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A escolha do Key User como fator de sucesso em uma implantação de SAP

publicado por Rodrigo Backendorf

Figura - A escolha do Key User como fator de sucesso em uma implantação de SAPAs implantações de SAP dão errado por diversos fatores, como por exemplo, a má definição do escopo inicial, resistência organizacional, falta de patrocínio por parte do comitê diretivo e etc. Outro ponto importante que resulta em fracasso e não damos o devido valor, é a escolha da equipe de Key Users. Quando um gestor indica um funcionário para esta função, geralmente, aponta alguém com baixo rendimento ou que não está bem encaixado no time. Afinal de contas, ele não vai desmobilizar seu melhor funcionário para ficar afastado da área por vários meses, certo?

A escolha dos Key Users para alocação em uma implementação de SAP é um dos pontos mais intrínsecos para o sucesso do projeto. É preciso identificar dentro das equipes quem são as pessoas chaves que mais se destacam tecnicamente e que tenham as melhores características comportamentais para superar o desafio, além de serem elos motivacionais para os demais colaboradores em transmitir a grande mudança organizacional que esta atividade exige.

Más escolhas poderão resultar em baixos níveis de qualidade do projeto, funcionalidades que não são aderentes, processos não implementados, retrabalho, estouro de cronograma, custos adicionais e até, na pior das hipóteses, na suspensão do projeto.

O Key User será o dono do seu processo SAP, desde o seu mapeamento até o GoLive, passando pelas especificações funcionais, parametrizações, testes, validações e treinamentos aos demais colaboradores. Ele será a referência do processo durante toda a vida do projeto e após o GoLive, pois participou de todas as etapas de implantação. Ninguém na empresa terá mais conhecimento do que ele, passando a ser uma figura de altíssima importância dentro da organização.

Para identificar os colaboradores mais indicados para a atuação na posição de Key User de uma implementação de SAP, veja abaixo as 10 características fundamentais, que certamente farão a diferença na equipe do projeto:

  1. Domínio dos processos de sua área – É imprescindível dominar os processos de sua área para poder analisar o quanto o SAP será aderente e o que deverá ser customizado ou não. Também precisa ter capacidade de avaliar o quanto seu processo pode ser mudado para que utilize as transações standard, o que é sempre mais indicado.
  2. Conhecimento do negócio – Precisa saber tudo o que está envolvido nos processos e analisar os impactos das mudanças que a organização sofrerá. Precisar ter uma visão global do negócio e dos seus objetivos.
  3. Sentimento de dono – Seu vínculo com a empresa deve ir muito além da execução de suas tarefas e do salário. Deve sempre priorizar os interesses gerais da empresa e se dedicar ao trabalho, buscando os resultados como se fosse o dono da companhia. Deve ter responsabilidade acima de tudo e saber que o sucesso do projeto depende muito das suas atitudes.
  4. Espirito de equipe – Nenhum individuo é melhor do que a soma das forças de uma equipe multidisciplinar. Saber trabalhar atuando colaborativamente, dividindo seus conhecimentos, ajudando os demais colegas e pensando no time como um todo, trará um ganho em escala ao projeto. O GoLive só vai acontecer se todas as frentes forem entregues.
  5. Dedicação exclusiva – Ter um sucessor e não concentrar atividades é fundamental para que o Key User possa ter condições de se afastar da sua área durante toda a implementação. Ele deverá ter foco total nas atividades inerentes ao projeto, não atuando em atividades concorrentes ou paralelas.
  6. Facilidade de comunicação – Saber comunicar é fundamental em qualquer área, mas neste caso, uma falha pode resultar em atrasos e custos adicionais para o projeto. O funcionário tem que ter capacidade de transmitir suas ideias e opiniões, assim como sua forma de trabalho de uma maneira curta e objetiva. Um processo mal entendido poderá resultar em um GAP inexistente ou em uma transação que não vai cumprir seu propósito.
  7. Poder de influência – O Key User vai fazer parte de uma mudança que vai impactar a empresa como um todo. Isso quer dizer que o funcionário escolhido deve ter a capacidade de mudar os pensamentos, opiniões e inspirar os outros colaboradores a agir de acordo com o novo modelo de trabalho. No fim das contas, uma implantação de sucesso também dependerá do nível de aceitação da companhia em relação aos novos processos.
  8. Aceitar mudanças – O Key User receberá o primeiro impacto das mudanças que o SAP proporciona em uma organização. Estas mudanças são inevitáveis e nem sempre significam algum ganho no primeiro momento ou em algum processo individual. É necessário estar aberto a novas formas de trabalho e aprender sobre as melhores práticas que o mercado utiliza. O ganho do SAP está justamente em sua capacidade de padronização, integração e otimização de todos os processos da companhia.
  9. Resiliência – Um projeto SAP é recheado de conflitos, choques, altos níveis de estresse e todos os tipos de adversidades. Ser capaz de lidar com estes problemas e resistir a estas pressões sem entrar em surto psicológico, emocional ou físico fará toda a diferença.
  10. Vontade de estar no projeto – Ser o último ponto, não quer dizer o menos importante, muito pelo contrário. Este é o ponto mais delicado sobre o comportamento de um Key User. Se ele não estiver de alma e coração para participar do projeto, nenhum dos itens acima fará a diferença. Nada adiantará ter todas as características necessárias para executar uma atividade com maestria se, simplesmente, o colaborador não estiver a fim de fazer.

Um projeto é composto por diversos fatores de sucesso e todos eles envolvem algo essencial: as pessoas. Será bastante difícil encontrar as 10 características em cada componente do time do projeto. Mas para você, vale correr o risco de deixar alguma delas de fora da sua lista de seleção?

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Autor

Profissional que atua há mais de 20 anos na gestão de TI em empresas de médio e grande porte. Com muito foco, dedicação, espirito de liderança e trabalho em equipe, se destaca pelos resultados alcançados e pelo sucesso na condução de projetos de infraestrutura, telecomunicações e implantação de sistemas ERP. Interesse em Cloud Computing, Big Data, BI, Sistemas Cognitivos, Datacenters, Segurança da informação, SAP.

Rodrigo Backendorf

Comentários

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  • Ótimo artigo Rodrigo, Key User é peça fundamental na implantação de sistemas corporativos.

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