Digitalizar documentos! Que tipo de solução adotar?

Porque adotar uma solução de digitalização de documentos?
Onde e como atingir os objetivos de negócios. Quatro perguntas a fazer para se ter a escolha certa.

 Você se lembra do momento em que o conceito de “sem papel” era uma prioridade para muitas empresas? Se essa idéia tem gerado grande entusiasmo no ambiente de corporativo, a evolução para o ambiente digital teve seus limites.

As motivações não falharam ainda, mas o conceito de escritório sem papel foi finalmente negligenciado em favor de uma estratégia de digitalização que faça sentido se você escolher a solução mais adequada a sua realidade.

Um investimento com um ROI quantificável.

Ainda hoje, muitas empresas se apegam ao papel, embora o armazenamento de documentos esteja ocupando um grande volume de espaço que cada vez custam mais caro. Normalmente, os documentos são produzidos, fotocopiados e enviados por e-mail ou fax. Os destinatários muitas vezes têm que repetir cópias para seus arquivos ou recuperar em sua forma eletrônica.

Nesta situação, uma solução de digitalização documental adequada deve ser vista como um investimento e um retorno sobre o investimento quantificável.

Quatro perguntas para identificar adequadamente as suas necessidades

Para definir os objetivos de uma estratégia de digitalização aderente a sua organização, as necessidades podem ser identificadas na realização das perguntas certas.

1. Pergunte a si mesmo como se recupera as informações de sua empresa hoje que são armazenadas fisicamente ou eletronicamente?

Ao responder a esta pergunta, você vai saber se você precisa de uma solução para o índice de pesquisa ou por palavra-chave nos documentos digitalizados.

2. Em que formato você deseja salvar os seus documentos digitalizados?

Ao escolher o formato para salvar documentos, lembre-se que muitas soluções aplicam o formato Tiff ou Jpg. Você provavelmente tem a oportunidade de salvar seus documentos de uma forma mais universal, que pode levar a uma conversão para o Microsoft Word ou PDF. Há mais de quatro anos surgiu um formato padrão denominado SAFE-DOC.

3. Você já investiu num scanner ou espera receber na escolha de sua solução?

Se você já tem o scanner apropriado, certifique-se que seja compatível com a estratégia ou a solução de imagens de documentos. A plena integração de hardware e software de digitalização de imagens é a condição para uma solução completa.

4. Você vai usar uma empresa externa especializada em digitalização de documentos?

Várias horas podem ser necessárias para estabelecer e administrar uma solução eficiente e aperfeiçoada. Os documentos existentes devem ser classificados, digitalizados, validados e armazenados eletronicamente em um datacenter que possui redundância de energia, ar condicionado, segurança, auditoria, e logicamente que essa tarefa pode ser muito demorada.

Além disso, os preços dependem dos recursos disponíveis, muitas empresas escolhem uma solução que combina um equipamento de varredura econômico e o mais recente software de digitalização de imagens e documentos.

A sua infra-estrutura de rede existente permite digitalizar documentos diretamente e colocá-los em um servidor de rede, garantindo um acesso multiusuário. Estas soluções de custo baixo por um scanner de mesa, usado em conjunto com os recursos de digitalização do sistema operacional.

Você pode até tentar montar uma estrutura de digitalização básica na sua empresa, no entanto, certamente carecerá de muitos recursos, como o OCR, gerenciamento de extração de documentos, armazenamento, backup e redundância.

A maioria das empresas preferem optar por uma solução que combina “software e scanner”, que é mais versátil, incluindo a maior parte ou todas as características mencionadas. Uma solução deste tipo além de custar muito caro é difícil ter aderência a maioria das empresas.

Hoje temos uma solução padrão SAFE-DOC que tem atendido empresas de Pequeno, Médio e Grande Porte, devido à fácil utilização, fácil implantação e preço justo. É valido lembrar que o processo de digitalização é um formato de atitudes e mudança de cultura e envolve capacitação, acompanhamento e principalmente mudança da cultura organizacional.

Em resumo:

No geral as restrições orçamentárias encorajam os gerentes de TI a identificar os consumidores e mais serviços de recursos de armazenamento. A tentação é para imputar a responsabilidade pelo armazenamento que usam. “Essa responsabilidade deve ser dada uma melhor compreensão das ligações entre os custos de armazenamento e da atividade dos diferentes serviços.

Além disso, deve garantir que os usuários armazenem seus dados no lugar certo apenas o registro que precisa ser preservado. Segundo os executivos negócios da empresa Acesso Digital, o GED como é conhecido hoje, teve uma grande mudança desde a padronização imposta pelo sistema SAFE-DOC que além de ter um excelente custo benefício de implantação, suporte e utilização tem popularizado ainda mais a digitalização no Brasil com benefícios além da economia de papel e sustentabilidade.

Se a avaliação sobre a importância dos dados normalmente é deixado para usuários de aplicativos, gerentes de TI devem ter uma palavra a dizer. Os usuários podem definir os requisitos de armazenamento e prioridades tão irrealista que é impossível cumprir num custo razoável… Cabe ao administrador da solução de gerenciamento moderar o calor da emoção nas solicitações das aplicações do usuário com uma boa dose de realismo sobre o que pode ser feito ou não.