10 dicas para implementar mudanças em TI

Mudanças em TI continuam sendo alvo das atenções dos executivos. A complexa e dinâmica realidade econômica, política e tecnológica em que vivemos tem profundo impacto na forma de planejar, administrar e agir das organizações. A liberalização econômica, a globalização crescente, a competição sem fronteiras, as privatizações, entre outros motivos, nos levam a conviver com um modelo inevitável de mudança e readaptação na área de tecnologia.

O ambiente de trabalho, principalmente em tecnologia, não pode sobreviver ao desafio de mudança constante sem um plano ou estratégia ajustado aos dias de hoje.

O que precisamos realmente é de um método básico e coerente para gerenciar a Mudança dentro de TI, reduzindo custos e maximizando os resultados.

Para que a mudança em TI aconteça sem traumas, são necessários alguns requisitos e condições. Dentro de um contexto normal de tecnologia, a mudança acontecerá na medida em que 3 fatores aconteçam.

É nesta última fase que muitos projetos de Mudança fracassam, apesar de se reconhecer a causa e de ter identificado a melhor solução TECNOLOGICA, visto que, por falta de metodologia adequada de implementação, os resultados desejados deixam de ser atingidos por falta de aprofundamento no entendimento da REAL NECESSIDADE. Paul Campbell, consultor internacional especializado em Gerência de Projetos e Mudanças, recomenda alguns princípios da Gerência de Projetos tais como: Prazo/ Custo/ Qualidade/ Pessoas. Baseado nesse princípio podemos estabelecer algumas fases fundamentais para o sucesso do Processo de Mudança.

1. Diagnóstico Claro da Situação

   Levantar dados e informações com o maior número de pessoas envolvidas no processo de mudança em TI. Entender o Projeto e seus objetivos para usuário final.

2. Alinhamento dos Objetivos

   Definição do escopo ou especificação funcional: qual o resultado final desejado? Devendo ser quantificado, quantitativo na medida do possível mensurável.

3. Fixar Estratégia

   Estabelecer a metodologia geral ou plano básico para se implementar a mudança. Definir a política de utilização de recursos internos e externos.

4. Fortalecimento da Cultura Organizacional

   O desafio consiste na necessidade de construir uma nova cultura e/ou reforçar a cultura existente dentro de TI, com intento de não ter uma visão míope.

5. Comprometimento das Pessoas com os Objetivos e Estratégia

   O sucesso de tais mudanças depende da capacitação e preparação dos profissionais de tecnologia, em todos os níveis, para enfrentar os novos desafios. É preciso ousar, arriscar e inovar para vencer. A preparação do pessoal para mudança exige uma abordagem inovadora que demonstre, através de vivência, como encarar o risco e desenvolver formas inovadoras de trabalho.

6. Identificar Atividades

   Subdividir o projeto como um todo em “fases de entregáveis” passíveis de serem gerenciadas e controladas. A “estrutura analítica” deve ser aplicada ao projeto de mudança.

7. Identificar Recursos

   Determinar os Recursos humanos disponíveis para implementar as mudanças, analisando a qualificação, tempo de utilização e quantidade requerida. Levantar também necessidades de recursos financeiros, materiais e equipamentos especiais.

8. Treinamento Adequado das Pessoas

   É necessário dotar os programas de treinamento de conteúdo e metodologia, embasados em uma filosofia que devolva ao indivíduo a capacidade de pensar, a partir dos resultados da sua própria experiência. Isso implica num processo de aprendizagem que é desenvolvido além da sala de aula, integrando técnicas e pensamento gerencial, intuição e intelecto, ciência e bom senso.

9. Estabelecer Tempo para cada Atividade

   Com base nos recursos, calcular o tempo de execução de cada atividade. Estabelecer calendário das atividades com datas programadas de início e término.

10. Rever Tudo

    Ajustar as necessidades de prazo global com a disponibilidade de recursos, reavaliar a lógica, refinar o plano. Em todas as fases, o gerenciamento eficaz dos aspectos culturais e humanos é a chave para o sucesso. O desafio é conseguir integrar a Abordagem Técnica da Implementação com o Desenvolvimento das Competências Humanas.

    

No mundo de Tecnologia como no organizacional, a continuidade das empresas está intimamente relacionada com seu Processo de Mudança. E a correta condução deste processo está intimamente relacionada à uma metodologia que garanta sua implementação correta.

[Crédito da Imagem: Mudanças em TI – ShutterStock]