Gerência de Projetos

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Implantação de Software ERP em Microempresa: Com base nos processos do PMBOK 5ª Edição

publicado por Adriano Secco

Figura - Figura - Implantação de Software ERP em Microempresa: Com base nos processos do PMBOK 5ª Edição1. Introdução

Este artigo demonstra uma metodologia (sugestão) de implantação de sistemas de gestão empresarial, o ERP (Enterprise Resource Planning), em microempresas listando os principais processos a serem adotados de forma rápida, eficiente e eficaz disponibilizados pelo PMOBOK 5ª Edição. Os métodos de gestão serão explicados e sugeridos para um aumento dos ganhos em processos, tempo e custo durante a implantação, integrando os envolvidos direta e indiretamente no projeto. A ferramenta de gestão é sugerida para que a documentação se faça de forma eficiente e obrigatória. Em uma breve explicação serão apontados os benefícios de uma implantação controlada, bem como os aspectos que poderão tornar inviáveis os processos e consequentemente o projeto.

2. O que é ERP?

Muito adotado nas grandes empresas, os ERP’s (Enterprise Resource Planning) são softwares que agrupam todos os dados de departamentos distintos de uma mesma empresa ou de um grupo de empresas, possibilitando assim tomadas de decisões mais inteligentes, obtenção de informações em tempo real e principalmente de fácil acesso e visualização. Portanto, os ERP’s são softwares de gestão empresarial com a finalidade de aumentar o desempenho dos processos diminuindo custos e tempo, disponibilizando analises concretas e confiáveis de uma empresa em um único lugar.

ERP

3. Porque utilizar sistemas ERP?

Atualmente os softwares de gestão empresarial (ERP’s) são obrigatórios para todas as empresas, independentemente do porte empresarial. Contudo, em microempresas tornaram-se um processo de automação e melhoria que deve ser aplicado em curto prazo.

A tendência atual da área de sistemas de informações gerenciais é de não apenas visualizar a empresa isoladamente, mas toda a cadeia de suprimentos, conseguindo realizar o planejamento estratégico e tático globalmente para a cadeia, além de operacional para a empresa (Padilha e Marins, 2005, p. 103).

Tendo em vista a obrigatoriedade da utilização de um software ERP, devido às mudanças fiscais no país, ou simplesmente para melhorar da gestão, os administradores empresariais estão buscando uma melhor análise da empresa para garantir os investimentos, diminuição do tempo entre processos e a comunicação entre departamentos.

Obtêm-se como resultados positivos após a implementação do software de gestão ERP:

  • Melhoria na produtividade da empresa;
  • Ganho na qualidade dos processos;
  • Disponibilização rápida e fácil das informações analíticas e gerenciais;
  • Maior confiança na tomada de decisão, agregando-se benefícios estratégicos em toda a organização.

O monitoramento de informações e transações em tempo real incrementa a confiabilidade de ações dentro da empresa.

4. Definição dos parâmetros das microempresas tendentes a implantar software ERP

As microempresas possuem em sua grande maioria uma tendência a exigir maior celeridade para implantação de um software ERP, isto porque esperam um sistema funcional principalmente no que tange às operações de venda. Contudo, a exigência de tal celeridade resulta em uma falha no controle dos processos, tendo em vista a análise superficial da empresa para obter um ganho no tempo da implantação.

Poucas empresas de pequeno porte conhecem todo o potencial de um software de gestão empresarial e acabam por fim não automatizando vários processos, não integrando departamentos e informações cruciais para a tomada de decisões. Baseando-se no PMBOK (5ª edição), um guia voltado a gestão de projetos, é possível por meio de processos de pré-implantação detalhar quando e como esta será realizada, mantendo todos os envolvidos engajados no processo desde o planejamento do projeto. Cria-se, desta forma, uma abertura formal detalhando os principais trabalhos a serem realizados, resultando-se em um escopo da implantação por completo, indicando os envolvidos diretamente e indiretamente, como escritórios de contabilidades e funcionários que irão operar o sistema na empresa.

As empresas que necessitam de implantação de um software ERP em um curto prazo, sem, contudo, perder em termos de qualidade e satisfação nos processos, e principalmente no resultado, abrem portas para um crescimento em potencial.

As principais características das microempresas a serem observadas para a realização deste trabalho são:

  • Não possuir departamentos definidos;
  • Funcionários multitarefas;
  • Necessidade de Curto prazo;
  • Indisponibilidade de funcionários;
  • Informações dispersas e não documentadas;
  • Falta de controle dos produtos ou serviços disponibilizados;
  • Tempo nos processos X custo dos processos.

5. Como escolher um ERP?

Na implementação de um ERP, é necessária uma revisão de todos os processos da empresa, identificando e adequando as suas necessidades com a solução escolhida (software ERP).

As microempresas não possuem um amplo espaço com a definição e separação de seus departamentos. Em sua grande maioria buscam apenas os faturamentos e as cobranças, normalmente são controladas por seu escritório contábil. Para que realmente o sistema escolhido seja o correto, precisam ser levantados primeiramente quais os aspectos que a empresa deseja acolher, ou seja, quais departamentos ativos na empresa e se o controle afetará todos os outros setores e/ou processos. De nada adianta um software completo, mas com módulos desnecessários, como exemplo uma empresa do setor de comércio adquirir um módulo de PCP (módulo de controle de produção) integrado a um ERP.

O foco do ERP deve ser na melhoria dos processos, no qual tempo e custo serão os principais objetivos dessas empresas. É necessário levar em conta que o ganho em tempo nos processos se deve ao máximo de informações cadastradas antecipadamente, quanto maior o número de configurações disponíveis em cada módulo, melhores serão os resultados em suas utilizações. O mesmo pode se dizer em relação ao custo, no qual o ganho no tempo em um faturamento, por exemplo, resultará em uma grande melhora, podendo assim aumentar a quantidade de lançamentos realizados.

6. Principais motivos que inviabilizam a implantação de software ERP

Quando se trata das microempresas, o custo de uma implantação é relativamente alto, sendo um dos principais motivos de sua inviabilização, pois busca-se um software de baixo custo e alto desempenho. As microempresas não possuem departamento de projetos, ou seja, quem normalmente acompanha a implantação em full time é o colaborador mais antigo ou o próprio diretor da empresa. A visão deste cliente é de conseguir realizar a sua necessidade em um curto prazo, o que não consegue ser atingido, tornando-o sem controle devido à falta de funcionários, cronograma mal estruturado e indisponibilidade dos principais responsáveis para seu acompanhamento.

Outro fator que agrega para a falha de uma implantação ERP é o fato de que a microempresa está focada apenas no seu interesse, então se tem uma sobrecarga de trabalho em cima do módulo desejado e os demais módulos não são entendidos. Isso é perceptível no momento da obtenção dos resultados, no qual a falta de informação será vinculada a falta de treinamentos, reuniões não documentadas, um planejamento mal elaborado, mesmo este sendo de forma macro.

Podem-se listar alguns outros motivos comuns que inviabilizam uma implantação decorrente da falta do gerenciamento do projeto segundo o órgão PMI São Paulo, publicado em 14 de abril de 2014:

  • Falha na comunicação;
  • As estimativas do projeto são imprecisas;
  • Os requisitos são “vagos”;
  • Gera-se uma falsa expectativa na concepção do projeto;
  • A qualidade da especificação de escopo;
  • Falha na avaliação da qualidade;
  • Concessões feitas fora do escopo do projeto;
  • Falha no entendimento da solução;
  • Falha na elaboração de propostas;

Custos inadequados ao orçamento do projeto.

7. Os benefícios de uma implantação com uma boa gestão

Por mais benefícios que um software de gestão ERP possa trazer para uma empresa, no início de uma implantação e na fase de adaptação sempre será notado um desconforto. Sejam por mudanças do visual e operacional quanto pelas complexas informações necessárias a serem parametrizadas. O tempo designado para uma implantação se faz extremamente necessário, e o seu controle também, pois em microempresas a necessidade de se ter um sistema funcional a curto prazo é essencial.

É possível estabelecer padrões para uma gestão de implantação ERP, principalmente para microempresas, possibilitando atingir o resultado desejado dentro do tempo esperado agregando, em sua maioria, a total compreensão de todo o software ERP e não somente a necessidade isolada da microempresa. Um grande equívoco é pensar que os sistemas ERP são destinados apenas para empresas de grande porte. Todas as empresas que desejam crescer e agregar potencial de sucesso devem investir em um sistema de gestão para controle total da empresa. Informações analíticas são de suma importância na hora das tomadas de decisões.

7.1. Mantenha visível a todos os envolvidos do projeto o objetivo SMART

Em gestão de projetos, o objetivo SMART é uma metodologia que ajuda a definir o objetivo de forma clara, motivando e inspirando os envolvidos a batalhar para o atingimento das metas e o que realmente é importante realizar.

  • S – Específico (Specific);
  • M – Mensuráveis (Measurable);
  • A – Atingíveis (Attainable);
  • R – Realistas (Realistc);
  • T – Temporizáveis (Time-bound).

Abaixo, segue uma breve descrição dos benefícios de uma boa gestão e implantação de sistema ERP em microempresa:

  • Formalização do início da implantação. Será possível ter uma ideia macro do projeto como um todo.
  • Todos os envolvidos relatados e com suas responsabilidades devidamente descritas entre todos resultará em ganho de tempo na implantação e treinamentos.
  • Definir riscos potenciais durante a implantação. É possível prever principais obstáculos que poderão impactar no processo. Disponibilidade de usuários, do próprio cliente, equipamentos não entregues no período. Todos de alguma forma impactam e fazem um stop na implantação. Definindo as ações a serem tomadas e os responsáveis por elas diminuem os riscos de atraso e custo.
  • Documentar todos os processos realizados. Garantir a transparência das informações assim como o completo conteúdo dos mesmos para que todos os envolvidos tenham uma orientação concreto do que está sendo feito e o que será feito.
  • Com reuniões frequentes durante o processo de implantação de um software ERP será possível prever os problemas decorrentes durante o processo. Riscos não relatados, mudanças e outros aspectos que de alguma forma impactaria no processo em seu todo.
  • Resultado positivo na comunicação e relação entre todos os departamentos, evitando assim divergências e perdas de informações;
  • Validação e análise das informações abstraídas na entrada dos processos, reduzindo assim possíveis erros operacionais e a geração de retrabalhos;
  • Automatização dos processos, agregando maior produtividade e eliminando os registros paralelos normalmente utilizados em planilhas eletrônicas.

8. O Planejamento e a Comunicação

8.1 Stakeholders

O levantamento de todos os envolvidos no processo de implantação de software ERP é de extrema importância, tendo a empresa 1 ou 50 colaboradores, analisar suas funções e autoridade gera um ganho na parte das instruções a serem realizadas e as autorizações relacionadas a mudanças e solicitações.

Todo sistema ERP possui bloqueio para que usuários não acessem módulos e funções não designadas aos mesmos. Detalhar tais permissões pode ser feito antes mesmo de iniciar a parametrização dentro de um software de gestão ERP.

8.2 Comunicação

Um ponto crítico em todo projeto é a harmonia entre todos os envolvidos de modo que sejam verdadeiras as informações trocadas entre todas as atividades realizadas. A criação de regras para alterações, informação de status do projeto e demais etapas são e devem ser tratadas com criticidade alta. A falha em informações coerentes acarreta atraso de atividades e das entregas programadas. Ferramentas para estas transparências existem de forma gratuita, como e-mails, fóruns, programas de mensagens instantâneas e a sugerida pelo autor deste artigo, a ferramenta Redmine.

9. Proposta para uma gestão de implantação de software ERP para microempresas

Faça-se constar, conforme descrita a seguir, uma proposta de implantação de software ERP em microempresas, segundo o autor deste artigo, a qual acrescentaria em grande potencial para uma implantação bem controlada, documentada e com grande ênfase nos seus objetivos.

Utilizando-se de algumas áreas de conhecimento fornecidas e indicadas pelo PMBOK 5ª edição, tem-se:

I. Planejamento do projeto: (Iniciação) – realizar levantamento da necessidade do cliente. Documentar em forma de ATA as reuniões realizadas nesse período. Obter de todos os envolvidos as necessidades individuais de cada um e também a necessidade em conjunto. Como modelo base para o levantamento de ideias pode-se utilizar a técnica do brainstorming e para início do projeto o modelo Canvas (Project Model Canvas).

II. Após a primeira reunião, na qual se define os principais envolvidos na implantação, usuários e demais stakeholders (diretos ou indiretos da empresa), um Termo de Abertura de Projeto é de suma importância, estabelecendo assim o início da implantação formalmente entre o cliente e a empresa contratada para implantação.

III. Um cronograma macro deve ser criado e disponibilizado ao cliente para que ambos entrem em conformidade. Este cronograma macro, se possível, deverá estar na TAP (Termo de Abertura do Projeto). Levar em consideração o tempo que, se existir, será levado para entrega de equipamentos e parametrizações relacionadas a equipamentos e não somente ao software de gestão ERP. Importante ressaltar que microempresas normalmente não conseguem seguir ou entregar as atividades no tempo estipulado, sendo necessário o acompanhamento de perto para evitar ou minimizar essa situação.

IV. Disponibilizar um plano de treinamentos, possibilitando uma conferência das atividades realizadas a todos os usuários e colaboradores. Novamente, a comunicação se faz necessária, pois a garantia de que o usuário ou colaborador realmente aprendeu e compreendeu as instruções e ensino devem ser documentadas com uma ordem de serviço ou documento que registre a presença e treinamentos do responsável pela implantação nas atividades de treinamento.

Fases Implantação

9.1 – Fases, processos e técnicas sugeridas para uma melhor interpretação da proposta descrita.

9.1.1. Iniciação

Fase inicial do projeto onde serão levantadas as informações básicas para iniciação das atividades. Tem por finalidade captar as informações gerais do projeto e documentar de forma clara e nítida para um entendimento geral e de fácil compreensão.

9.1.2. Termo de abertura

Documento que firma e aprova o início da implantação com o cliente, firmado em contrato e proposta. Deverá expor o objetivo SMART (inteligente) do projeto, principais riscos conhecidos, os principais entregáveis (fases do projeto).

9.1.3. Envolvidos no projeto

Determinar todos os principais usuários do sistema e suas permissões, hierarquia e autoridade. Criar gerenciamento de solicitação de usuários e recursos, determinando as regras para solicitação de novos recursos, solicitação de criação de usuários e liberação de permissões. Identificar o principal responsável pelo sistema, ou seja, a pessoa que dará suporte para a empresa.

Estabelecer campos a serem preenchidos: nome completo, departamento, e-mail, telefone ou ramal, responsabilidade, nível de autoridade em cada fase.

9.1.4. Planejamento

Determina os passos a serem seguidos no desenvolvimento do projeto. Criação do escopo do projeto, gerenciamento, bem como o levantamento analítico dos riscos e demais áreas. Determinação das regras para as mudanças de todas as áreas relacionadas ao projeto.

I. EAP (Estrutura Analítica do Projeto): Documento em forma de árvore que determina os principais marcos e entregáveis do projeto bem como suas atividades (se desejável) para controle de tempo. Deve ser codificado para inclusão nas ordens de atendimento e referenciado nos status reports.

II. Dicionário da EAP: Descreve de forma detalhada o que é cada entrega do projeto, os principais que estarão listados na EAP.

III. Cronograma macro: Define as datas que serão realizadas as atividades (ou um período) de forma direta. Data de início do projeto, bem como a data final. Controle exato das datas de realização das atividades com o total de horas utilizadas no desenvolvimento.

9.1.5. Execução

Realização de todas as atividades definidas para o sucesso do projeto. Treinamentos presenciais no cliente, treinamentos presenciais na empresa, treinamentos por conexão remota, reuniões e demais atividades.

I. Treinamentos: Um dos principais fatores de sucesso ou fracasso do projeto. Deve-se garantir o total entendimento da empresa e do sistema para ambas as partes. As atividades realizadas nesta fase devem ser seguidas de operações práticas pelo utilizador. Isso irá garantir o entendimento da atividade ensinada. Também deverá ser anotado cada treinamento realizado para futuras consultas e esquecimento de como realizar a operação. Deverá ser claro e objetivo o entendimento para o usuário, não restando dúvidas e documentando esse entendimento, coletando assinatura de todos os participantes do treinamento.

II. Implementação: Toda necessidade de desenvolvimento deverá ser analisada junto ao comercial. Se estiver listado na proposta comercial e contrato será verificado junto ao departamento comercial e vendas. Se a solicitação não existir nos documentos de contrato será tratado como novo recurso com as fases de ANÁLISE, RESPOSTA, TEMPO E COBRANÇA.

9.1.6. Monitoramento e Controle (processo contínuo)

Trata-se de um processo contínuo que deve ser trabalhado em todas as etapas do projeto. Através do qual será liberado acesso ao suporte do sistema, tais como dúvidas pós-treinamentos em sistema, dúvidas conceituais e outros.

Revisar andamento do projeto, cobrar prazos e realização de atividades por ambas as partes. A comunicação nesta etapa é de suma importância.

9.1.7. Verificação do andamento do sistema e entendimento

Serão agendadas datas para reuniões com o principal responsável pela implantação e controle do sistema na empresa contratante.

Informações relevantes que poderão acarretar em atrasos deverão ser enviadas por e-mail ou por contato telefônico para agendamento de visitas, caso necessário.

Ferramentas para comunicação poderão ser adotadas pela empresa.

Meios de comunicação que podem ser disponibilizados para o cliente (ferramentas existentes no mercado):

Não postergar a necessidade de contato para resolução de problemas.

9.1.8. Encerramento

Formalização do encerramento da implantação. Será especificado um resumo de como foi o projeto, as pendências, relato dos acertos e principalmente dos erros.

Todas as lições aprendidas deverão ser documentadas para consultas futuras, podendo assim criar uma biblioteca de projetos.

I. Termo de encerramento: Documento que determinará a data de encerramento da implantação, mostrando total de horas gastas, horas restantes, pendências, dentre outros assuntos.

II. Lista de pendências: Definir como as pendências serão tratadas a seguir do encerramento. Muito importante indicar ao cliente que essas pendências continuarão a ser descontadas das horas de treinamento até o vencimento das mesmas, conforme firmado em proposta e contrato.

9.1.9. Integração

Informação unificada do projeto, mostrando andamento de todas as áreas e fases.

  • Status report :Relatório progresso e acompanhamento do projeto, identificando à diretoria da empresa e do cliente como estão os processos. Destacam-se erros ocorridos durante a fase corrente, soluções aplicadas, listar as próximas atividades para o período e demais informações que deixem claro e visível para ambos o status do projeto.

Concluindo, para toda implantação, sendo de ERP ou não, é aconselhável o uso de softwares de controle e gestão, como exemplo, Redmine (open source) dentre outras ferramentas disponíveis tanto free quanto pagas.

Lembrem-se que nenhuma empresa é igual a outra, por isso a necessidade de rever o projeto de implantação é um passo importante para o sucesso, principalmente quando se trata de empresas pequenas, onde os processos existem, mas normalmente não são vistos de forma clara.

Espero tê-los ajudado de alguma forma e que esse artigo possa contribuir para uma melhor gestão e controle de implantação de software de gestão empresarial.

[Crédito da Imagem: ERP – ShutterStock]

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Autor

Atuando a mais de 10 anos na área de Tecnologia da Informação com vasta experiência em softwares de gestão empresarial e especialização em gestão de projetos de TI, participando de implantações como gerente e gestor em projetos de pequeno a grande porte para empresas privadas.

Adriano Secco

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