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10 dicas para escrever emails profissionais mais eficientes

publicado por Luiza Rezende

10 dicas para escrever emails profissionais mais eficientesOlá a todos,

Como estão?

Este post vai ser sobre um assunto muito simples e diário, mas ao mesmo tempo muito importante. Este post é sobre como escrever emails profissionais de forma eficiente: ser capaz de transmitir a informação necessária de forma direta e clara, além de chamar a atenção de quem vai ler para os temas certos. Reuni 10 dicas fundamentais para ajudar vocês; espero que sejam úteis.

  1. Antes de começar a escrever o e-mail, pense no que você quer dizer:
    Em primeiro lugar e de forma a evitar escrever de forma confusa e perder tempo rescrevendo o e-mail, pense quais são seus objetivos ao escrever esse e-mail.Pense na informação exata que você quer transmitir naquele momento e inspire-se a se manter focado nesta informação.Misturar assuntos sem organizar a ligação entre eles ou mencionar fatos secundários que não estão realmente relacionados com o tema central não são comportamentos de escrita aconselháveis no contexto profissional – eles fazem o escritor e o leitor perderem tempo.
  2. Verifique os e-mails anteriores sobre o assunto:
    Muitas pessoas parecem esquecer que já existe uma conversa em curso sobre o assunto (ou às vezes eles não estavam cientes disso e jogaram fora e-mails importantes sobre um assunto pertinente) e iniciam um novo e-mail sobre uma pergunta ou um assunto que vem sendo discutido há algum tempo pela equipe.Evite: se você se lembra de ter lido algo relacionado com o assunto na sua caixa de entrada faça uma busca simples nas pastas do seu email e veja se há alguma conversa que você não está se lembrando que pode fazer o seu e-mail desnecessário, ou mesmo que pode ajudá-lo a ir direto ao ponto.
  3. Organize o seu e-mail em sub-temas:
    Se que você está escrevendo sobre mais de um assunto em um e-mail, divida-os em sub-itens e use números, letras e símbolos para marcar a separação entre eles e as diferentes categorias (por exemplo, “a”, “b”, “c” ou ” 1 “, ” 2 “, ” 3 “).
    Isso ajuda o leitor a entender quando você está falando sobre cada tema e quais são as correspondentes as categorias de assuntos.
  4. Tente evitar e-mails longos:
    Não importa se você é o chefe ou o estagiário da empresa, é importante tentar evitar e-mails longos e com explicações longas (que às vezes não são necessárias naquele momento).Tente se concentrar no que realmente importa e o que precisa ser transmitido no e-mail (item 1), organizá-lo em itens (item 3) e tentar ser breve. A menos que você está falando de algo que precisa ser profundamente explicado ou sobre um acontecimento incomum, não faça de e-mails longos um hábito. Ser curto e direto ao ponto fará toda a equipe feliz.
  5. Seja preciso no campo “Assunto” do e-mail:
    Escrevendo “Olá” no campo de assunto de um e-mail sobre as tarefas semanais não é útil e até mesmo não soa profissional. Tente ajudar os leitores de seus e-mails identificar com precisão o que é o e-mail e sobre o que você vai falar.Se for um e-mail urgente (que deve ser lido no mesmo dia, por exemplo), coloque isso no campo de assunto. Se for um e-mail “off topic”, coloque no assunto. Isso ajuda a equipe a se organizar e dar prioridade ao que é verdadeiramente importante.
  6. Faça destaques no que é mais importante:
    Usando marcas em negrito, itálico ou amarelas em seu texto vai ajudar o seu leitor se concentrar no que é a parte mais importante de seu e-mail e a identificar a ação que você espera deles ao final do email. Por exemplo, se você quer que todos que leiam seu e-mail respondam com a sua opinião sobre algo, tente destaque em algum lugar que a ação de “responder com sua opinião sobre o assunto” é muito importantee você está aguardando isso.
  7. Não se esqueça dos anexos e tente enviar todas as informações pertinentes já no primeiro e-mail:
    Se você está enviando um e-mail com diversas informações para um grupo de pessoas, por exemplo, não se esqueça de ser organizado e preciso e já no primeiro e-mail enviar os anexos corretos e informações complementares. Ter que adicionar informações e anexos já existentes e disponíveis muitas vezes pode ser confuso para os leitores e perturbar todo o fluxo de trabalho.
  8. Verifique se você está enviando para as pessoas certas:
    Nunca se esqueça de verificar o campo “Enviar para” de sua caixa de correio antes de enviar a mensagem. Muitas pessoas ficam em situações constrangedoras porque enviaram um email para pessoas erradas.
  9. Verifique se você está enviando o e-mail do endereço correto (aos que têm mais de uma conta) e com as informações pessoais necessárias (assinatura) para que possam entrar em contato com você.Muitas pessoas têm mais de uma conta de e-mail e cada um com uma assinatura diferente e às vezes todos são reunidos em uma única conta coletora de e-mails (por exemplo, duas contas de trabalho e uma conta pessoal, todas recolhidas pela conta de e-mail pessoal).Não se esqueça de verificar o campo “de” em sua caixa de correio para verificar se a conta de e-mail do remetente é a correta e se a sua assinatura contém todas as informações necessárias para que os leitores do seu e-mail possam entrar em contato com você.
  10. Verifique se você foi educado.
    s vezes, na pressa para concluir todas as tarefas, as pessoas esquecem de dizer “boa tarde”, “atenciosamente”, “por favor”, “obrigado”, “você se importaria” etc. Ser educado é um “must ” na vida profissional. Todos gostam de cordialidade e bom humor, itens que são, inclusive, grandes facilitadores na rotina de trabalho.

Não se esqueça de ser educado sempre, mesmo nos e-mails, pois é algo que vai ajudar você e sua equipe a trabalharem com mais eficiência e serem mais felizes durante o dia 🙂

Artigo postado originalmente em www.startupblogbrazil.com

[Crédito da Imagem: Emails Profissionais – ShutterStock]

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Autor

Formada pela Universidade de São Paulo, é sócia da SRC Advogados, escritório de advocacia brasileiro especializado em Startups, Empresas de Tecnologia e Direito Empresarial. Fluente em seis línguas, adora viajar e escreve periodicamente em seu blog Startup Blog Brazil. Como Business Advisor ela auxilia empresários a serem mais eficientes e como Startup Expert ajuda empreendedores a elaborarem e implementarem sua estratégia. Contato: luiza@startupblogbrazil.com.

Luiza Rezende

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