Foco e gestão do tempo: como produzir mais e viver melhor

Ano novo, promessas novas. Perder peso, fazer exercícios, mudar o estilo de vida. Todo início de ano é assim. Tentamos nos convencer que finalmente precisamos mudar em prol da saúde ou pelo motivo que for. Mas normalmente essa força não dura muito, e a maioria fracassa na sua tentativa. O que muita gente não percebe é que por trás destas tentativas fracassadas estão outras questões não relacionadas a promessa em si. mas sim ao fato de não conseguirmos dar o devido foco. É preciso concentrar-se no objetivo para não ser vencido antes mesmo de começar.

Foco e concentração podem ajudar nossas tarefas do dia-a-dia também. Qual a sua rotina todos os dias pela manhã? Como você controla suas atividades? Encontrei o mapa mental abaixo (originalmente publicado em inglês pela  Learning Fundamentals) vasculhando o assunto na internet e achei bem interessante. Estava em um blog que ajuda pessoas a passarem em concursos em um post intitulado “Como manter o foco numa era de distrações”. Obviamente o objetivo era garantir que as pessoas consigam tempo pra estudar e o façam de maneira saudável, mas o conceito se aplica a qualquer objetivo. E porque não aproveitar para aplicar alguns dos conceitos e tentarmos ser mais produtivos no trabalho?

Como manter o foco em uma era de distrações

Então vamos separar por partes:

Reflita e revise o que você fez e o que tem para fazer

Um dos pontos mais interessantes que vi, e no qual eu também me incluo, esta relacionado a como acabamos com o nosso dia logo nas primeiras atividades da manhã. E a primeira coisa a não se fazer é começar o dia olhando e-mails. A explicação é simples: podemos nos perder facilmente em artigos, links, publicações, textos enormes e cadeias de respostas gigantescas. O ideal é começar pela sua maior tarefa do dia e limitar ao máximo checar o e-mail assim que o dia começa. Ahhh, mas eu não sei qual vai ser minha tarefa mais complicada no dia. Se no dia anterior, antes de sair, você parou pra planejar o que ficou pra ser feito no dia seguinte, você vai saber sim. O difícil é justamente pararmos para nos planejar, ainda mais ao final do dia. Mas é um habito saudável e que precisa ser cultivado.

Além disso, você precisa avaliar como você está se saindo com suas atividades. Se tem conseguido entregar o que é pedido dentro do prazo, se tem dificuldades para adequar as atividades aos prazos estabelecidos, se a qualidade do que entrega é aceitável. Antes que alguém diga isso pra você (e neste caso pode não ser num bom tom), você pode sim fazer uma autocrítica e tentar se avaliar. A produtividade está diretamente ligada a quanto conseguimos produzir num mesmo período de tempo. Então foco e concentração têm uma influência enorme, caso você não consiga mantê-los.

Outro dia achei um artigo interessante do Hubspot sobre como escrever de manhã aumenta nossa produtividade. Confesso que fui ler meio cético e até achei interessante a estratégia e as justificativas. As vezes nos prendemos demais em quem as pessoas esperam que sejamos, ao invés de ser aqueles que realmente queremos ser. Anotar ideias é um hábito positivo que ajuda a organiza-las. Quantas vezes você já pensou em algo interessante, uma nova ideia, e depois quando foi efetivamente usa-la, não se lembrava direito dos detalhes?

Cuidado com as distrações eletrônicas

Aqui podemos incluir não só as redes sociais, mas também a própria interação com seu computador no ambiente de trabalho. Para poder cumprir suas tarefas, atenção especial em:

• Leitura de e-mails: você está super focado em entregar um relatório e chega um e-mail do chefe. Como o outlook dá um preview, você acaba abrindo e parando o que está fazendo para dar atenção à mensagem. E não precisa ser um e-mail do chefe. Qualquer coisa que te interesse vai te distrair. A melhor saída é desligar a janela do outlook que faz um preview para poder se dedicar ao que você tem de urgente. O ideal seria deixar alguns horários no dia para verificar os e-mails. O que não dá é para ser babá dos e-mails, e ficar lendo e respondendo a cada na medida que chegam.
• Redes sociais: da mesma forma que os e-mails, as redes sociais podem potencialmente atrapalhar o foco no que é importante. Desligue as notificações para poder focar nas atividades importantes.
• Whatsapp: Como o software de mensagens mais usado no Brasil na verdade é uma rede social, deixei um tópico só para ele. Assim como as redes, precisamos nos desligar dele. O problema aqui é que as pessoas parecem ter incorporado as mensagens no “zap” de uma forma que ninguém mais faz ligações. Então parece natural parar toda hora para ver as mensagens que chegaram. Uma dica importante é tentar separar as pessoas que realmente necessitam de atenção especial e mudar a notificação para elas. Coloque um som diferente, e assim você consegue saber se precisa ou não atender imediatemente. Sabe aqueles grupos que trocam 500 imagens e vídeos por dia? Deixe-os no silencioso. Vá lá quando tiver tempo e divirta-se.
• Seu smartphone: obviamente todos os tópicos anteriores também se relacionam ao celular que cada um de nós carrega no bolso. Já faz tempo que os celulares deixaram de ser apenas aparelhos para falar uns com os outros. Viraram computadores portáteis, que pouco a pouco introduziram novos hábitos e comportamentos. Aplicativos diversos interagem 24 horas com cada um de nós, com acesso aos nossos hábitos, locais que frequentamos, nossos gostos e ideias. Obviamente isso agrega valor às nossas vidas, mas também precisar ser limitado. Ainda mais se precisamos nos dedicar a algo. Em alguns momentos vale a pena ficar longe dele. Sim, existe vida sem o celular, sem as redes sociais. Difícil é fazer as novas gerações entenderem isso.

Cuidado com a saúde