Lições aprendidas – Um bem valioso para as empresas

Estamos vivendo um período no qual a gestão do conhecimento está cada vez mais sendo praticada pelas empresas de todos os segmentos de mercado.

Uma maneira de potencializar o compartilhamento das informações e das experiências vivenciadas pelos profissionais nas organizações é documentando e publicando as lições aprendidas tanto de projetos quanto de outros serviços prestados.

Segundo o Guia PMBOK 4ª edição, as lições aprendidas correspondem à aprendizagem obtida durante o processo de realização do projeto. Adicionalmente, o aprendizado obtido durante a prestação de outros serviços também poderia ser documentada através do mesmo método.

Quantas empresas possuem um banco de dados de lições aprendidas devidamente atualizado e acessível para consultas? Se tiver, quantas pessoas consultam esta base de conhecimento antes executar um projeto ou serviço?

Será que o alto percentual de projetos que não conseguem atender à restrição tripla ou quádrupla (o que preferir) e o retrabalho em alguns serviços não poderiam ser minimizados através do uso de informações históricas tais como os erros praticados e as boas decisões tomadas?

Certamente muito tempo e stress seriam economizados se as pessoas documentassem os fracassos e sucessos. Mas infelizmente, a cultura do brasileiro e das empresas brasileiras valoriza mais os que “não erram” do que os que divulgam os erros e mostram como conseguiram superá-los.

Por isso, o ponto inicial é mudar a cultura organizacional a fim de que ela seja voltada ao aprendizado a partir das experiências vivenciadas. Para isso, as empresas precisam valorizar o cadastro das informações históricas e incentivar o uso constante das mesmas nos novos projetos e serviços.

É importante também que a empresa defina um padrão e/ou uma ferramenta para a inserção das lições aprendidas e os dados possam estar disponíveis para toda a organização considerando os níveis necessários de segurança da informação. Assim, as pessoas se sentirão mais motivadas a utilizar parte do seu tempo alimentando esta base de conhecimento.

Há alguns anos, tenho tido a experiência de cadastrar lições aprendidas e utilizá-las em novos projetos. Quando recorro a esta documentação, percebo como há muitas situações que vivenciamos como gerente de projetos que após alguns meses ou anos jamais nos recordaríamos. Esta é a razão de dizer que confiar apenas na memória dos profissionais da empresa ou desconsiderar que eles possam ir embora qualquer dia se torna um alto risco de perda de informações valiosas.

A competição entre as empresas está cada vez mais acirrada e terá mais vantagem aquela que mantiver ativa a sua base histórica de conhecimento de projetos e serviços porque isto se tornará um diferencial. Com prazos cada vez menores e os níveis de qualidade aumentando, cometer os mesmos erros do passado ou não fazer uso de boas práticas já conhecidas pode prejudicar a continuidade dos serviços ou minimizar o ganho das empresas.

É inegável que o conhecimento de cada profissional é um dos fatores-chave para o sucesso na prestação de um serviço, mas ele pode ser potencializado quando agregado com informações de experiências passadas.

Portanto, podemos considerar que as lições aprendidas são bens que as empresas possuem cujo valor pode parecer intangível inicialmente. Entretanto, pode ser percebido à medida que o retrabalho e o tempo de execução das atividades são minimizados. E isto gera valor agregado a todos os envolvidos principalmente aos nossos clientes.