Carreira

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Ambientes de Colaboração no trabalho: Uma solução para o seu problema

publicado por Kátia Cristina Dotto Gasparini

Quando falamos em colaboração imediatamente visualizamos um grupo de pessoas unidas em prol de uma causa. Assim a colaboração passou a ser um fator determinante para o sucesso em qualquer área de atuação.

No trabalho não poderia ser diferente, pois é fundamental reunir as pessoas envolvidas nos projetos em um único local para discutir e fazer uso de suas diferentes habilidades para elaboração de propostas e resolução de problemas.

Entretanto este tipo de enfoque possui uma série de pontos que necessitam de atenção, e principalmente de solução, afinal o objetivo é o melhor aproveitamento das ideias, não é mesmo?

O primeiro ponto consiste em enfrentar os obstáculos que surgem ao se tentar reunir rapidamente em um mesmo local os profissionais-chave, pois estes podem estar alocados em lugares geograficamente distantes. Também nos deparamos com árdua tarefa de definir e aplicar metodologias para a condução das discussões presenciais, que se não forem bem administradas, podem gerar grande perda de tempo, além é claro, da possibilidade de criar sérios conflitos entre os participantes.  Não o bastante, ainda é necessário bancar o psicólogo e lidar como o receio que os profissionais têm em apresentar ideias e opiniões, já que estas podem ser interpretadas de forma negativa caso sejam contrárias ou discordantes das apresentadas por seus superiores.

Uma saída para estes e outros problemas está na adoção de uma solução tecnológica que permita migrar o ambiente presencial para o virtual. Mas qual utilizar? Encontramos diferentes tipos soluções no mercado com funcionalidades similares para gestão de projetos e compartilhamento de documentos, entretanto a grande novidade está no uso das soluções similares as aplicadas em redes sociais. O aproveitamento destas soluções na elaboração dos ambientes de colaboração virtual em empresas já é uma realidade e uma importante ferramenta de trabalho.

Para fazer uso deste ambiente é necessário elaborar uma arquitetura de colaboração prevendo todos os recursos que serão disponibilizados aos profissionais, tais com mensageiros instantâneos, videoconferências, fóruns, bibliotecas de documentos e projetos, entre outros, que serão adotados como uma extensão do local de trabalho. No entanto é sempre bom lembrar que se esses ambientes não forem bem arquitetados, inevitavelmente se tornarão mais entre tantos outros repositórios de informações.

Um ambiente de colaboração, corretamente implementado, será extremamente útil por tornar possível transcender as barreiras físicas e propiciar uma melhor interação entre um maior número de profissionais, que podem alinhar conhecimento e trocar ideias mesmo estando em locais distintos. Como consequência, obtemos propostas inovadoras de atuação, saindo da fase do conhecimento restrito a pequenos grupos e passando para a fase de alinhamento, nivelamento e gestão do conhecimento corporativo.

Desta forma entregamos aos profissionais uma poderosa ferramenta de trabalho que pode ser utilizada para compartilhar seus problemas, dúvidas, sugestões, documentos ou qualquer outro tipo de informação, e obter o suporte e interação com uma equipe diversifica e qualificada de profissionais pronta para auxiliá-lo em seu trabalho. Além disso, pode-se pesquisar informações nos conteúdos armazenados, que servirão de norte para demandas semelhantes e de guia de referências das lições aprendidas, evitando a repetição de erros e reduzindo tempo e custos na elaboração de projetos.

Felizmente estes ambientes têm sido bem recebidos devido à transparência das informações ali publicada e da facilidade proporcionada aos gestores para identificar os profissionais mais preparados e os perfis necessários para demandas específicas, isto sem mencionar a redução de gastos alcançada. No entanto fica a necessidade de incentivar a participação de todos os profissionais, uma vez que o conteúdo mais valioso é o conhecimento compartilhado e constantemente atualizado.

Assim cria-se um ambiente de inteligência coletiva, afinal se uma única mente é capaz de produzir soluções brilhantes, imagine as possibilidades e o nível de qualidade que podem obter quando reunimos várias.

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Autor

Kátia Gasparini é analista de sistemas com pós-graduação em Engenharia de Sistemas, trabalhando na área de tecnologia mais de 10 anos, com foco em gestão governamental e educação. Seus principais pontos de atuação estão na reengenharia de processos, inovação de serviços, governo eletrônico e recentemente em colaboração. Atualmente compõem a equipe da Diretoria de Modernização da Secretaria de Estado de Planejamento do Governo do Acre, na coordenação de projetos de inovação com o uso da arquitetura SOA. Também atua com professora na Uninorte - União Educacional do Norte, nos cursos de Sistemas de Informação, Tecnologia em Redes, Administração e Jornalismo. Twitter: @katiagasparini http://br.linkedin.com/pub/katia-cristina-dotto-gasparini/26/942/392

Kátia Cristina Dotto Gasparini

Comentários

2 Comments

  • O que vejo de mais positivo no ambiente de colaboração é a forma como a gestão do conhecimento ocorre.
    É um lugar comum, as ideias não serão perdidas, pelo contrário, estarão armazenadas e seus idealizadores estarão registrados. Permite o debate, acrescentar e retirar sugestões, formar uma nova ideia. Evita o retrabalho, a perda de tempo. É extremamente útil para o mundo moderno.

  • Já tive algumas experiências com a utilização deste tipo de ferramenta.
    Um ponto a ser focado é que ferramentas desta natureza são praticamente gratuitas: existem infinitas soluções de código aberto e licenciadas que permitem este tipo de interação. Por exemplo, a instalação de um servidor de uma ferramenta similar a wikipedia pode ser instalada em questão de algumas horas.
    Um dos desafios é a recuperação da informação. Não basta jogar material nestes repositórios, é preciso que a identificação e recuperação da informação sejam feitas. Porque senão, as velhas pastas compartilhadas do windows serviriam.
    Outro desafio é a divulgação: não adianta nada colocar uma informação nova no repositório se as pessoas que poderiam ser beneficiadas por ela não ficam sabendo disso. E mais: se as possíveis beneficiárias da informação “não tem tempo” de ler a informação, não adianta nada.
    Portanto, as próprias métricas de avaliação de performance de um funcionário precisariam ser revistas. Por exemplo, poderia ser considerada uma métrica de performance que o funcionário recomende ou revise 3 artigos aleatórios presentes em tal repositório…

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