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Como lidar com centenas de e-mails, pendências e informações recebidas no dia a dia

publicado por Wagner Mancini

Vivemos um paradoxo no mundo moderno, onde a tecnologia, principal aliada para poder processar informações mais rapidamente, também criou uma cruel realidade, assoberbando os profissionais com toneladas de informações e pendências. Recebemos centenas de emails, participamos de várias reuniões, presenciais e virtuais, conference calls e estamos expostos a uma quantidade enorme de informações que, para a maioria dos profissionais, torna sua vida um caos, em meio a, cada vez mais, pendências e coisas para serem feitas.

A maioria das pessoas nem se dá conta disto, e segue sua vida, invariavelmente dedicando-se cada vez mais horas, na difícil tarefa de dar conta de tudo o que tem pra ser feito, e, muitos se frustram, pois se vêem em meio a problemas “urgentes”, que tem que ser resolvidos aqui e agora, e novas pendências, que hoje estão na categoria de “importantes”, virarão os problemas “urgentes” do amanhã, e assim a roda viva parece não ter fim.

Só há uma solução para isto: mudar nossas atitudes, nos disciplinarmos, aprendermos a dizer “não” e assumir apenas os compromissos que podemos realmente cumprir, e, em paralelo, nos organizarmos, definirmos claramente nossos objetivos pessoais e profissionais e planejarmos nosso dia a dia em função dos mesmos, utilizando a tecnologia a nosso favor, tornando-nos mais produtivos pessoalmente, mais equilibrados e mais felizes.

 

Dicas para lidar melhor com centenas de e-mails diários na caixa de entrada, pendências e a avalanche de informações recebidas no dia a dia:

  1. Tenha em mente que organização é uma habilidade como outra qualquer e pode ser aprendida com um pouco de persistência e disciplina;
  2. Registre sempre! Não dependa de sua mente lembrar o que você deve fazer. Use as listas de tarefas do MS Outlook, IBM Lotus Notes ou do Google Tasks (ou algum Applicativo de seu Smartphone ou Tablet que dê conta de organizar suas tarefas);
  3. Defina claramente seus objetivos pessoais e profissionais e use-os para priorizar o que fazer, bem como para criar e organizar todas as suas informações;
  4. Seu dia tem um limite de horas! Organize seu calendário para conter seus compromissos importantes, atrelados a seus objetivos profissionais e pessoais;
  5. Evite interrupções e aprenda a dizer “não”, educando as pessoas ao seu redor, para que elas saibam que isto não é uma ofensa pessoal, mas sim uma necessidade para se trabalhar com foco e ser produtivo;
  6. Comprometa-se somente com aquilo que puder cumprir;
  7. Planeje antecipadamente as atividades de seu dia;
  8. Reserve dois ou três curtos períodos durante o dia para ver e responder emails. Evite ficar o tempo todo acompanhando emails, exceto em casos urgentes ou situações onde esta seja a principal função de seu cargo;
  9. Tenha seus contatos sempre organizados e atualizados, facilitando o acesso às pessoas e informações e fomentando o networking;
  10. Tenha um smartphone, com as informações sincronizadas com seu computador, para poder acessar as informações rapidamente, onde e quando precisar;
  11. Revise semanalmente suas pendências e planeje a semana seguinte.
  12. Cuida de sua vida pessoal: família, filhos, lazer, saúde, finanças, espiritualidade, vida social. Dedique tempo para aquilo que quer construir em sua vida.

 

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Autor

Graduado em Engenharia Elétrica em 1995, com pós-graduação em Administração e Marketing pela ESPM. Experiência de mais de 25 anos em cargos executivos e técnicos nas áreas comercial, pré-vendas, pós-vendas, marketing, atendimento ao cliente, consultoria e serviços profissionais, atuando no Brasil e América Latina, em empresas de tecnologia de ponta, desenvolvendo e implementando soluções de tecnologia em grandes clientes. Atualmente é sócio-Diretor da OmRá, desenvolvendo projetos de uso de tecnologia visando melhorias de qualidade de vida, na sociedade e melhor produtividade nas organizações, sendo também co-inventor do Programa de Educação Corporativa PPG, voltado para melhoria da produtividade pessoal, integrando melhores práticas de organização e planejamento pessoal com a aplicação prática usando tecnologia de informação. Foi Diretor de Soluções para a América Latina da StorageTek, multinacional americana, líder no segmento de sistemas automatizados de armazenamento de dados (posteriormente adquirida pela SUN e Oracle) e Diretor de Marketing & Serviços na Columbia Storage. onde exerceu atividades gerenciais, comerciais e técnicas em todo o processo de introdução de tecnologias de ponta na área de sistemas automatizados de armazenamento de dados nas maiores empresas usuárias de tecnologia de informação no Brasil, como Banco Itaú, Bradesco, Banco do Brasil, Petrobrás, Unibanco, ABN Real, etc. Foi sócio-Diretor da Ativa Consultoria em Recursos Humanos, focada em Treinamento & Desenvolvimento, Seleção de Executivos e Desenvolvimento de Sistemas Informatizados para áreas estratégicas. Iniciou sua carreira na área técnica de desenvolvimento de projetos eletrônicos na área de informática, atuando nas áreas de desenvolvimento de produto, testes, suporte técnico e serviços a clientes, tendo sido responsável pela implementação e coordenação de grupos nas áreas de serviços técnicos a clientes (pós-vendas), suporte técnico a vendas (pré-vendas) e marketing de produto.

Wagner Mancini

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