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Tabela de Temporalidade de Documentos – GED como soluço

publicado por Bruno Velaz

GED: aplicando a tabela de temporalidade

Devo ler este Artigo? Alguma frase faz você pensar?

– Perdi uma causa trabalhista hoje, por que minhas provas documentais, acabei não achando.

– Onde está meu contrato?

– Por quanto tempo eu tenho que guardar este documento?

– Posso tramitar documentos digitalizados?

Você já imaginou um sistema para a sua empresa, que preserve os documentos que poderiam gerar prejuízos incalculáveis, caso fossem perdidos? Um produto que auxilia a redução de custos, que proporciona segurança e agilidade na localização de documentos em papel ou digitais, bem como uma forma para reduzir o espaço físico empresarial?

Solução do problema

Tabela de temporalidade – o instrumento com o qual se determina o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo. Normalmente a tabela de temporalidade leva em consideração a legislação (exemplo: áreas contábil, fiscal e financeira) e políticas próprias de cada empresa.

Como posso entender mais sobre o tempo de guarda?

Existe um documento completo com referência explicando as regras de temporalidade e obrigações.

No caso de Administração Pública indico o CONARQ que possui uma vasta classificação de documentos e regras sobre guarda final e sua temporalidade.

Temporalidade de Documentos

Classificação de documentos, utilizando tabela de temporalidade

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf

Calma – Muito importante Antes

É importante ainda, estabelecer uma sistemática para remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos a partir da implantação da Gestão de Documentos.

Através da Racionalização de Documentos e a implantação de softwares, como o GED as empresas garantem a gestão de seus documentos e atendem aos padrões exigidos para a Certificação ISO.

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Autor

Líder da maior Comunidade de SharePoint do Brasil CanalSharepoint.com.br Agora com o novo nome www.CanalTechShare.com.br. Diretor Executivo no Grupo empresarial Taugor Corporation, onde atua na área estratégia de tecnologia e direção de produtos. Atualmente a Taugor possui produtos em GED e Intranet com aceleradores para implantação rápida e fácil. Com grande experiência atuando como Microsoft System Manager nas áreas Portais Corporativos, BI, EPM com Engenharia de Software (PMI-RUP-CMMI at Level 3-TSP/PSP - ITIL) e CRM Dynamics na Taugor. Principal responsável no projeto a nível nacional SISCSV (Certificado de Segurança Veicular), tem trabalhado grandes clientes como Grupo LIGHT , VALE , SEBRAE e Grupo GERDAU-RS, Grupo RANDON, CPFL, SYNGENTA, SENAC e etc. Bacharel em Sistemas da Informação pela UNISINOS e Técnico em Processamento de Dados pelo La SALLE-RS. Fortemente Certificado Microsoft com MCT SharePoint, MCITP EPM 2007, MCPD, MCAD, MCTS SharePoint Dev e Infra , MCTS WSS 3.0 Dev e Infra, MCTS SQL Server . Atua na comunidade MSDN e TechNet como apresentador de WebCasts e eventos relacionados com SharePoint e EPM, como o ROADSHOW TechShare (eventos SharePoint e EPM) em 2008/2009 até o presente momento. Contatos: Bruno Velaz - CEO MCT/MCPD/MSM Diretor Executivo Especialista em Tecnologoias SharePoint, Project Server e CRM Dynamics com 15 anos de experiência na TI. Email: bruno.velaz@taugor.com.br Email: bruno.velaz@canaltechshare.com.br http://www.taugor.com.br Outras referências Veja alguns artigos falando sobre GED e SharePoint, que é o framework que usamos em nossa solução. * Revista CanalTechShare: Tecnologias SharePoint * SharePoint para manutenção da ISO9001-2008 * Blog de GED - http://www.taugor.com.br/blog * Solução GED - www.ged.taugor.com.br * Solução Intranet - www.intranet.taugor.com.br

Bruno Velaz

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