Gerenciamento de Aquisições em Projetos de TI

Uma das nove áreas do Gerenciamento de Projetos segundo o Guia PMBOK, é o Gerenciamento de Aquisições, no qual descreve o processo de aquisições fora da empresa, seja relacionado a serviços ou produtos. Quando o cliente possui uma necessidade de melhoria ou alteração na estrutura de TI, podendo ser, a atualização do parque tecnológico, implementação de um novo ERP, criação de uma estrutura de backup ou alta disponibilidade, por exemplo, é iniciado pelo cliente um projeto (mesmo que informal), no qual será definido as premissas, cronograma, fornecedores, custo, entre outros fatores. Neste ponto, normalmente o cliente entra em contato com os fornecedores e parceiros para em conjunto definir a melhor estratégia do projeto, valores e melhor custo x benefício.

Na prática, como exemplo,  é comum analisar projetos com um hardware do fabricante X sendo que, do fabricante Y estaria xx% mais barato, ou a definição e configuração de uma infraestrutura e recursos que para aquele cliente e projeto não seria a melhor opção, ou a implementação de um sistema de CRM no qual as características do software não atendem a necessidade do cliente.

O que estou apresentando é que o cliente algumas vezes pode ser influenciado pelos fornecedores de hardware, software, ou serviços a utilizar a solução dele, ou fechar um pacote de hardware x software x serviço que não seria o ideal, ou pior ainda, este projeto não irá satisfazer os requisitos de negócio e objetivo do cliente.

O primeiro passo que pode ser realizado quando o cliente possui uma nova demanda, é alinhar com a alta direção da empresa qual a expectativa, o objetivo final do projeto, bem como o orçamento que será disponibilizado para este projeto e, em cima destas informações procurar parceiros de negócio, serviços, consultorias para em conjunto definir a configuração de hardware apropriado, a estrutura necessária, as configurações essenciais do software, os serviços a serem implementados, entre outras situações, para posteriormente procurar os fornecedores que atendam a essas premissas e objetivos.

Tenho visto em empresas que realizam este trabalho “pré-iniciação” (planejamento\ alinhamento) , o índice de sucesso e satisfação da alta diretoria e clientes internos é elevado em comparação a projetos definidos, criados e implementados por uma única relação cliente-fornecedor.

Como exemplo, em um projeto de alta disponibilidade, no qual exige um conhecimento e especialidade para definição do escopo, premissas, etapas de configurações, é recomendável o cliente procurar parceiros ou consultorias com profissionais que atuam nesta área e possam realizar com suas experiências de mercado benchmarking com outros projetos semelhantes em relação a definições, etapas, configurações para o projeto, paradas programadas no ambiente, entre outros fatores.

Para finalizar o artigo, é importante o cliente na hora de escolher o provedor de serviço, o fabricante de hardware ou a empresa que irá implementar o ERP, por exemplo, pedir referências de clientes para estas empresas, no qual já foi realizado um projeto como este ou semelhante. Desta forma o cliente irá ter contato e informações de como foi o projeto, pontos de atenção, falhas, entre outras informações que possam ajudar a definir o melhor parceiro e fornecedor para o projeto.

[Crédito da Imagem: Gerenciamento de Aquisições – ShutterStock]