Vivemos um paradoxo no mundo moderno, onde a tecnologia, principal aliada para poder processar informações mais rapidamente, também criou uma cruel realidade, assoberbando os profissionais com toneladas de informações e pendências. Recebemos centenas de emails, participamos de várias reuniões, presenciais e virtuais, conference calls e estamos expostos a uma quantidade enorme de informações que, para a maioria dos profissionais, torna sua vida um caos, em meio a, cada vez mais, pendências e coisas para serem feitas.
A maioria das pessoas nem se dá conta disto, e segue sua vida, invariavelmente dedicando-se cada vez mais horas, na difícil tarefa de dar conta de tudo o que tem pra ser feito, e, muitos se frustram, pois se vêem em meio a problemas “urgentes”, que tem que ser resolvidos aqui e agora, e novas pendências, que hoje estão na categoria de “importantes”, virarão os problemas “urgentes” do amanhã, e assim a roda viva parece não ter fim.
Só há uma solução para isto: mudar nossas atitudes, nos disciplinarmos, aprendermos a dizer “não” e assumir apenas os compromissos que podemos realmente cumprir, e, em paralelo, nos organizarmos, definirmos claramente nossos objetivos pessoais e profissionais e planejarmos nosso dia a dia em função dos mesmos, utilizando a tecnologia a nosso favor, tornando-nos mais produtivos pessoalmente, mais equilibrados e mais felizes.
Dicas para lidar melhor com centenas de e-mails diários na caixa de entrada, pendências e a avalanche de informações recebidas no dia a dia:
- Tenha em mente que organização é uma habilidade como outra qualquer e pode ser aprendida com um pouco de persistência e disciplina;
- Registre sempre! Não dependa de sua mente lembrar o que você deve fazer. Use as listas de tarefas do MS Outlook, IBM Lotus Notes ou do Google Tasks (ou algum Applicativo de seu Smartphone ou Tablet que dê conta de organizar suas tarefas);
- Defina claramente seus objetivos pessoais e profissionais e use-os para priorizar o que fazer, bem como para criar e organizar todas as suas informações;
- Seu dia tem um limite de horas! Organize seu calendário para conter seus compromissos importantes, atrelados a seus objetivos profissionais e pessoais;
- Evite interrupções e aprenda a dizer “não”, educando as pessoas ao seu redor, para que elas saibam que isto não é uma ofensa pessoal, mas sim uma necessidade para se trabalhar com foco e ser produtivo;
- Comprometa-se somente com aquilo que puder cumprir;
- Planeje antecipadamente as atividades de seu dia;
- Reserve dois ou três curtos períodos durante o dia para ver e responder emails. Evite ficar o tempo todo acompanhando emails, exceto em casos urgentes ou situações onde esta seja a principal função de seu cargo;
- Tenha seus contatos sempre organizados e atualizados, facilitando o acesso às pessoas e informações e fomentando o networking;
- Tenha um smartphone, com as informações sincronizadas com seu computador, para poder acessar as informações rapidamente, onde e quando precisar;
- Revise semanalmente suas pendências e planeje a semana seguinte.
- Cuida de sua vida pessoal: família, filhos, lazer, saúde, finanças, espiritualidade, vida social. Dedique tempo para aquilo que quer construir em sua vida.