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Email no celular: algumas regras básicas

publicado por Wagner Mancini

Quando os primeiros celulares surgiram no Brasil no início de década de 90, eles só serviam para uma coisa: falarmos com alguém sem estarmos amarrados ao fio do telefone. Duas décadas depois, nossos celulares viraram uma central de comunicação móvel e entretenimento – viraram smartphones que nos permitem enviar e receber mensagens de texto, ler e enviar e-mails, fazer conferência e videoconferência, usar como ramal móvel no nosso escritório, gravar notas e lembretes, fora toda a gama de jogos, TV digital, músicas, vídeos e aplicativos para todos os gostos.

Temos realmente computadores em nossas mãos hoje em dia. O problema é que, em termos de comunicação, em geral não fomos “treinados” para viver neste novo mundo, com comunicação disponível em qualquer lugar. Por isto seguem algumas dicas:

Uso da ferramenta de comunicação correta: Sugira a criação na empresa ou no seu time de trabalho de um código de comunicação onde se defina claramente e de forma simples quais as melhores práticas de comunicação esperadas e que meios de comunicação devem ser usados, em quais situações e quais os prazos de resposta esperados para cada meio. Exemplo:

• assuntos urgentes, prefira um contato pessoal;
• Se não encontrar a pessoa, ligue ou envie SMS – retorno previsto: no máximo 2 horas;
• Para informar algo ou solicitações não urgentes, envie um e-mail – retorno previsto: 24 horas.

Sobre e-mails: A maioria de nós recebe uma quantidade cada vez maior de e-mails, e muitos deles poderiam ser evitados. Dar conta destes e-mails parece cada dia mais difícil, e mesmo em um smartphone selecionar quais dos 100 ou 200 e-mails devem ser lidos primeiro é uma tarefa árdua… Para melhorar a comunicação com e-mails, algumas ações e pequenas mudanças de comportamento podem ser de grande valia.

Escrevendo e-mails: Se você vai enviar um e-mail, primeiro tenha em mente que e-mail é uma comunicação apenas escrita, e por isto é um meio “pobre” de comunicação. Mais de 90% da comunicação humana está no visual, nos gestos e na entonação de voz. Portanto, tenha certeza de que sua comunicação por e-mail é a forma mais eficaz de comunicar o que você quer e de ter a resposta que precisa. Se realmente for escrever um e-mail, observe estas dicas:

• Seja objetivo na comunicação. Menos palavras e mais direto ao ponto.
• Releia o que escreveu antes de enviar.
• Veja se está claro o que você quer, se colocou as pessoas corretas no e-mail, e SOMENTE elas.
• Se precisa de algo, digo o que precisa, de quem precisa e principalmente para quando precisa.
• Coloque um título/assunto claro no e-mail. A dica aqui é deixar para colocar o assunto por último, depois de ter escrito o e-mail.
• Nunca escreva e-mails em estado emocional muito alterado. Palavras escritas de forma emocional podem causar grandes confusões. E tenha consciência de que o que você escreveu poderá ser lido por quem recebe a qualquer momento, e o estado emocional de quem recebe é um aspecto sobre o qual você não tem controle.
• Não copie todo mundo. Muita gente adora copiar o chefe em tudo, só que a maioria deles acha que recebe muitos e-mails desnecessários dos subordinados, portanto, cheque com seu chefe que tipo de e-mail ele quer receber cópia.

E-mail no celular:

o Use seu Smartphone para ler e-mails mais urgentes e e-mails que precisem de respostas muito rápidas.
o Use também para apagar aqueles que são desnecessários (e spams, é claro).
o Deixe para responder e-mails que precisam de respostas mais elaboradas para momentos em que você tenha mais tempo, ou até prefira respondê-los através de seu computador.
o Leia e-mails no celular apenas em momentos em que não esteja fazendo outra coisa.
o Nunca leia e-mails quando estiver dirigindo ou fazendo qualquer atividade de risco.
o Se estiver almoçando ou em reunião com outras pessoas, priorize as pessoas e deixe o celular para depois. Se estiver esperando algo urgente, comunique de antemão às pessoas que estão com você de que talvez você precise responder rapidamente algo urgente que está esperando.
o Desative o alerta de chegada de novo e-mail no celular (e no computador também). Isso só serve para lhe tirar do foco do que está fazendo.
o Para fácil identificação, adicione no início do título/assunto do e-mail um código de comunicação que seja de conhecimento de todos da equipe. Este código pode incluir siglas, indicando a ação a ser tomada, como por exemplo:

• AR: Ação Requerida
• RR: Resposta Requerida
• PSI: Para Sua Informação. Assume-se que quem está em cópia ou oculto é SEMPRE PSI; somente pessoas no para deveriam ter ações ou respostas requeridas.
• OK: Resposta positiva para algum assunto enviado anteriormente.

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Autor

Graduado em Engenharia Elétrica em 1995, com pós-graduação em Administração e Marketing pela ESPM. Experiência de mais de 25 anos em cargos executivos e técnicos nas áreas comercial, pré-vendas, pós-vendas, marketing, atendimento ao cliente, consultoria e serviços profissionais, atuando no Brasil e América Latina, em empresas de tecnologia de ponta, desenvolvendo e implementando soluções de tecnologia em grandes clientes. Atualmente é sócio-Diretor da OmRá, desenvolvendo projetos de uso de tecnologia visando melhorias de qualidade de vida, na sociedade e melhor produtividade nas organizações, sendo também co-inventor do Programa de Educação Corporativa PPG, voltado para melhoria da produtividade pessoal, integrando melhores práticas de organização e planejamento pessoal com a aplicação prática usando tecnologia de informação. Foi Diretor de Soluções para a América Latina da StorageTek, multinacional americana, líder no segmento de sistemas automatizados de armazenamento de dados (posteriormente adquirida pela SUN e Oracle) e Diretor de Marketing & Serviços na Columbia Storage. onde exerceu atividades gerenciais, comerciais e técnicas em todo o processo de introdução de tecnologias de ponta na área de sistemas automatizados de armazenamento de dados nas maiores empresas usuárias de tecnologia de informação no Brasil, como Banco Itaú, Bradesco, Banco do Brasil, Petrobrás, Unibanco, ABN Real, etc. Foi sócio-Diretor da Ativa Consultoria em Recursos Humanos, focada em Treinamento & Desenvolvimento, Seleção de Executivos e Desenvolvimento de Sistemas Informatizados para áreas estratégicas. Iniciou sua carreira na área técnica de desenvolvimento de projetos eletrônicos na área de informática, atuando nas áreas de desenvolvimento de produto, testes, suporte técnico e serviços a clientes, tendo sido responsável pela implementação e coordenação de grupos nas áreas de serviços técnicos a clientes (pós-vendas), suporte técnico a vendas (pré-vendas) e marketing de produto.

Wagner Mancini

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