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3 Fatores pouco conhecidos que podem atrapalhar o ‘procv’ nas suas planilhas

publicado por Victor Hugo Machado Gomide

Figura - Uma forma diferente de atualizar sua planilhaAlguma vez, ao fazer alguma planilha você precisou pesquisar ou fazer referência entre duas tabelas? Aí, quando você fez aquela fórmula o resultado deu algum erro (#VALOR, #N/D, #REF)?


Eu já passei por isso tudo. O objetivo deste texto é passar algumas dicas simples que irão resolver 80% dos seus problemas com o famoso “Procv”.

Está interessado? Então continue lendo e aprenda os 3 fatores que irão mudar a forma como você usa o “Procv”.

  1. Formato do valor procurado
  2. Estrutura de onde será feita a busca
  3. Tratando erros

Vamos começar do começo. O que é o ‘Procv’?

O ‘Procv’ é uma das fórmulas mais utilizadas do Excel. Me arrisco a dizer que 90% das planilhas precisam desta função!

O que essa função faz?

Essa função é utilizada para efetuar buscas entre duas tabelas que contenham uma chave em comum. Por exemplo, ao criar uma planilha de controle de gastos você poderia criar uma estrutura assim:

  • Uma tabela com as categorias agrupadas de acordo com a regra 50-15-35.

Planilha Financeira - Exemplo de Agrupamento de Categorias

  • Uma tabela com os gastos;

Planilha Financeira - Exemplo de Lançamentos

Nesse exemplo, a coluna “Grupo” foi calculada fazendo um “Procv” na tabela de categorias. A fórmula ficou assim: =SEERRO(PROCV([Categoria];tabCategorias;2;FALSO); “Não definido”).

  • [Categoria] – Coluna “Categoria” da tabela de lançamentos;
  • tabCategorias – Tabela com as categorias e o grupo na qual a mesma pertence;
  • 2 – Coluna que será retornada da tabela de categorias;
  • FALSO – A busca será feita levando em consideração a correspondência EXATA entre [Categoria] e a informação da tabela de categorias.

Agora que entendemos como funciona o “Procv”, vamos aos 3 fatores que podem atrapalhar seu uso nas suas planilhas!

  1. Formato do valor procurado
  2. Estrutura de onde será feita a busca
  3. Tratando erros

Formato do Valor procurado

Você sabia que números são comparados com números, texto com texto e data com data?

Parece simples, mas este fator é pra deixar claro que a busca só vai trazer resultado se o formato do valor procurado e o formato da coluna de referência na tabela onde está sendo feita a busca forem os mesmos.

Esse erro ocorre muito quando um valor como CPF, RG ou qualquer outro código numérico é armazenado na célula do Excel no formato de texto.

Dica: Mantenha os valores referenciados na fórmula no MESMO formato.


Estrutura de onde será feita a busca

Você sabia que o valor procurado DEVE estar na primeira coluna do intervalo informado no procv? No exemplo citado acima, da planilha financeira.

  • PROCV([Categoria];tabCategorias;2;FALSO)

A tabCategorias é a tabela com as categorias e o grupo que a mesma pertence. Perceba que a coluna “Categorias” é a primeira coluna do intervalo. O “Procv” sempre, eu disse SEMPRE,  vai fazer a consulta levando em consideração a primeira coluna do intervalo.

Dica: SEMPRE posicionar a chave do intervalo referenciado no “Procv” na PRIMEIRA COLUNA.


Tratando erros

Caso o valor procurado não exista, irá aparecer algum erro como: #VALOR, #N/D, #REF. Para que esta informação não seja exibida poluindo sua planilha basta usar a fórmula SEERRO.

Como que o SEERRO funciona? Ele analisa uma fórmula e, caso a mesma retorne algum erro você diz qual valor será retornado no lugar do erro. Prático não?

Olhe a fórmula citada no exemplo: =SEERRO(PROCV([Categoria];tabCategorias;2;FALSO); “Não definido”). Caso o “Procv” retorne algum erro a célula irá mostrar o valor “Não definido”.

Dica: toda fórmula que pode retornar um erro, use o SEERRO para padronizar o retorno deixando a informação na planilha amigável. Afinal é melhor encontrar o valor “Não definido” do que “#N/D”, não é mesmo?


Resumindo, esses são 3 fatores que impactam diretamente na execução de uma busca utilizando a função “Procv”:

  1. Formato do valor procurado
    • Valores referenciados na fórmula no MESMO formato.
  2. Estrutura de onde será feita a busca
    • Sempre posicionar a chave na PRIMEIRA COLUNA.
  3. Tratando erros
    • Use o SEERRO para padronizar o retorno em caso de erro.

Deixo aqui uma planilha bem simples com exemplos da aplicação destes fatores.

Gostou do conteúdo? Compartilhe este texto, ele pode ser útil para outras pessoas.

Ficou alguma dúvida? Coloca ela aqui nos comentários que irei responder todas.

Sucesso!

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Autor

Engenheiro da Computação, Green Belt, ITIL Foudation. Analista do Escritório de Projetos (PMO) de uma grande companhia do segmento farmacêutico, responsável pela estruturação, elaboração e apresentação dos indicadores dos projetos da área de TI.

Victor Hugo Machado Gomide

Comentários

3 Comments

  • Muito bom! Passo pelos mesmos problemas! Aliás, Passava!

    • Obrigado Breno! Que bom que o texto foi útil!

  • […] alguém se interessar, por favor, comente aqui mesmo no artigo. Se quiser uma cópia da planilha, clique aqui.Estou sempre à disposição.EXCEL: Como destacar valores menores e maiores em uma […]

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