Sim, o foco é o negócio, deixe de escovar bits para focar em gestão estratégica e de projetos. Neste artigo, apresentarei os caminhos a serem percorridos ao se atualizar e migrar uma solução completa de Educação a Distância para um ambiente de hospedagem gerenciada.
No livro de Nicholas G. Carr, A TI não tem importância?, ele já dizia:
A TI é melhor vista como a última de uma série de tecnologias amplamente difundidas que remodelaram a indústria nos dois últimos séculos – da máquina a vapor e ferrovia ao telégrafo e telefone, gerador elétrico e ao motor de combustão interna. Por um breve período, enquanto eram integradas à infraestrutura dos negócios, tais tecnologias criaram oportunidades para que empresas prospectivas obtivessem vantagens reais. Mas, à medida que a disponibilidade aumentava e seus custos diminuíam – pois se tornaram presentes em todo lugar –, tornaram-se commodities. Do ponto de vista estratégico, tornaram-se invisíveis, perderam a importância. É exatamente isso que está acontecendo com a Tecnologia da Informação atualmente, e as implicações disto para a gestão corporativa de TI são profundas.
Para complementar a análise, recentemente, a Open Colleges da Austrália compilou uma pesquisa de diversas fontes e revelou números surpreendentes sobre o ambiente educacional do século 21, como o fato de que 91% dos professores têm computadores na sala de aula, mas somente 1 em cada 5 sentem que a sala de aula está no nível correto de tecnologia.
Outros números que merecem destaque nesta pesquisa são:
Muitas outras pesquisas são desenvolvidas em torno do assunto novas tecnologias aplicadas aos ambientes educacionais, como por exemplo, livros digitais (e-books), dispositivos móveis, ambientes virtuais de aprendizagem e ambientes virtuais para gestão de conteúdos. Independente da tecnologia, a integração entre Tecnologia e Pedagogia é fundamental para o desenvolvimento de um plano de ensino e aprendizagem que vise apresentar os resultados mais claros e alcançáveis para uma instituição educacional que oferece cursos nos quais a tecnologia se torna um dos atores principais.
Nesse cenário, surge uma pergunta: quem suportará e como serão suportados esses ambientes educacionais que se caracterizam cada vez mais complexos?
Na busca por respostas que esclareçam tais perguntas, será apresentado um mapeamento com os desafios e as boas práticas para um bom planejamento e gestão, e que, juntos, contribuam para o sucesso de sua operação.
Palavras-chave: Gestão de Tecnologia, Cloud Computing, Gestão de Projetos, Tecnologias Aplicadas à Educação, Gestão do Conhecimento, Trabalho virtual de equipe, Integração Técnico-pedagógica e Gestão de continuidade de negócios.
O ambiente institucional
Compreender, mapear, contextualizar e considerar o ecossistema em que o projeto será planejado e executado são essenciais para uma melhor alocação de recursos e definição das novas regras, caso haja. Neste ponto inicial, contamos ainda com uma análise de viabilidade técnica e de negócio para posterior validação da alta administração a fim de que deem suporte ao projeto e reforcem sua importância institucionalmente. O processo de integração é fundamental para que haja maior envolvimento dos colaboradores e/ou outras áreas da empresa.
Além das definições das propostas que deverão ser cumpridas, é muito importante delimitar o que o projeto não executará. Para os pontos excluídos, deve ser realizado um relatório com os encaminhamentos necessários para cada item que não foi contemplado. Esses pontos poderão se tornar um novo projeto, caso se observe sua necessidade e pertinência.
A partir de agora, serão apresentados alguns pontos essenciais que deverão compor um projeto de migração do ambiente de gestão de educação a distância para um ambiente gerenciado.
Análise de viabilidade
A análise de viabilidade é uma importante ferramenta. Entretanto, os critérios da análise podem ser financeiros, técnicos, de negócio etc.
Deve-se considerar ainda o mapeamento de processos e regras e normas internas, pois poderão ter impacto direto no projeto, isto é, tais levantamentos contribuirão para uma análise mais refinada e auxiliarão a nortear o desenvolvimento posterior do projeto.
Para o levantamento de requisitos, é recomendado considerar o ambiente em que a solução será operacionalizada, ou seja, internamente (Self Hosting) ou Hospedagem Gerenciada (Managed Hosting). Ao se definir o ambiente, você delimitará o campo para a análise, facilitando o mapeamento dos custos de operação e os recursos que o ambiente exigirá para que seja realizado.
A área de serviços de Hospedagem Gerenciada da disponibiliza uma ferramenta chamada Benefits and Costs Tool. Por meio dela, é possível mapear de forma mais acurada a relação custo-benefício, considerando as camadas Infraestrutura, Pessoas e Processos, Riscos e Gestão de Mudança e um Resumo de Valor Agregado e Benefícios Estratégicos, no qual é possível identificar custos relacionados a questões: Educacional, Organizacional e Negócio.
Definir alguns dos critérios sob a perspectiva técnica, financeira e educacional também ajudarão no desenvolvimento da análise.
O planejamento
Implantar a migração e operacionalizar os serviços em um novo ambiente exigirá um planejamento integrado e detalhado para que os riscos sejam de menor impacto para a instituição e para que os recursos sejam devidamente alocados em um período de tempo mais realista.
Todos os documentos de mapeamento de processos, análise de viabilidade, critérios de aceitação, ambiente de operacionalização e uma matriz de papéis e responsabilidades são entrada para o planejamento do projeto.
Definir metas ajudará a delimitar o trabalho que terá que ser executado após o plano, tais como:
O projeto deve gerar:
Ciclo PDCA
Considerações finais
O serviço de Hospedagem Gerenciada agrega infraestrutura, atualização/suporte, integração/monitoramento e controle sobre suas soluções tecnológicas.
As vantagens em se trabalhar em um ambiente como este dependerá diretamente de uma gestão estratégica e das regras de seu negócio. É importante ter claro que somente os serviços de tecnologia por si só não darão conta de articular e integrar a tecnologia ao negócio.
Considerando que estamos falando de um serviço que é operacionalizado nas nuvens (Cloud Computing), a gestão e as análises são essenciais. Além disso, a integração de equipes trabalhando virtualmente e a gestão da continuidade do negócio deverão ser dirigidas por um plano, pois a divisão entre negócio e tecnologia estarão em evidência.
Do lado do fornecedor, será executada toda a gestão tecnológica (instalação, atualização, link de comunicação, servidores em redundância e backup) e, do lado do cliente, a gestão estratégica estará suportada pela solução adquirida. Assim, as questões tecnológicas não fará mais parte de seu escopo direto de atuação.
A seguir, é possível acompanhar uma lista dos principais benefícios que o serviço de hospedagem gerenciada pode lhe oferecer. Reforço, você deve realizar análises e projetos para balizar entre entrar na nuvem ou não.
Links compartilhados:
Hospedagem Gerenciada: http://blackboard.grupoa.com.br/servicos/hospedagem-gerenciada-da-blackboard
Pesquisa Open Colleges Austrália: http://www.opencolleges.edu.au/infographic/media/21st_century_classroom.jpg
Benefits and Costs Tool: https://docs.google.com/open?id=0B49IZtJm1pYVazB4cGRoaVN5OUU
Caso queira saber mais sobre Hospedagem Gerenciada, Projeto de Implantação ou outro assunto sobre este tema, publique aqui seu comentário ou entre em contato pelo e-mail fcasaburi@gmail.com
Felipe Casaburi Ferreira é graduado em Tecnologias e Mídias Digitais pela PUC-SP, possui MBA em Gestão Estratégica de TI pela FGV. Atua na área de TI há mais de 12 anos, possui experiência nas áreas de Gerenciamento de Projetos, e-Learning, Cooperação Institucional, Consultoria em TI e Análise de Negócio. Atualmente coordena a área de TI do Núcleo de Tecnologias Aplicadas à Educação do Senac São Paulo. Linkedin: http://www.linkedin.com/in/fcasaburi
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