encontrarmos vários sites ligados ao tema “Time Management” (Gestão do Tempo).  No entanto, são conceitos mais distantes com uma visão mais ampla. Minha ideia na criação deste artigo é compartilhar um pouco com vocês o que EU tenho feito – na prática – para lidar com o problema do pouco tempo que temos no nosso dia a dia.

Tempo é dinheiro.

Email

Já vi caixas de entrada (dependendo, “Inbox”) fora de controle. Coisa de 1.000 (mil) emails não lidos! Como priorizar a leitura dos emails mais importantes e não deixar que a sua caixa de entrada se torne uma missão impossível? Uma das dicas é categorizar/discriminar os emails com base em parâmetros pré-estabelecidos. Todos os softwares mais conhecidos do mercado (Microsoft Office Outlook, Lotus Notes, etc.), possuem o recurso de regras. É possível categorizar/discriminar os emails recebidos criando-se tais parâmetros através do recurso de regras. Dessa forma, você poderá identificar fácil e rapidamente os emails que requerem maior atenção.

Calendário

Se o seu software de Calendário permite-lhe compartilhá-lo, faça-o! Se os outros tiverem acesso ao seu Calendário de alguma forma, poderão visualizá-lo de forma a programar reuniões certificando a sua disponibilidade. Um calendário compartilhado pode evitar vários novos emails ou telefonemas desnecessários.

Textos em geral

Já observou quantas vezes você digita os mesmos textos ou blocos de textos durante o dia? Por exemplo, frases curtas como: “Ok. Vou verificar e nos falamos” ou qualquer coisa parecida. Para facilitar nesse caso, temos o HotKeyz. Ferramenta completamente gratuita para uso pessoal e profissional. Com ela você poderá criar macros que vão automatizar a digitação de textos utilizados com maior frequência durante o dia.

Dê uma olhada mais criteriosa no HotKeyz: com ele, também é possível criar outros tipos de macros, como abrir determinado software.

Comunicador instantâneo

Se a política de sua empresa permite, utilize um bom comunicador instantâneo, de preferência de perfil mais corporativo como o Skype. Dependendo da situação, recados como “o CIO te ligou”, são mais viáveis via algum comunicador instantâneo do que um email.

Gestão de tarefas/pendências

Você se esquece com frequência de anotar solicitações feitas pelos usuários? Às vezes acontece até mesmo com as solicitações feitas pelo seu chefe? Eu acredito que este seja um dos principais pontos a serem atacados. Sem a gestão de tarefas/pendências, as chances de você perder o controle crescem assustadoramente. Tenha sempre a mão alguma ferramenta que lhe facilite a gestão de todas as tarefas/pendências. Alguns softwares de email, como o Microsoft Office Outlook, já possuem recurso nativo (Tarefas). Apesar de simples pode ser de grande utilidade. Também existem soluções mais completas, como o OTRS, que pode fazer a gestão de tarefas/pendências de maneira impecável.

Como o tempo da maioria daqueles que leem esse artigo é curto, vou ficando por aqui. Se você quer mais ideias, mande-me um email! Todos serão respondidos. Tenha em mente que otimizando o seu tempo, terá mais tempo livre, podendo se dedicar mais para outras novas atividades. Com frequência, é importante parar e analisar como tudo é feito. São nessas análises que surgem novas ideias de novas formas para fazer melhor o que já vinha sendo bem feito.

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Minimum Way

Autor

Diego Fransozo

Comentários

14 Comments

  • Diego,
    parabéns pela visão prática com que se refere a gestão do tempo, dicas práticas como essa tornam a susbstituição dos maus e dispendiosos hábitos que se relacionam ao tempo fáceis de serem substituídos.

    • Obrigado por prestigiar o artigo, Rafael! O que queria proporcionar era exatamente o que você disse: visão prática.

  • Realmente administrar o tempo não é fácil. Tudo que vier para facilitar o nosso dia-a-dia, tornando o tempo mais proveitoso é bem vindo. Como o Rafael comentou são dicas práticas fáceis de implementar.
    Parabéns!

    • Obrigado por prestigiar o artigo, Ailton! Fico muito satisfeito em saber que algo que pratico no meu cotidiano, também pode ser útil para outra pessoa.

  • Grande Diego,

    Mais um artigo muito bem escrito sobre um tema intrigante.
    Estes artigos estão cada vez melhores. Parabéns

    • Grande Allan! Obrigado por prestigiar o artigo! Que bom que a escolha do tema tenha agradado.

  • Parabéns Diego,

    São pontos simples que realmente, se não estiverem bem organizados, fazem nos perder tempo.

    Obrigado pela publicação e abraço.

    • Obrigado por prestigiar o artigo, Guilherme! Pontos simples mas que as vezes, passam batido, não?

      Abraço!

  • Boa! Principalmente a parte de tarefas e pendências. Esquecer solicitações por estafa é algo comum, porém imperdoável dependendo do assunto!
    Parabéns Diego!
    Continue escrevendo bons artigos, são sempre úteis!

    • Derek, obrigado por prestigiar. Nada de muito especial mas nunca é excesso compartilhar alguma informação, mesmo que útil para poucos.

  • Opa, bem legal este artigo, me ajudou muito. Gostaria de saber como voc. usa seus diálogos para intimidar gerentes/ proprietário para obter novos equipamentos, pois trabalho para uma empresa que bota orçamento antes de problemas sérios, ai quando o problema aparece, vai tudo pros ares.
    E pra variar o setor de TI e o responsável, e não os que travão os investimentos.

    Já usei tudo que posso, por exemplo, deu problema em um HD, se a empresa tivesse um storage não teria o problema de recuperar as informações, pois na mesma tem que ver o circo pegar fogo para dar partida a uma solução, mas há solução já foi apontada, a compra de uma storage de rede, mas mesmo depois do problema que agravou um prejuízo de R$ 700,00, estão numa discursão para ver se adquirem o starage que custa R$ 1800,00, acho que eles gostão de jogar dinheiro fora.

    Obrigado.

  • Olá Diego,

    Muito bom o artigo, parabéns. Minha dica é o site http://www.efetividade.net. Ele tem muitas dicas de ferramentas e métodos de gestão de tempo.

    Um abraço!

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