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Produtividade em Meio Digital

publicado por Renzo Colnago

Produtividade em Meio DigitalTopando com amigos e parceiros comercias por cafés e restaurantes por aí, sempre com meu notebook, Ipad, caderno e celular a tiracolo faz muitos me questionarem como fico plugado e trabalhando em trânsito e me perguntam/pedem-dicas de como faço para me organizar remotamente.

A metodologia de organização não é da noite pro dia. A correria do dia a dia e o perfil da, já popular e clichê geração Y, faz com que o “Darwinismo” impere e nos force a buscar formas mais inteligentes de fazer as mesmas coisas de forma mais rápida com mais eficiência e dinâmica.

stressImpossível? Nem tanto…

Quantas vezes você não se deparou com um dia cheio de reuniões, cafés, almoços e uma pilha de trabalho acumulado no período da noite quando, teoricamente, deveria ter uma atividade extra de esporte/lazer?

De saco cheio de não ter tempo pra nada, a gente se adapta.

O que eu utilizo?

Google Agenda + Contatos do Gmail + Google Sync

  • Para fazer negócios, precisamos de pessoas: Contatos
  • Para fazer negócios, marcamos reuniões: Agenda
  • Para alinhar projetos, marcamos bate-papos: Agenda (integrada!)

Para organizar isso tudo, uma secretária. Que? Ta louco? Depois de algum tempo, percebi que uma secretária que me satisfaça custaria algo como uns R$ 5 mil por mês. Afinal, queremos tudo rápido e com perfeição.

Um funcionário deste perfil não combina muito com o setor no qual atuo. Sabe aquele estereótipo de secretária da diretoria? Nunca vi uma figura dessa em nenhuma das empresas TOP de  que admiro e pesquiso! E isso pode ser um sinal…

Preferi partir para a solução que me permita cuidar pessoalmente de minha agenda e a organização/solução fica por conta do Google.

O Google Agenda e os contatos do Gmail, bem configurados, são uma mão na roda!

Com o Google Agenda é possível criar agendas individuais vocacionadas (uso para projetos, integrando ao Redmine e para assuntos específicos), agendas públicas, integração XML, compartilhamento de status livre/ocupado (uso nos projetos para saberem em que horários estou livre/ocupado), recurso de automatização do processo de encontrar um horário livre e comum entre agendas (uso para marcar agendas com mais de 3 ou 4 pessoas).

Na prática:

Contatos organizados dentro da agenda de contatos do Gmail, separados por grupos. Lá eles estão salvos, organizados e o principal: Backupeados

Compromissos organizados dentro do Google Agenda, separados por agendas individuais, coletivas ou vocacionadas. (por ex.: Agenda pessoal, agenda do projeto X, agenda financeira…)

Contatos e compromissos salvos, falta colocá-los à mão a qualquer hora… Google Sync! No Blackberry, um app bem levinho instalado permite a sincronização “da coisa toda”.

O que o Google Sync faz? Ele sincroniza a agenda do Google e os contatos do Gmail com o seu telefone de forma que toda vez que um novo compromisso ou contato pintar no celular ou na web, o dispositivio e a WEB ficam pareados. Com isso, acaba aquela dor de cabeça que é migrar agendas, sincronizar Blackberry, fazer backups… Tudo fica muito simplificado, integrado e automatizado.

Dropbox

Solução definitiva para centralização e compartilhamento

Ainda não conhece essa ferramenta? Ela é a solução para os seus problemas de organização, backup e centralização de arquivos! É o assassino do Pen Drive.

dropbox

O que ela permite?

  • Arquivos sincronizados entre diversos computadores, dispositivos móveis e WEB.
    • Computador pessoal, computador de casa, computador do trabalho, Celular e Tablet sincronizados.
    • Modificou um documento no trabalho é quer terminá-lo em casa? Basta fechar o documento no trabalho, partir pra casa e continuar editando… Esqueça modificar, salvar como, colocar no Pen Drive
  • Compartilhamento de arquivos em real time com outros usuários do Dropbox
    • Pastas sincronizadas entre você e outros usuários do Dropbox
  • Local area network fast sync
    • Em rede local, o compartilhamento de arquivos é muito rápido… Isso faz com que o setup de grupos de rede no escritório fiquem obsoletos. Acho melhor utilizar pastas sincronizadas com todos os colaboradores e parceiros do que windows server ou samba server.

Para obter o Dropbox, clique aqui

Remember the Milk

Tarefas organizadas e sincronizadas.

remember the milk

Dias cheios de atividades, além daquelas da rotina de trabalho, ficam mais fáceis com as famosas listinhas.

O Remember The Milk é uma ótima alternativa para organizar os To Do’s e check lists.

Grupo de tarefas, tarefa, prioridade, recorrência, anotações e, o principal, sincronização com o celular. Colocou a tarefa a ser executada la na WEB, ela já pinta em pop-up no celular e vice versa…

Para começar no RTM, clique aqui.

Evernote

Anotações sempre organizadas

evernote

Ideias que vão pipocando, soluções que surgem sem motivo aparente, reuniões que precisam de atas.

O Evernote é a solução para notas rápidas. Um caderno digital sincronizável e compartilhável, assim como o Dropbox, multiplataforma, possui uma versão desktop para Mac/Windows/Linux, mobile para Android/iPhone/BBerry, permite sincronização de anotações, voice notes, fotos, pdfs, etc.

As notas podem ser criadas a partir de informações que você está pesquisando na internet, rapidamente por meio de addons no browser que, uma vez criadas, passam a ficar on-line e acessível de qualquer plataforma.

Além da facilidade de criação, pode-se criar tags para as notas, compartilhar com outros usuários do evernote e enviá-las rapidamente por e-mail para seus contatos.

Para começar no Evernote, clique aqui.

Redmine

Gerenciamento de Projetos nas Nuvens

redmine

Rodei, testei, adaptei, implantei… diversos “sisteminhas” de Gerenciamento de Projetos.

De todas as soluções, a que mais curti em termos de tempo de respota, plugabilidade, estabilidade, interface e intuitividade foi o Redmine. Uma solução Open Source baseada em Ruby on Rails que permite criação de projetos, documentação do projeto, tarefas individuais, tarefas de equipe, wiki, integração com Git/SVN, host de arquivos, enfim, diversos recursos bastante eficientes e profissionais para o gerenciamento de projetos e equipes de forma remota.

Se não quer ter dor de cabeça instalando o Redmine, mande-me um e-mail (contato@renzocolnago.com) que posso ajudá-lo. Se quiser testá-lo antes, ha uma versão demo aqui.

O Bom e velho caderno

Old is Cool!

caderno

Por mais digital que esteja esse mundo em que vivemos, ainda não encontrei um substituto para o bom e velho papel! Papel não, caderno… Papel solto me deixa louco e perdido.

Caderno me dá uma sensação de falsa organização além de ser a “taurina da criatividade”: Caderno aberto e caneta na mão é sinônimo de muitos desenhos e anotações que vão tomando forma até parar no Evernote e se transformam em uma planilha no Dropbox (ainda não me adaptei ao Google Docs, confesso!).

E no meu caso, caderno Tilibra, com espiral e algumas folhas quadriculadas… O Moleskine é super cool mas não consigo me adaptar a caderno sem espeiral.

[Crédito da Imagem: Organização Profissional – ShutterStock]

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Minimum Way

Autor

Renzo Colnago é Administrador de Empresas, Gerente de Projetos e Desenvolvedor de Produtos. Possui experiência em diferentes áreas da tecnologia e da internet: Telecom, webapps, aplicativos de mídia social e de comércio eletrônico. Particularmente interessado em desenvolvimento de negócios digitais. Site: blog.renzocolnago.com

Renzo Colnago

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