Gerência de Projetos

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Gerenciando requisitos em projetos

publicado por Marcus Gregório Serrano

Para poder afirmar que um projeto obteve sucesso, é necessário definir e observar vários fatores, como entrega do escopo completo, dentro do prazo e custos planejados. Uma questão que certamente aumentará as chances de sucesso dos projetos é o gerenciamento de requisitos. Essa atividade se inicia nas primeiras fases do ciclo de vida de um projeto de qualquer natureza e assume grande importância, pois será a base para todo o restante do planejamento. Note que definir os requisitos é algo a ser feito no início de um projeto, mas seu gerenciamento se dará até o término do mesmo.

Requisito pode ser definido como qualquer capacidade ou característica mensurável do resultado final do projeto, seja ele um produto ou serviço. No nosso contexto (vamos focar em projetos de tecnologia – sistemas), estamos então falando de funcionalidades, capacidades e características de sistema entregue. Ou seja, de forma bem simples, os requisitos descrevem o que o sistema fará e como fará. Importante: o “como” é sob a ótica de quem usa, não de quem constrói.

A documentação de requisitos é a base para a definição do escopo do projeto, permitindo a conversão dos desejos e expectativas dos clientes em itens mensuráveis e rastreáveis. Apoiará também o controle de mudanças no projeto, o rastreamento do atendimento aos requisitos, além de ser a base para se obter uma aprovação formal do resultado final. Enfim, é um importante instrumento de planejamento, gerenciamento e de relacionamento com o cliente.

Assim, vamos a algumas dicas úteis para se definir e gerenciar os requisitos de um projeto:

  • Identifique todos os envolvidos do projeto. Stakeholders são aquelas pessoas envolvidas ou afetadas pelo projeto. Identificá-los permitirá que você possa investigar suas necessidades, expectativas e desejos. Pessoas “esquecidas” em fases iniciais poderão surgir mais à frente e seus requisitos precisarão ser incorporados. Isso significa possíveis mudanças de escopo. E isso pode significar atraso no cronograma e aumento de custos.
  • Documente todos os desejos e expectativas destes stakeholders. Aqui o trabalho é de detetive. Faça reuniões, entrevistas, aplique questionários, faça sessões JAD, brainstorms, etc. Use as mais variadas técnicas para colher todas as informações sobre as características desejadas.
  • Associe os requisitos aos stakeholders. Quem é o dono de cada requisito? É importante que você consiga estabelecer essa relação, pois a gestão das mudanças no projeto começa aí. Qualquer pessoa pode solicitar qualquer alteração, em qualquer ponto? Não se esqueça de obter a aprovação dos requisitos antes de começar a construir.
  • Transforme desejos em requisitos. “Quero um sistema mais veloz.” “Quero um software mais amigável.” “Desejo maior usabilidade.” “Espero maior integração.” Nenhuma dessas frases (e seus resultados) é mensurável. Um sistema com um desempenho 0,00005% melhor é “mais rápido”, não é mesmo? No entanto, é isso que o cliente espera? Ou seja, traduza os desejos em itens que possam ser medidos e avaliados, como capacidade de processamento, capacidade de armazenamento ou características específicas de interface, por exemplo.
  • Atenção à descrição. Essa dica anda casada com a anterior. Alguns termos que você não deverá nunca usar: “veloz, rápido, amigável, fácil, suportar, etc, ou, mas não limitado a, minimizar, maximizar, suficiente, adequado, estado da arte”. Essas expressões não dizem nada!
  • Classifique os requisitos. Reúna-os em grupos como, por exemplo, obrigatórios (sem eles o sistema não entra em funcionamento), importantes (o sistema entra em funcionamento sem eles, mas com capacidade limitada) e desejáveis (são interessantes, mas, num quadro geral, não comprometem a utilização do sistema).
  • Associe os requisitos aos produtos gerados pelo projeto. Aqui, já estamos falando de gerenciamento de escopo. Se um requisito não está associado a algum produto, para que está sendo atendido?
  • Reporte o atendimento aos requisitos durante o projeto. Ou seja, informe para aqueles donos sobre o atendimento aos seus requisitos. Obtenha a aprovação quando cada entrega parcial (se houver) for realizada e quando a entrega final do projeto for realizada também.

Seguindo essas dicas, muitos problemas comuns em projetos de tecnologia poderão ser evitados. Torne essa atividade sistemática em seus projetos. Mas isso não significa que deva ser burocrático! E lembre-se de que a forma da sua documentação não deve ser mais importante que seu teor. Post-its e anotações em quadros brancos, uma vez validados como métodos adequados para seu contexto, estão valendo.

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Autor

Consultor e professor. Graduado em Sistemas de Informação, é especialista em Gerenciamento de Projetos. Certificado PMP® (Project Management Professional) pelo PMI - Project Management Institute e PRINCE2® Practitioner pelo Governo Britânico. Presidente do PMI-ES (seção capixaba do PMI - www.pmies.org.br) e Diretor Executivo da Macrogestão Consultoria e Ensino (www.macrogestao.com) Docente em cursos de capacitação, graduação e pós-graduação. Atua em atividades (consultoria e assessoria) ligadas a planejamento estratégico, gerenciamento de projetos, implantação de Escritório de Projetos (PMO) e metodologias de gerenciamento de projetos, dimensionamento de sistemas, dentre outros.

Marcus Gregório Serrano

Comentários

2 Comments

  • Parabéns, Marcos.
    Simples e objetiva, como deve ser toda orientação técnica.

  • Parabéns Tadeu!!!

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