Método eficiente de feedback

De todas as sessões de feedback que eu já participei, sem dúvida nenhuma a melhor de todas foi a que irei descrever, criada e implementada por uma grande colega do antigo trabalho, a Mariana Freitas. Nada de formulários frios, salas de interrogatório e “one-way” feedback: isso sempre serviu mais como intimidador do que incentivador.

O método adotado era composto pelos seguintes momentos:

1) Criação de dois formulários (um para o gerente/líder e outro para o colaborador). Foram criados dois formulários. No caso do formulário de avaliação do colaborador, ele constitia em perguntas objetivas e com um grau de avaliação de quatro pontos (1-insatisfatório, 2-precisa melhorar, 3-conforme esperado e 4-acima das expectativas) e duas colunas. A primeira coluna era para o preenchimento da pré-avaliação do gerente/líder em cada colaborador (cada formulário representava um colaborador). Cada pergunta possui um peso de acordo com o que a empresa achar mais importante. A segunda coluna era para o preenchimento consensual junto ao colaborador, na reunião. Já o formulário de avaliação dos gerentes/líderes, era composto por perguntas descritivas que incentivavam o colaborador a escrever de forma anônima. Dessa forma ele poderia se sentir a vontade para criticar, divagar, sugerir, etc.

2) Pré-avaliação do colaborador, por parte do gerente/líder com base em perguntas bem objetivas. A pré-avaliação é feita para cada colaborador pelo gerente/líder com base em sua própria visão desta pessoa. Como são graus de 1-4, é preciso levar em consideração de que a média esperada é sempre “3″, sendo o “2″ apenas em casos onde o funcionário de fato precisa melhorar – e na maioria das vezes ele sabe disso – e o “4″ para casos excepcionais que mereçam tal nota.

3) Reunião de 30-60 minutos com os colaboradores e apresentação da pré-avaliação. Discussão e finalização da avaliação consensual. Aqui é o momento mais interessante. Após uma conversa inicial, explicando todo o processo de feedback, o gerente/líder apresenta a pré-avaliação para o colaborador e discute com ele item por item. O interessante é que o grau pode aumentar e, pasmem, diminuir durante a conversa e de forma consensual! Ocorreram casos em que o colaborador disse que não merecia um “4″ ou “3″, bem como casos em que na conversa a pré-avaliação se mostrou precipitada, e podemos passar de um “2″ para um “3″. Vejam, casos em que o gerente/líder pode achar que o colaborador precisava melhor, pode ser conversado e na hora se perceber que aquele era um caso isolado devido a algum fato externo. Ao final da avaliação, é interessante conversar durante uns 10 minutos com o colaborador sobre suas expectativas na empresa, sugestões, etc.

4) Elaboração de planos de ação para itens de melhoria para os colaboradores e acompanhamento posterior. Terminado o preenchimento, cria-se os planos de ação para todos itens que ficaram “1″ ou “2″. Sempre ações simples e factíveis, que poderão ser acompanhadas futuramente. Não adianta criar a expectativa de que serão pagos cursos e treinamentos e depois isso não se concretizar. A transparência aqui é essencial para o bom funcionamento.

5) Avaliação dos gerentes/líderes pelos colaboradores, de forma anônima, com perguntas descritivas. Finalizada a reunião, o colaborador recebe o formulário para preencher a avaliação do gerente. É importante reforçar que o formulário será lido e compilado por alguma outra pessoa (o RH da empresa, normalmente) e que o gerente receberá apenas os comentários ou na forma de um documento ou na forma de uma conversa. E no caso de problemas, criam-se planos de ação também. Perguntas descritivas são a forma de abrir um canal com o colaborador, para ele expôr suas opiniões sem marcar apenas “1, 2, 3, 4″ nas colunas.

6) Consolidação das avaliações e envio para as pessoas específicas. Por fim, são consolidadas as avaliações e enviadas para as respectivas pessoas. É interessante a pessoa ter este documento, mesmo que informal, para refletir um pouco posteriormente.

Vejam, é um método de feedback super simples. Mas, por experiência própria, posso dizer que é poderosíssimo. Tanto os gerentes/líderes ficaram satisfeitos em receber a avaliação dos colaboradores (elogios, críticas, sugestões) como os colaboradores se sentiram muito mais realizados em saber o que a empresa e, no caso, seus líderes, pensam sobre eles. O fato de possibilitar a argumentação durante o feedback proporciona uma experiência muito boa para ambas as partes. Pré-julgamentos são desfeitos, impressões erradas são apagadas e a transparência sempre tende a prevalecer.

Fica a dica para você, que pensa em criar um programa de feedback. Só não tenho os modelos de formulários, mas isso também não ajudaria muito. Sua empresa possui valores e objetivos diferentes de todas as outras. Avalie o que é importante para você e para seus colaboradores.