O processo de implantação consiste na seleção, aquisição, implantação e a fase de testes. Esse processo deve ser planejado, passar por uma etapa de análise das funcionalidades da empresa e do sistema e estar de acordo com a orientação estratégica da mesma.
O sucesso da implantação depende do alinhamento entre software, cultura e objetivos de negócio da empresa. Para isso é necessária boa gerência, comprometimento da alta direção e compreensão dos usuários em relação à mudança. A implantação é um processo caro, demorado e obriga a organização a repensar sua estrutura e processos. A equipe de implantação deve conhecer o sistema e os processos de negócio da empresa.
Em algumas empresas a implantação de um ERP tem sido uma problemática por duas razões: a empresa não faz antes as escolhas estratégicas para configurar os sistemas e os processos, com isso a implantação escapa do controle da empresa. Muitas empresas encaram como um projeto de tecnologia e não como um projeto empresarial.
O processo de implantação é demorado e complexo devido à ampla oferta de funcionalidades do sistema e sua complexidade. O ideal seria as empresas adotarem os seguintes passos:
- A empresa deveria passar por um treinamento conceitual, disseminar pelos corredores a importância e o porquê adotar um sistema desse porte;
- Treinamento operacional aos usuários chave;
- Exploração do sistema e parametrizações;
- Redesenho dos processos;
- Assimilação da nova cultura.
Não existe uma fórmula mágica para implantação de sistemas ERP, porém o sucesso da implantação esta totalmente atrelada ao gerenciamento do projeto, ao comprometimento da alta administração e a formação da equipe com conhecimento sobre o sistema e processos de negócio.
O gerente de implantação deve acompanhar os prazos, auxiliar na definição do escopo das modificações e não perder o foco no projeto. O ideal é que o gerente do projeto tenha apoio da alta direção para que o mesmo tenha hierarquia maior sobre os demais gerentes como o de tecnologia, financeiro, recursos humanos e etc.
Resultados a se esperar após implantação de um ERP
A adoção de um ERP constitui uma excelente oportunidade para modernização tecnológica, o mesmo também traz benefícios como regras de negócio bem definidas e controle mais rígido sobre pontos vulneráveis, padronização de processos e informações em tempo real.
Para obter os benefícios do ERP é preciso encará-lo como um projeto em evolução contínua e tomar as medidas gerenciais necessárias. Entre esses resultados a ser obtido após certo tempo estão: integração dos departamentos, atualização da base tecnológica, redução com custos de informática em relação ao desenvolvimento interno.
Barreiras e dificuldades com implantação de sistemas ERP
Muitas empresas calculam de forma errada os custos relativos à implantação de um ERP. Os custos devem incluir: licenças do software, hardware, serviços de consultoria e treinamentos; e ajustes após implantação.
Uma das principais dificuldades refere à atualização constante do sistema e o gerenciamento de versões. Mesmo após a implantação o sistema mantém-se em evolução contínua, para refletir os processos da empresa. Os fornecedores incorporam novos recursos, novas formas de executar processos e corrigem problemas. Muitas alterações podem ser consideradas novas implementações.
Como dificuldade também podemos citar a reengenharia de processos, as tarefas de customização durante a implantação, à inexperiência da equipe de suporte, à implantação longa, ao alto custo relacionado à consultoria e treinamento, à complexidade na customização e aos benefícios que nem sempre se concretizam. A implantação e os serviços associados custam ate sete vezes mais do que a compra do software.