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Como organizar documentos para fazer backup?

publicado por Adriano Filadoro

Como organizar documentos para fazer backup?Um bom plano de recuperação de desastres envolve mais do que o backup e armazenamento de informações num lugar fora do ambiente físico da empresa. Normalmente, a estratégia inclui procedimentos testados e documentados que devem ser seguidos à risca e revisados periodicamente. Afinal, quando a crise se instaura, ninguém quer ser pego de surpresa. Mais do que isso: quando uma empresa está preparada para situações extremas, há redução de perdas importantes, redução de eventuais arranhões à imagem corporativa, redução de interrupções, distribuição de responsabilidades, mais segurança e melhores resultados para os clientes, além de um retorno mais rápido à estabilidade. Mas, saber organizar documentos vem sendo o grande X da questão para a maioria das empresas.

Via de regra, há pelo menos dez relatórios que não podem faltar. Primeiramente, uma listagem completa do que o backup deverá conter, seguida de: lista com todos os contatos telefônicos críticos (clientes, fornecedores, prospects, colaboradores, apoiadores etc.); inventário de todos os comunicados da empresa e registro de distribuição; inventário de documentação; inventário de equipamentos; inventário de formulários; inventário de apólices de seguro; inventário do hardware do computador principal; inventário de fornecedores; inventário de documentos alojados em notebooks e tablets; inventário de material de escritório, incluindo o que está distribuído em outras unidades da empresa. Hoje, inclusive, há vários relatórios já formatados que facilitam o preenchimento e a organização interna.

Todo plano de recuperação de desastres deve contar, também, com um documento-mestre que descreva em detalhes os procedimentos a serem executados antes (preventivamente), durante e depois do problema. Dentro desse passo a passo, não podem faltar métodos para manter e atualizar o plano. Exemplo: se a sua empresa adquire uma remessa grande de papel ou ainda um equipamento novo, é necessário que essa atualização conste do relatório de backup. Isso porque, em caso de pane, todos terão uma noção exata do que checar. O mesmo deve ser feito em todos os setores, incluindo Recursos Humanos – mantendo os cadastros de colaboradores sempre atualizados e tendo os documentos exigidos por lei anexados em cada ficha. Essa revisão regular é, inclusive, material importante de defesa junto à Justiça do Trabalho, poupando dessabores por falta de organização apropriada.

Outro ponto importante é distribuir responsabilidades para colocar em prática uma medida emergencial. Quem nunca ouviu falar que ‘deu pane no sistema justamente quando o técnico de informática estava de férias’? Para evitar mais esse desdobramento da Lei de Murphy (Se alguma coisa tem a mais remota chance de dar errado, certamente dará), deve haver equipes responsáveis ​​por funções administrativas, instalações, logística, suporte ao usuário, backup dos computadores, restauração e outras áreas importantes na organização. Contando com profissionais experientes nas grandes áreas funcionais, aumentam-se as chances de obter sucesso em meio à crise, já que esse grupo de gestores acabará supervisionando o processo, checando documentos e acompanhando a recuperação. Ou seja: mesmo que um dos gestores por algum motivo não esteja disponível, essa ausência não colocará em xeque o fio condutor da organização.

[Crédito da Imagem: Backup – ShutterStock]

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Autor

Diretor de Tecnologia Graduado em Programação e Webdesign pela Universidade do Sul de Santa Catarina (Unisul). Certificações Linux Red Hat (RHCE). Diretor de tecnologia da Online Brasil desde 2005. Acumula vasta experiência em desenvolvimento de projetos de infraestrutura de TI.

Adriano Filadoro

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