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Empresas e colaboradores ainda não se atentaram aos riscos do compartilhamento de documentos através de aplicativos móveis de mensagens

publicado por Marcelo Fernandes

Figura - Empresas e colaboradores ainda não se atentaram aos riscos do compartilhamento de documentos através de aplicativos móveis de mensagensCom o crescente número de profissionais adotando a prática do trabalho remoto, o uso de ferramentas que permitem fácil comunicação e colaboração tem aumentado. Especialmente no Brasil, país que reconhecidamente lidera o ranking global do uso de redes sociais, o compartilhamento de dados corporativos por meio de aplicativos móveis de mensagens é uma realidade. Uma pesquisa global realizada pela Regus em 2015 mostrou que o WhatsApp é usado por 95% das pessoas como ferramenta para trabalho remoto no país.

O recente anúncio de uma nova função no aplicativo, que permite compartilhar documentos PDF ou arquivos do Google Drive com contatos e grupos, aumenta a necessidade de as empresas reforçarem sua política de colaboração segura. Isso porque o roubo e vazamento de dados em soluções de compartilhamento em nível consumidor é um risco muito alto para as corporações, tanto financeiro quanto em perda de propriedade intelectual e prejuízo à reputação.

Além da evidente questão da segurança, as empresas perdem o controle sobre os dados corporativos quando os funcionários passam a utilizar os mais diversos programas de compartilhamento em nível consumidor, conforme indicou relatório sobre o tema produzido pela Osterman Research para a Intralinks. Outro problema é a falta de arquivamento, uma vez que um conteúdo criado e compartilhado por um funcionário através do WhatsApp ou DropBox, por exemplo, corre o risco de nunca ser salvo na rede da empresa. Essa falta de documentação pode até mesmo levar a problemas de compliance jurídico e regulatório.

Já existem soluções de colaboração empresariais desenhadas para facilitar o compartilhamento de informações sensíveis ao mesmo tempo em que fornecem segurança e absoluto controle do conteúdo. Veja alguns exemplos de situações em que aplicativos de nível consumidor exporiam as informações da empresa, mas que a adoção de uma solução empresarial seria capaz de mitigar:

  • Quando o dispositivo móvel do funcionário é perdido/roubado – a solução de nível empresarial criptografa os documentos automaticamente e exige autenticação com usuário e senha para que os documentos sejam abertos. Assim, eles permanecem a salvo.
  • Colaborador deixa de fazer parte do quadro da empresa – com a ferramenta de gerenciamento de direitos da informação, a empresa tem controle completo sobre os documentos compartilhados: pode revogar o acesso do usuário a qualquer hora e em qualquer lugar. Mesmo que ele tenha feito download do documento em seu computador doméstico, ainda é possível revogar o acesso dele a qualquer momento.
  • Documentos que são restritos a um grupo de colaboradores- a ferramenta empresarial permite criar regras referentes aos privilégios dados a cada colaborador sobre os arquivos compartilhados, como visualização, edição, impressão e download, além de estipular por quanto tempo este acesso estará disponível.

Entretanto, antes de todas essas ações e investimentos, as empresas precisam entender a nova realidade trazida pela mobilidade e a consequente necessidade de ferramentas de colaboração, que fornecem agilidade e facilidade de uso para os funcionários, e devem manter a segurança como um ponto crítico na definição das soluções a serem implantadas. Assim, minimizam-se os riscos de vazamentos das informações compartilhadas e garante-se a produtividade da equipe.

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Autor

Marcelo Fernandes, Diretor de Marketing da Intralinks para América Latina

Marcelo Fernandes

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