Comunicações unificadas: como e onde investir?

O investimento em soluções de comunicações unificadas está cada vez mais no cerne das estratégias de digitalização das empresas. As projeções mostram que, até 2019, ferramentas de networking receberão investimentos da ordem de US$ 17,38 bilhões, conforme o relatório Mobile Unified Communications and Collaboration Market, da empresa de pesquisas MarketsandMarkets.

Um movimento que se justifica: ter opções de comunicação intra e interempresarial, com soluções que fomentem a integração e reduzam o custo e a complexidade de ligações, mensageria e outros recursos comunicacionais, é um ganho para companhias de todos os portes e setores. Estar conectado é premissa para a produtividade, e ter à mão tecnologias de transmissão de áudio, vídeo, webconferência, apresentação de documentos, compartilhamento de arquivos, integração com e-mail e gerenciamento remoto é fundamental neste processo.

A dúvida, portanto, não está mais em “se” investir em Unified Communications (UC), mas em “como’ e “onde” fazer este investimento. Pois as soluções tanto podem ser instaladas na própria empresa, se esta decidir contar com o parque de equipamentos e infraestrutura para rodar as soluções em seu próprio ambiente, quanto utilizadas a partir de uma contratação em formato cloud computing.

Quais as diferenças? Em cloud, a infraestrutura de hospedagem das soluções e até mesmo os próprios equipamentos de Unified Communications, dependendo do modelo adotado, estarão fora dos domínios da empresa. Longe dos olhos, mas perto da carteira: a companhia poderá utilizar todos os recursos oferecidos pelas ferramentas sem ter de pagar pela aquisição dos equipamentos, o que gera uma significativa redução de custo.

Já no formato “em casa”, com todos os aparelhos instalados na própria empresa, o investimento é maior, pois envolve a compra de todos os devices, mas também há o ganho de controle, de manter o olho próximo à estrutura e aos dados que trafegam por ela.

Não que a nuvem não ofereça controle: oferece, sim. O fornecedor de UC em nuvem deverá contar com ferramentas de monitoramento e segurança de dados para garantir a proteção das informações do cliente, bem como sua tranquilidade ao utilizar a estrutura hospedada fora de casa.

Assim, a decisão pelo investimento in house ou in cloud passa muito mais pela demanda da empresa do que pelos prós e contras de cada modelo.

O primeiro passo é mapear quais são as necessidades de comunicação do negócio. Há filiais? Será preciso interligar unidades distantes geograficamente, ou apenas distribuir ramais para comunicação interna? Quantos pontos de comunicação serão necessários? Quais os atuais gargalos de integração na companhia? Quanto a empresa pode investir para solucioná-los?

Estas, entre outras questões, podem ajudar a definir a melhor maneira de investir em comunicações unificadas. Se a decisão pender mais para o lado do controle, da segurança de ter uma infraestrutura montada dentro de casa, e a capacidade de investimento acompanhar esta necessidade, então o melhor será investir neste formato. Comprar os equipamentos e softwares e instalar in house.

Vale lembrar que neste modelo haverá maior dispêndio com suporte e monitoramento, já que será necessário destinar profissionais ao acompanhamento do desempenho das soluções e, se preciso, à correção de problemas que possam ocorrer ao longo de seu uso. É claro que esta monitoria, se bem aplicada, permitirá identificar e solucionar eventuais falhas rapidamente, o que é um ganho considerável.

No formato em nuvem, entretanto, a segurança não fica de lado. Os fornecedores aplicam camadas de proteção às soluções de comunicação oferecidas, bem como suporte e acompanhamento de desempenho. A melhor dica é ter muita atenção a estes pormenores e no momento da compra, garantindo tudo em contrato.

A conveniência, praticidade e produtividade trazidas por soluções de Unified Communications ao ambiente empresarial contribuem para o alto desempenho corporativo, reduzem gastos com deslocamentos, melhoram a integração dos processos de negócio, contribuindo para a redução de retrabalho, e aumentam a agilidade dos contatos. E as possibilidades de contratação destas ferramentas em formatos diversos permitem que recursos antes acessíveis somente a grandes corporações tornem-se uma realidade também para empresas menores.

Avaliar o espaço físico, mapear as demandas, analisar a capacidade de investimento e decidir o melhor modelo é o caminho certo para digitalizar a comunicação das companhias de forma saudável, ganhando agilidade e competitividade. Sem dúvida, UC passa por uma das decisões mais importantes para compor uma estratégia ampla de negócios, que atrele todos os processos e recursos ao conceito de transformação digital. Investir nisso tem de ser regra, não exceção.