Crescimento rápido: convencendo o gerenciamento a apoiar as necessidades de compras de TI e como agir quando eles não cedem

A esta altura, o vínculo entre a modernização da TI e o sucesso da empresa está claramente definido e bem compreendido. Segundo uma recente pesquisa realizada com profissionais de TI brasileiros, 98% dos participantes indicaram que a adoção de novas tecnologias significativas é, pelo menos, parcialmente importante para o sucesso de longo prazo da organização, e o quesito restrições orçamentárias foi uma das principais limitações apontadas para a adoção dessas novas tecnologias.

Acredito que o problema, neste caso, é que os departamentos de TI ainda são vistos como centros de custo, e não como capacitadores de negócios. A consequência é que os departamentos de TI recebem praticamente o mesmo orçamento todos os anos, sem levar em conta o fato de que a TI tem um impacto mais amplo e cada vez mais expressivo em todas as áreas da empresa a cada ano que passa. E o que é mais importante: essa mentalidade impede que a TI tenha a oportunidade de transformar e otimizar a empresa.

E, embora a estimativa seja que os gastos relacionados à TI superem R$ 13 trilhões até 2019, de acordo com a empresa analista Gartner, é importante considerar o destino desses fundos: em vez de investir em aprimoramentos que possam maximizar a eficiência da empresa, cortar custos e melhorar a qualidade da experiência do usuário final, uma organização típica gasta praticamente 70% dos seus investimentos em TI só para manter as luzes acesas, ou seja, a maioria do tempo e dos recursos é gasta simplesmente para manter as funções de negócios ativas.  

A consequência de um departamento de TI com alocação de pessoal ou financiamento inadequados é que a inovação acaba ficando pelo caminho. Sem recursos suficientes, como a visibilidade da integridade e do desempenho de sistemas e ferramentas que possam fornecer alertas antecipados, a função da maioria dos departamentos de TI volta a ser combater incêndios. Tudo é puramente reativo, e sua função tem mais a ver com correções rápidas do que com uma operação proativa para identificar problemas potenciais antes que o usuário final seja afetado. Além disso, as organizações que não conseguirem reservar fundos adicionais para o departamento de TI muito provavelmente ficarão relegadas à operação de uma infraestrutura obsoleta e ineficiente, destituída de avanços modernos. 

O ponto a ser considerado pelo gerenciamento é o seguinte: se acreditam que a TI é importante para o sucesso da empresa, mas não liberam os fundos necessários para a implementação de atualizações, eles estão não apenas prejudicando o departamento de TI, mas também o futuro da organização.

Então, como você, como profissional de TI, pode influenciar um gerenciamento que está satisfeito com a operação de infraestruturas, aplicativos e softwares ultrapassados a garantir que o departamento de TI seja adequadamente equipado para inovar e implementar melhores tecnologias? 

Em um mundo em que redes e sistemas são cada vez mais complexos e distribuídos, os profissionais de TI precisam compreender o que motiva o gerenciamento a manter e inovar tecnologias. Os responsáveis pela tomada de decisões financeiras estão interessados em tudo o que possa reduzir os gastos, o que inclui a automação, a substituição de softwares caros por alternativas de mais baixo custo e a redução do espaço ocupado pelo hardware em geral, o que implica na redução da manutenção, do suporte e até mesmo do consumo de energia. A fim de evitar riscos e, ao mesmo tempo, encontrar oportunidades de investimento que resultem no aumento do ROI, a liderança está frequentemente disposta a dedicar parte do orçamento para atingir essas metas. 

E apesar da valorizar o papel fundamental que a TI desempenha na empresa moderna, a equipe de gerenciamento provavelmente não se importa muito com tecnologia, a menos que ela não funcione. Portanto, o primeiro passo é criar um certo nível de conscientização que retome esses três temas. Por exemplo, você precisa traduzir a solicitação de quatro novos servidores feita pelo departamento de TI em uma solicitação que informe, de maneira direta e convincente, como esses servidores darão suporte a funções de missão crítica e processos de negócios.

É claro que mesmo um caso meticulosamente preparado e apresentado para obtenção de um orçamento maior diante do crescimento da empresa pode não resultar em uma mudança notável para a TI, seja porque a organização não tem recursos disponíveis ou porque a ocasião não é adequada. Na ausência de fundos adicionais, os profissionais de TI podem usar as práticas recomendadas a seguir para maximizar os recursos existentes até que o aumento do orçamento possa ser novamente solicitado.

• Automatize o máximo possível. A automação, que pode ser obtida com a criação de seu próprio código de programação ou com o uso ferramentas de terceiros, também elimina os casos de erro humano, o que impede que o departamento e a empresa sofram interrupções ou tempo de inatividade potencialmente dispendiosos. A automação de processos fundamentais (ainda que não básicos nem simples), como configuração, provisionamento, operação, orquestração, monitoramento, emissão de alertas e gerenciamento economiza um tempo significativo, ao mesmo tempo que maximiza a eficiência dos processos e da equipe como um todo. Essa eficiência se converte em uma economia de custo (e de tempo), pois reduz a porcentagem do orçamento dedicada a manter as luzes acesas e capacita a TI a inovar e adotar novas tecnologias usando os fundos que você já possui.
• Otimize seus recursos. Se a solicitação de um orçamento maior foi postergada, você deverá imediatamente conduzir uma análise minuciosa das cargas de trabalho existentes para determinar a melhor maneira de otimizar seus recursos e torná-los imunes à obsolescência. Comece pela implementação de uma ferramenta abrangente que mostre, volume por volume, as cargas de trabalho atuais da organização e que recursos estão sendo usados. Isso o deixará mais bem equipado para equilibrar com facilidade as cargas de trabalho existentes e utilizar dados históricos de desempenho e uso para planejar o futuro.Quando se trata de pessoal, isso significa dar conta de cargas de trabalho, tarefas, prioridades e interrupções. Apenas tome cuidado para não introduzir um “viés de observador” que, no caso do monitoramento, é quando a ação de monitorar um sistema causa uma situação de sobrecarga. Sem o monitoramento, o sistema funcionaria sem problemas. Em termos de alocação de pessoal, garanta que as atividades adicionais geradas pela documentação do trabalho não impeçam que as equipes deem conta do trabalho propriamente dito.

  Com relação especificamente aos sistemas, um dos equívocos mais comuns que encontro nas operações rotineiras de infraestrutura é o desperdício de recursos decorrente do planejamento inadequado da capacidade ou de excessos no provisionamento. Pesquisas mostram que pelo menos 25% dos recursos de TI são desperdiçados pelo provisionamento excessivo e por máquinas virtuais esquecidas ou zumbis, entre outras causas. Você precisa de ferramentas que permitam detectar recursos subutilizados, maximizar a capacidade existente e reduzir a necessidade de mais recursos. É importante começar a pensar agora sobre como sua empresa crescerá nos próximos 3 a 5 anos e sobre como esse crescimento afetará a infraestrutura existente, de modo que você não fique restrito a sistemas que não podem ser escalonados ou crescer juntamente com as necessidade de novos recursos. 

  Uma boa regra geral é usar as projeções de crescimento de negócios existentes da empresa. Se sua empresa prevê um aumento de receita de 10% ao ano nos próximos três anos e de 5% ao ano depois disso, e você está disposto a considerar a substituição completa de uma solução após cinco anos, compre um produto que possa ser escalonado para 40% do tamanho atualmente necessário.

• O desempenho e a otimização dos recursos caminham lado a lado. Quando um aplicativo precisa de mais desempenho, qual é a resposta padrão? “Vamos dar a ele mais hardware.” Você fornece mais memória, compra um novo servidor ou atualiza o armazenamento para flash. Existe uma correlação direta entre desempenho e uso de recursos. Portanto, você deve utilizar ferramentas que permitam entender, avaliar e otimizar o desempenho de sistemas. Especialmente no caso de bancos de dados, que normalmente são a caixa preta de qualquer aplicativo. Não há nada pior do que fazer um grande investimento em uma nova matriz de armazenamento em flash e descobrir que o congestionamento no desempenho era em outro lugar.
• O monitoramento não deve mais ser algo secundário. As empresas de hoje dependem principalmente de softwares e aplicativos, que utilizam recursos de toda a pilha: rede, armazenamento, servidor, computação, bancos de dados, etc., e esses recursos estão cada vez mais interdependentes. Você precisa obter visibilidade de toda a pilha de aplicativos usando uma ferramenta de monitoramento abrangente; dessa forma, será possível detectar com rapidez a causa raiz dos problemas e identificar proativamente problemas que possam afetar a experiência do usuário final e os resultados financeiros da empresa se não forem corrigidos rapidamente.Executar aplicativos usando scripts personalizados e monitoramento básico não é suficiente no mundo de hoje, totalmente centrado em softwares. Sua empresa espera que os aplicativos funcionem, e que funcionem bem. Conceber e implementar o monitoramento como uma função de TI essencial, atribuindo a ele o nível de importância, a atenção e os recursos corretos, e desenvolver um processo de monitoramento mais estratégico ajuda não apenas a melhorar a qualidade da experiência do usuário final, mas também permite operar de maneira mais proativa, ou seja, os problemas podem ser detectados e solucionados logo nos primeiros sinais, o que evita a necessidade de apagar incêndios e reduz o impacto nos negócios. Uma equipe de TI proativa está menos suscetível a tempo de inatividade e passa mais tempo desenvolvendo iniciativas estratégicas que melhoram continuamente a base tecnológica em que a organização é conduzida.

Para concluir, lembre-se de que, ao buscar o financiamento adicional de que seu departamento de TI precisa para acompanhar o crescimento da empresa como um todo, você precisa traduzir sua solicitação para uma linguagem que os líderes de negócios entendam, que é a linguagem do crescimento, dos custos e dos riscos dos negócios. Mas entenda que, às vezes, os recursos financeiros simplesmente não estão disponíveis. Nesses casos, ainda há medidas que você pode tomar para ajudar a melhorar o desempenho da infraestrutura e dar suporte às necessidades de negócios sem o influxo de caixa: mais especificamente, automatizar, otimizar e monitorar.