Criando Objetivos Mensuráveis

Se você examinar dez projetos ao acaso, verá alguns dos piores objetivos já escritos na história do gerenciamento de projetos. Objetivos de projetos geralmente são difíceis de rastrear, vagos e pouco aprofundados. Em se tratando de objetivos de projeto, gostaria de sugerir as seguintes linhas gerais sobre como escrevê-los:

Detalhar, detalhar, detalhar.
Forneça tanta informação quanto possível e garanta que seus objetivos sejam específicos. Quando mais detalhes você fornecer, mais fácil será para as pessoas identificarem onde estão com relação ao processo de gestão de projetos e quanto mais dados acompanharem os objetivos, mais fácil será para que as pessoas tomem decisões de melhor qualidade.

Incluir métricas qualitativas e quantitativas.
Qual a razão de se estabelecer objetivos se eles não puderem ser medidos? Ao ler os objetivos do projeto, você deve se perguntar: Eu posso medir isso? Se você não puder, o objetivo precisará ser reescrito de forma a poder ser medido e rastreado e, consequentemente, garantir que foi completado com sucesso. A única forma de se garantir isso é ter um conjunto de elementos qualitativos e outro quantitativo.

Métricas qualitativas medem um projeto com base em padrões, indicadores ou características de qualidade. Taxas de defeito, taxas de retrabalho, aderência aos requisitos e necessidades de melhoria, entre outros, deverão ser considerados. Cada um destes poderá ser priorizado e adaptado a um mecanismo de rastreamento capaz de ser monitorado e seguido.

Métricas quantitativas medem um projeto com base em indicadores numéricos. Alguams das métricas mais comuns são progresso no tempo, orçamento, produção, horas trabalhadas, tempo de processamento e progresso do desenvolvimento. As métricas quantitativas normalmente incluem a necessidade de uma linha de base com a qual se possa comparar as métricas coletadas.

Buscar consenso com a equipe.
É fundamental garantir que a equipe concorde com a importância da medição dos objetivos. Como os objetivos são criados no início do projeto e, em geral, são muito soltos, a equipe do projeto durante o planejamento deverá concordar com padrões de medições que sejam detalhadas e compreensíveis. A equipe deverá garantir que estes padrões sejam as melhores métrica possíveis considerando as limitações do projeto.

Criar uma abordagem razoável para a obtenção destes objetivos.
A abordagem para atingir os objetivos é o cerne do projeto. A menos que a abordagem – alguns chamam de estratégia de execução do projeto – seja compreendida e suportada por toda a equipe, haverá conflito nos processos executados pela equipe do projeto. Conflito significa que os membros da equipe acabarão por tomar direções diferentes e utilizarão métodos diversos. Este é o pior cenário para o gerente de projeto.

Operar em uma janela de tempo factível.
Crie uma linha do tempo e siga-a!!!

Esta linha do tempo terá que fazer sentido e contemplar todas as atividades previstas para o projeto. Além disso, ela deverá ser publicada para todos os membros da equipe.

Como gerente do projeto é sua responsabilidade focar constantemente em manter a clareza e a coerência da linha do tempo – alguns costumam chamar esta linha do tempo de cronograma.

Para concluir, objetivos bem escritos podem ser uma forma muito bem sucedida em “vender” o projeto e eliminar o gap de comunicação entre a área de negócios e a área técnica. Entretanto, bons objetivos nunca serão escritos por si próprios, muito menos rastreados sozinhos.