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Gestão através da tecnologia: desafio aos empreendedores

publicado por Marco Flávio G. Neves

Em pesquisa divulgada pela revista The Economist no último mês, ficou clara a tendência que se percebe nos últimos anos: a tecnologia é forte aliada dos empreendedores que precisam melhorar a gestão de suas empresas. Prova disso é que, segundo o estudo, 69% das PMEs brasileiras consideram prioridade para os próximos 12 meses usar a tecnologia de forma mais eficiente e 31% delas colocam entre suas três principais medidas para 2013 o aumento do investimento em TI. Nesse processo de sensibilização para o uso da tecnologia, ganha destaque outro ponto: 71% das empresas pesquisadas consideram que a inadequação ou desatualização dos sistemas internos de TI são vistas como barreiras para o seu crescimento. É justamente nesse gargalo que surge o grande aprendizado: os gestores não precisam adotar qualquer nova tecnologia, mas saber quais são as adequadas aos serviços que ele presta.

A realidade pesa ainda mais para a escolha dos softwares de gestão que são transversais a quase todos os tipos de pequenas e médias empresas. A escolha da tecnologia, então, deve levantar alguns pontos como, primeiramente, a escolha do fornecedor do software. A escolha de um software de gestão alimenta expectativas exageradas tanto do lado do empreendedor quanto da pessoa responsável pela venda, o que pode gerar um descompasso entre o que é oferecido e produto final. É fundamental, portanto, que o representante conheça os códigos de programação do software e, nesse ponto, fica clara a diferença entre a aquisição com representante ou direto do fabricante. Muitas vezes, o fornecedor se propõe a fazer todas as alterações que o cliente julga necessária e não consegue manter o compromisso até o final. O erro mais comum que os empreendedores costumam cometer nesse momento é o de terceirizar para consultorias a responsabilidade pela escolha do sistema – que não conhecem minuciosamente a rotina e as necessidades da empresa e restringem a análise de um amplo leque de fornecedores que não sejam parceiros.

Mais do que analisar os cases de sucesso apresentados pelo fornecedor, o empreendedor também deve estar disposto a apurar referências com usuários do software, para ter mais informações sobre performance, dificuldade, pós-venda e estabilidade econômico-financeira da empresa fornecedora. É importante relembrar que tecnologias que atendem bem a determinados segmentos podem não ser adequadas a outros. Também na hora de escolher o software de gestão apropriado, o gestor deve reservar parte do orçamento – já expressivo – também para imprevistos. Isso porque existem despesas que não são consideradas na hora da aquisição, como viagens e contato com outros usuários. Ou seja, é importante pesar que um projeto desse precisa ser bem projetado, analisado e controlado. O recomendável é sempre que o interessado negocie um valor único para o pacote de soluções que contemple as licenças de uso, o treinamento e a implantação. Para evitar erros, é interessante olhar para as soluções que realmente cumpram a necessidade da empresa e não os mais baratos.

O último passo concentra-se em fazer uma simulação da aderência do software nas máquinas da empresa, para esclarecer dúvidas e delimitar o que o ERP pode e o que ele não pode fazer naquele ambiente. Nesse momento, são levantados os principais pontos de melhoria que devem ser providenciados tanto pela empresa quanto pelo fornecedor. De acordo com o perfil do negócio, a realidade da empresa e seus objetivos, devem ser feitas as devidas adequações à solução. É na conclusão desse processo, que o empreendedor consegue ter a dimensão real do produto que tem nas mãos e toma conhecimento das possíveis dificuldades de integração com os sistemas antigos que já rodavam nas máquinas da empresa ou da necessidade de adquirir demais programas que podem vir a cobrir necessidades específicas de cada empresa.

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Autor

Graduado em Administração de Empresas pela Universidade Fumec. Fundador da empresa TWT Info especializada em desenvolvimento de softwares para área jurídica. Consultor de informática, atuando em grandes empresas de advocacia em Minas Gerais. Árbitro especializado em tecnologia da informação e membro da Câmara Mineira de arbitragem (CAMARB). Perito contratado pela Microsoft e BSA para atuar em ações policiais e judiciais contra pirataria.

Marco Flávio G. Neves

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