Excel – Como funciona o “preenchimento automático”

Sempre que criamos uma planilha, precisamos representar algumas sequências lógicas: uma numeração sequencial, uma sequência de datas, ou de meses ou mesmo valores que possuam uma lógica em seu intervalo.

Pensando nisso, foi criada, pela Microsoft, a funcionalidade de Auto Preenchimento, disponível no Excel há alguns anos. Funciona da seguinte maneira: Sempre que eu tenho duas células marcadas (ou grupos de duas células, conforme veremos no exemplo a seguir) é possível determinar a sequência lógica, calculando-se a diferença entre as células. Por exemplo:

• Se tenho os valores 1 e 2, a sequência lógica aponta para o número 3;
• Se tenho 6 e 9, a o próximo da sequência seria o número 12.
• O mesmo vale para datas: se tenho as datas 12/08/2013 e 14/08/2013, a próxima da sequência seria 16/08/2013 (diferença de dois dias).

Vejamos então alguns exemplos concretos de uso do preenchimento automático:

No caso abaixo, temos uma planilha com dois meses (JANEIRO e FEVEREIRO) e outras três colunas, RECEITAS, DESPESAS e SALDO (=RECEITAS – DESPESAS).

Notem, na ilustração a seguir, a fórmula presente na coluna D. Ela é a receita do mês de fevereiro menos a despesa do mesmo mês (=B3-C3).

Nossa planilha atual contempla apenas dois meses, porém, queremos estender o modelo para o primeiro semestre, sem que seja preciso continuar a digitação. Queremos que o Excel preencha o restante por nós.

Para que possamos realizar essa operação, é preciso selecionar as células definirão a(s) sequência(s) lógica(s). Em nosso modelo, temos três sequências lógicas (colunas A, B e C) e uma fórmula (coluna D) que podem ser utilizadas como referência para o auto preenchimento. Podemos efetuar o preenchimento automático das quatro colunas simultaneamente. Para isto, selecionem o intervalo A2:D3, conforme ilustramos abaixo:

Notem que no canto inferior direito da área selecionada há um ponto mais forte, bem destacado. Para aplicarmos o auto preenchimento devemos:

• Clicar (e manter o mouse pressionado) sobre este ponto (indicado pela seta na ilustração);
• Arrastar o mouse, suavemente, para baixo um número N de linhas, tantas quantas forem as linhas necessárias. No nosso caso, precisamos de mais 4 meses, portanto, arrastamos 4 linhas abaixo;
• Liberar o botão do mouse.

Notem que tivemos o preenchimento automático das 4 colunas, assim entendidas:

• Coluna A –  tinha como modelo JAN e FEV. Intervalo: 1 mês. Próximo valor: MAR ;
• Coluna B –  valores 13 e 16. Intervalo: 3. Próximos valores de 3 em 3;
• Coluna C – valores 12 e 13. Intervalo:1. Próximos valores de 1 em 1;

• Coluna D – Fórmula. Como  o preenchimento foi para a linha de baixo, incrementando a linha, de 1 em 1, a fórmula foi ajustada, automaticamente, para respeitar o deslocamento nas linhas. Veja na figura abaixo:

Dessa forma, podemos criar planilhas com muito mais velocidade e qualidade.

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[Crédito da Imagem: Planilha – ShutterStock]