Técnicas de apresentação – parte 1: o começo de tudo

Um tema que particularmente me encanta, são as diversas técnicas e estratégias para se comunicar. Transmitir uma ideia, seja de maneira oral ou escrita, envolve uma série de preparativos que muita gente simplesmente desconhece ou ignora. Como começamos a falar desde 1 ano de idade, parece que o sucesso em transmitir uma ideia é natural. Como se a mesma história contada por pessoas diferentes não fizesse a menor diferença. Mas faz. E muita!

Na área de TI assim como em muitas outras, saber expressar-se é vital. Principalmente se almejamos crescer na carreira, atingir objetivos mais ousados. Como na maioria das vezes o crescimento nos leva à liderança, torna-se mais necessário ainda comunicar-se com eficiência. Obviamente não quer dizer que só vai alcançar o sucesso quem tiver desenvoltura falando e escrevendo, mas, cá entre nós, ajuda muito não?

Começando com este artigo, passaremos por vários tópicos relacionados ao planejamento, elaboração e entrega de apresentações e treinamentos. E começaremos pela seguinte situação: como preparo uma apresentação?

Abrir o PowerPoint. Está é a primeira ação de muita gente quanto vai começar a preparar uma apresentação. Copiar uma apresentação já existente e começar a alterar. Isso pode funcionar para aquelas apresentações padrões de status, ou comunicações usuais, repetitivas. Mas, no geral, apresentações precisam de planejamento, antes de qualquer coisa. É preciso saber que mensagem vai transmitir e quem precisar receber esta mensagem. Se for falar de Papai Noel, preciso saber exatamente que mensagen sobre Papai Noel quer passar. Ah sim, vamos avisar que Papai Noel agora não recebe mais cartas, e as crianças terão que usar a internet. Mas e a audiência? Bom, se for para crianças, a linguagem será infantil. Se for pra avisar os pais, a linguagem será adulta. Se for pra fazer propaganda disso, a linguagem seria publicitária. Em todos estes casos, teríamos provavelmente um material distinto e um discurso idem. Este já seria o ínicio do planejamento desta apresentação.

E quanto à mensagem? Bem, primeiro precisamos entender se trata de uma apresentação ou de um treinamento. Qual a diferença? Basicamente num treinamento estamos tentando ensinar algo, enquanto na apresentação estamos comunicando alguma coisa. Numa apresentação normalmente não nos importamos que os participantes tenham aprendido sobre o assunto, mas sim que tenham tomado ciência de alguma informação. Com isso, não é necessário, por exemplo, fazer exercícios, ou testar o conhecimento os participantes. Estamos comunicando uma ideia apenas. Já num treinamento estamos ensinando algo. Torna-se necessário garantir que ao final do evento os participantes tenham adquirido o conhecimento transmitido. Existem técnicas diversas para treinamentos, que abordarei em outro artigo.

Agora voltando à mensagem que queremos passar. Por que é importante definir qual a mensagem? Porque este será nosso guia para testar se a apresentação em si atingiu seu objetivo. É através deste objetivo que prepararemos o material de apoio (que normalmente conta com slides, quadro branco, flip chart, etc) e o discurso do apresentador. Seria como se preparássemos uma história para contar, com início, meio e fim. E qual o moral da história? É justamente a mensagem que você planejou passar para os participantes.

Para ajudar, o ideal é criar um roteiro. Neste roteiro especificaremos quais os tópicos que serão abordados e em que ordem. São definidas também as ferramentas de apoio a serem usadas. Quase sempre slides no PowerPoint, desenhos no quadro branco, e algumas informações no flipchart. Os slides servirão para guiar sua apresentação, e não para ser a apresentação em si. Se fosse assim, não precisaríamos de ninguém para apresentar. Alias, seria melhor redigir um memorando e compartilhar, não acham? Seja econômico no uso de texto e harmonize seus slides com figuras. Slides não devem ser poluídos, e tampouco conterem tudo o que vai ser dito. Use o quadro branco para exemplificar com desenhos e gráficos seu discurso. Use o flipchart para guardar informação que poderá rever depois ou eventualmente destacar para levar consigo.

Um outro fator importante no planejamento é o tempo disponível para apresentar. Se não existe um tempo pré-definido, tenha em mente que apresentações não costumam durar muito, e qualquer coisa acima de 1 hora e meia a duas horas torna-se bastante cansativo, e a chance de você perder a atenção da sua platéia cresce bastante. Se vai fazer um comunicado, seja breve. Se vai apresentar resultados, seja preciso. A quantidade de slides obviamente tem impacto na duração da apresentação. Eu uso a média de 3 minutos por slide para calcular o tempo de duração da apresentação, caso opte por usar slides. Mas lembre-se: se planeja utilizar qualquer outra ferramenta de apoio, calcule o tempo necessário e inclua-o no seu planejamento.

Hoje existem novas ferramentas para apresentações baseadas em Flash que dão um show, e saem da mesmice do PPT. O Prezi é uma delas (www.prezi.com). Vale a pena pesquisar outras formas de interação para fazer da sua apresentação um evento agradável e que prenda a atenção da sua audiência. Lembre-se: no final, o objetivo é garantir que a mensagem que você queria passar foi transmitida.

No próximo artigo falaremos sobre as 3 regras básicas para apresentar com sucesso: Conheça sua audiência, conheça seu material e pratique! Até a próxima!